1/ Kế hoạch quản lý chất lượng:
Một kế hoạch quản lý chất lượng toàn diện là bước đầu tiên để phân tích và cải thiện hiệu suất chất lượng. Tài liệu này phải mô tả rõ ràng cách bạn sẽ đảm bảo rằng sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của mình đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan.
Ngoài ra, nó phải phù hợp với chiến lược, phạm vi, lịch trình, ngân sách và nguồn lực của dự án hoặc tổ chức của bạn. Kế hoạch quản lý chất lượng phải bao gồm các mục tiêu và tiêu chí, vai trò và trách nhiệm, phương pháp và kỹ thuật, số liệu và chỉ số, kiểm toán và đánh giá, rủi ro và vấn đề, cũng như các hành động cải tiến. Điều quan trọng là phải xem xét và cập nhật kế hoạch thường xuyên để phản ánh bất kỳ thay đổi hoặc phản hồi nào.
2/ Công cụ quản lý chất lượng
Có thể sử dụng các công cụ quản lý chất lượng để phân tích và cải thiện hiệu suất. Biểu đồ nguyên nhân và kết quả, còn được gọi là biểu đồ xương cá hoặc biểu đồ Ishikawa, được sử dụng để xác định và trực quan hóa các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc khiếm khuyết về chất lượng.
Biểu đồ Pareto ưu tiên các nguyên nhân quan trọng nhất của vấn đề về chất lượng dựa trên nguyên tắc Pareto.
Biểu đồ kiểm soát, còn được gọi là biểu đồ Shewhart hoặc biểu đồ hành vi quy trình, theo dõi và kiểm soát sự thay đổi của đặc điểm hoặc quy trình chất lượng theo thời gian.
Biểu đồ phân tích phân phối và tần suất của đặc điểm hoặc quy trình chất lượng, trong khi biểu đồ phân tán khám phá mối quan hệ giữa hai đặc điểm hoặc quy trình chất lượng.
Mỗi công cụ này cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất chất lượng và có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
3/ Kỹ thuật quản lý chất lượng
Ngoài các công cụ quản lý chất lượng, còn có một số kỹ thuật quản lý chất lượng có thể hỗ trợ phân tích và cải thiện hiệu suất chất lượng của bạn.
Ví dụ: đánh giá tiêu chuẩn giúp so sánh hiệu suất chất lượng của bạn với các thông số và tiêu chuẩn tốt nhất của ngành, cho phép bạn xác định các khoảng cách, điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa.
Six Sigma sử dụng phương pháp tiếp cận có hệ thống để giảm thiểu rủi ro và biến thể; trong khi Kaizen tập trung thực hiện những thay đổi nhỏ nhưng liên tục để cải thiện hiệu quả và hiệu suất.
Tất cả các kỹ thuật này có thể giúp bạn đạt được mức độ hài lòng cao của khách hàng và tạo ra sự tinh tế trong hoạt động.
4/ Số liệu quản lý chất lượng
Để phân tích và cải thiện hiệu suất chất lượng, bạn cần có một số số liệu quản lý chất lượng có thể giúp bạn đo lường và đánh giá hiệu suất chất lượng của mình. Các số liệu này là các chỉ số định lượng hoặc định tính cho thấy mức độ sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan.
Ví dụ:
- sự hài lòng của khách hàng có thể được xác định thông qua các cuộc khảo sát, phản hồi, đánh giá, xếp hạng, giới thiệu hoặc tỷ lệ giữ chân khách hàng;
- tỷ lệ lỗi có thể được tính theo số lượng hoặc tỷ lệ phần trăm lỗi hoặc sai sót trên một đơn vị;
- năng suất có thể được đo bằng tỷ lệ hoặc tỷ lệ phần trăm đầu ra so với đầu vào; thời gian chu kỳ có thể được đo bằng thời gian hoặc khoảng thời gian từ khi bắt đầu đến khi kết thúc một quy trình hoặc một nhiệm vụ;
- chi phí chất lượng có thể được xác định bằng tổng hoặc hiệu của chi phí phòng ngừa, chi phí đánh giá, chi phí lỗi nội bộ và chi phí lỗi bên ngoài.
Với các số liệu này, bạn có thể giám sát và theo dõi hiệu suất chất lượng của mình, xác định và giải quyết các vấn đề hoặc lỗi chất lượng, đồng thời chứng minh và truyền đạt kết quả và thành tích về chất lượng của mình.
5/ Cải thiện quản lý chất lượng
Bước cuối cùng để phân tích và cải thiện hiệu suất chất lượng của bạn là triển khai và duy trì cải tiến quản lý chất lượng của bạn. Quá trình này đòi hỏi phải áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật mà bạn đã có được từ kế hoạch quản lý chất lượng, công cụ, kỹ thuật và số liệu của mình.
Để bắt đầu, hãy xác định các vấn đề hoặc khiếm khuyết về chất lượng cần cải thiện và phân tích nguyên nhân gốc rễ và tác động của những vấn đề này. Sau đó, tạo và đánh giá các giải pháp hoặc phương án thay thế khả thi cho các vấn đề hoặc khiếm khuyết về chất lượng.
Sau khi lựa chọn và triển khai giải pháp hoặc phương án thay thế tốt nhất cho các vấn đề hoặc khiếm khuyết về chất lượng, hãy theo dõi và kiểm soát kết quả, sau đó xem xét và xác minh hiệu quả và hiệu suất của giải pháp đó.
Ngoài ra, hãy ghi lại và truyền đạt các bài học kinh nghiệm và các biện pháp thực hành tốt nhất từ giải pháp hoặc phương án thay thế cũng như ăn mừng mọi thành tích hoặc thành công. Bằng cách thực hiện theo các bước này, bạn có thể phân tích và cải thiện hiệu suất chất lượng của mình bằng các công cụ quản lý để đạt được các mục tiêu và mục đích chất lượng của mình.
