Cho dù nhân viên chất lượng của bạn có trình độ cao đến đâu, hay chăm chỉ đến như thế nào thì chương trình chất lượng cũng chỉ tốt như các quy trình kiểm soát chất lượng (QC). Cho dù bạn gọi chúng là SOP, danh sách kiểm tra hay tên gọi khác, thì các quy trình QC phải đảm bảo được rằng dự án của bạn luôn đáp ứng được cả kỳ vọng của khách hàng và các yêu cầu theo quy định.
Theo ISO 9000, “tiêu chuẩn vàng” cho quản lý chất lượng, kiểm soát chất lượng hiệu quả đòi hỏi ba bước cơ bản:
- Viết các tiêu chuẩn, quy chuẩn cần tuân thủ
- Đảm bảo nhóm biết và hiểu các quy trình có liên quan
- Xác minh các thủ tục đã được thực hiện.
Nếu không có các quy trình QC (Quality Control – Kiểm soát chất lượng) phù hợp, chỉ là vấn đề thời gian trước khi có thứ gì đó lọt qua khe hở và sẽ dẫn đến tổn thất. Việc phát triển các quy trình QC có thật sự mang đến hiệu quả trong thời gian thực hay không là không hề đơn giản. Mọi người đều có quan điểm khác nhau về những gì phải đưa vào và nhiều chuyên gia trong ngành đang mắc kẹt khi sử dụng các hệ thống lỗi thời, dựa trên giấy tờ với nguyên tắc có phần cứng nhắt, bảo thủ “vì đó là cách chúng tôi vẫn luôn làm”.
Chuyển từ giấy sang kỹ thuật số chỉ là bước khởi đầu. Nhưng bạn cũng phải nỗ lực để đảm bảo các quy trình QC của mình chính xác, chi tiết và phù hợp với quy trình làm việc hiện tại trước khi số hóa chúng.
Điều này có thể giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, cho phép nhân viên chất lượng tập trung thời gian vào những việc quan trọng nhất và ngăn chặn việc thất thoát chi phí và thời gian trong việc sửa lỗi và các phát sinh sau này. Thêm vào đó, nhân viên sẽ dành ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ không hiệu quả như tìm kiếm dữ liệu, thông số kỹ thuật, bản vẽ và tài liệu phù hợp, lãng phí hơn 14 giờ mỗi tuần.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tham khảo 7 thành phần quan trọng cần kết hợp khi bạn phát triển quy trình QC của mình.
Bước 1: Xác định Tiêu chuẩn Chất lượng
Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án xây dựng nào, điều cần thiết là phải xác định chất lượng có nghĩa là gì đối với dự án cụ thể đó. Điều này bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng, có thể đạt được và có thể đo lường dựa trên các yêu cầu của dự án, kỳ vọng của khách hàng và các hướng dẫn theo quy định.
Các tiêu chuẩn này phải bao gồm chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, tay nghề sản xuất, máy móc thiết bị, bao bì, và sản phẩm cuối cùng.
Bước 2: Tích hợp Kiểm soát chất lượng vào Thực hiện công việc
Sau khi thiết lập các tiêu chuẩn, bước tiếp theo là lập kế hoạch để đạt được các tiêu chuẩn đó. Điều này bao gồm việc phát triển các quy trình QC chi tiết nêu rõ cách thức giám sát và đo lường chất lượng ở mọi giai đoạn của quá trình xây dựng. Các quy trình này phải bao gồm:
- Lựa chọn nguyên vật liệu chất lượng: Xác định tiêu chí lựa chọn và phê duyệt nguyên vật liệu.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Phác thảo các phương pháp và quy trình cần tuân theo.
- Giám sát và Kiểm tra: Trình bày chi tiết cách thức giám sát và kiểm tra các khía cạnh khác nhau của dự án.
- Tài liệu: Chỉ định cách ghi chép các quy trình và kết quả để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Điều quan trọng là QC không phải là thứ chỉ xảy ra sau khi công việc hoàn thành. QC phải được tích hợp vào quá trình thực hiện công việc. Sẽ rất hữu ích khi sử dụng Hệ thống quản lý chất lượng (QMS- Quality Management System ) có thể hướng dẫn công nhân thực hiện quy trình làm việc của bạn, đảm bảo công nhân luôn xem thông tin cập nhật và thu thập dữ liệu chất lượng từ thực địa khi công việc hoàn thành.
Bước 3: Phân công trách nhiệm
Kiểm soát chất lượng hiệu quả đòi hỏi phải phân công trách nhiệm rõ ràng. Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm giám sát chất lượng ở từng giai đoạn xây dựng. Điều này có thể bao gồm các nhà quản lý tại chỗ, thanh tra QC và các nhà thầu phụ. Mọi người đều phải hiểu vai trò của mình trong việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng và các quy trình họ cần tuân thủ trong từng bước trên suốt quá trình.
Bước 4: Triển khai đào tạo kiểm soát chất lượng
Đào tạo là rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm hiểu các quy trình QC và trách nhiệm cụ thể của họ. Triển khai các chương trình đào tạo bao gồm các kế hoạch QC, tập trung vào tầm quan trọng của chất lượng và dạy các kỹ năng cụ thể cần thiết để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
Đào tạo này phải là một quá trình liên tục để hỗ trợ những người mới được tuyển dụng và cập nhật cho nhóm về bất kỳ thay đổi nào trong các quy trình hoặc tiêu chuẩn QC.
Đặc biệt trong bối cảnh thiếu hụt lao động trầm trọng, đào tạo thậm chí còn quan trọng hơn bao giờ hết khi các công ty tuyển dụng và đưa vào thế hệ chuyên gia chất lượng mới. Các quy trình QC có thể giúp những người mới bắt kịp tốc độ nhanh hơn.
Bước 5: Sử dụng đúng công cụ và công nghệ
Có nhiều công cụ và công nghệ khác nhau được tạo ra với mục đích cụ thể là giúp bạn theo dõi số liệu kiểm soát chất lượng, lên lịch kiểm tra và quản lý tài liệu.
Ví dụ, sử dụng các công cụ hỗ trợ Bluetooth, AI, … có thể tự động thu thập dữ liệu chất lượng khi công việc đang được hoàn thành—thay vì nhiều giờ sau khi công nhân trở lại nơi sản xuất. Điều này làm cho dữ liệu chi tiết và chính xác hơn, và thực sự làm tăng khả năng công nhân hoàn thành công việc đúng ngay lần đầu tiên.
Bước 6: Thực hiện kiểm tra và kiểm toán thường xuyên
Kiểm tra thường xuyên là rất quan trọng để đảm bảo công việc tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra. Bạn nên tận dụng sự kết hợp của cả kiểm tra theo lịch trình và đột xuất để hiểu chính xác về hoạt động hàng ngày.
Rốt cuộc, việc phát triển một quy trình QC hiệu quả chỉ là một nửa chặng đường. Bạn cũng phải đảm bảo rằng công nhân đang tuân thủ quy trình. Việc thu thập dữ liệu trên thời gian thực (real time) chi tiết về chất lượng công việc là rất quan trọng và có thể hữu ích trong trường hợp kiểm toán sau này.
Bước 7: Liên tục cải thiện quy trình kiểm soát chất lượng
Bước cuối cùng là thiết lập quy trình cải tiến liên tục. Điều này bao gồm việc thường xuyên xem xét và phân tích hiệu quả của các quy trình QC. Phản hồi từ các cuộc thanh tra, kiểm toán và các thành viên trong nhóm nên được sử dụng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Việc triển khai vòng phản hồi trong đó các thông tin chi tiết thu được được sử dụng để tinh chỉnh các quy trình QC đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát chất lượng phát triển theo nhu cầu của dự án và những tiến bộ của ngành.
Không có quy trình QC nào hoàn hảo ngay từ lần thử đầu tiên. Hãy đảm bảo bạn lấy những thành công và thất bại để củng cố chúng cho từng dự án.
Phần kết luận
Việc phát triển các quy trình kiểm soát chất lượng hiệu quả trong xây dựng đòi hỏi phải chú ý rất nhiều đến chi tiết. Từ việc xác định các tiêu chuẩn đến cải tiến liên tục, mọi yếu tố được nêu trong bài viết này đều quan trọng khi phát triển quy trình QC.
Bằng cách thực hiện bảy bước này, các nhà lãnh đạo, quản lý xây dựng có thể đảm bảo rằng các dự án không chỉ đáp ứng mà còn vượt quá các tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu, mang lại sự hài lòng cao hơn cho khách hàng và việc sửa chữa ít tốn kém hơn.
