Một doanh nghiệp thành công đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết. Trong thế giới ngày nay luôn thay đổi không ngừng, một bước sai lầm có thể dẫn đến những vấn đề lớn. Các công ty sản xuất, đặc biệt là các công ty trong ngành dược phẩm, thực phẩm… phải thận trọng về quy trình kinh doanh của mình để đảm bảo tuân thủ, phù hợp và chất lượng về mặt sản phẩm đầu ra cung cấp cho khách hàng, người tiêu dùng.
Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp hoàn hảo và chính xác là rất quan trọng để đảm bảo thành công cho doanh nghiệp.
Thế giới của chúng ta được đặc trưng bởi toàn cầu hóa, thị trường năng động và linh hoạt, kỳ vọng của khách hàng ngày càng tăng, các yêu cầu pháp lý phát triển nhanh chóng, v.v.
Đã qua rồi cái thời mà sự thay đổi ở một khu vực trên thế giới có tác động hạn chế hoặc không có tác động toàn cầu. Toàn cầu hóa đã dẫn đến sự gắn kết chặt chẽ giữa các thị trường trên toàn cầu. Sự phát triển ở một nơi trên thế giới có hiệu ứng domino trên phạm vi quốc tế. Điều quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty sản xuất ngành hàng tiêu dùng nhanh, dược phẩm, thực phẩm,… là phải thật sự thận trọng và kỹ lưỡng với các nhà cung cấp của mình, phải chuẩn bị, lường trước và phòng ngừa được những rủi ro có thể phát sinh. Tại bài này chúng ta cùng nói về tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp và vai trò của nó trong việc giảm rủi ro cho doanh nghiệp khỏi những tác động đang gây ra nhiều thay đổi mỗi ngày.
- Hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp là gì?
Hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp: (SQMS: Supplier Quality Management System) đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được mua từ nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật do cơ quan quản lý và tiêu chuẩn hoặc Luật quy định đặt ra. SQMS giúp duy trì chất lượng của sản phẩm cuối cùng đồng thời tuân thủ các yêu cầu quy định nghiêm ngặt. Việc tuân thủ các yêu cầu quy định đảm bảo sẽ hạn chế tối đa rủi ro hoặc các yếu tố liên quan đến pháp luật.
Nói cách khác, SQMS giúp các công ty tránh khỏi tình trạng không tuân thủ, giảm chi phí sản xuất và tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, việc tạo ra một hệ thống hoàn hảo có thể chú ý đến từng chi tiết, dự đoán và đề xuất các thay đổi để loại bỏ rủi ro, phát hiện các điểm bất thường, v.v., đòi hỏi sự hiểu biết thấu đáo và thực hiện tỉ mỉ để có kết quả tối ưu.
- Hiểu tầm quan trọng của SQMS
Trước khi thảo luận chi tiết các bước để xây dựng một SQMS hoàn hảo, tiết kiệm chi phí và hiệu quả, hãy hiểu tầm quan trọng của nó.
Một SQMS mạnh mẽ sẽ loại bỏ các rủi ro liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ kém chất lượng và tạo điều kiện cho mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp.
Nó khuyến khích cải tiến liên tục và hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.
Theo một nghiên cứu được công bố trên một tạp chí có uy tín, các công ty có thực hành SQMS tích hợp cao và hiệu quả sẽ thấy chi phí không tuân thủ giảm 40%. Điều này nhấn mạnh những lợi ích hữu hình của việc đầu tư vào cách tiếp cận tập trung vào chất lượng để quản lý nhà cung cấp.
Quản lý chất lượng nhà cung cấp là một cách tiếp cận chủ động để duy trì quyền kiểm soát chất lượng, tuân thủ quy định và thành công thương mại.
Nó là không thể thiếu vì những lý do được liệt kê dưới đây:
Tuân thủ quy định: Tuân thủ là điều không thể thương lượng trong bối cảnh kinh doanh ngày nay. Các ngành như dược phẩm, thực phẩm, … có các yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt và bất kỳ sai lệch nào so với các tiêu chuẩn đã đặt ra đều có thể gây ra tác động nghiêm trọng đến quá trình kinh doanh. Một SQMS hiệu quả đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của ngành như ISO 9001, ISO 13485 , v.v. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý và thiệt hại về danh tiếng.
Giảm thiểu rủi ro: Dự đoán rủi ro là cách tốt nhất để đối phó với chúng. Bạn không thể đợi sự cố xảy ra trước khi giải quyết chúng. Vào thời điểm thế giới đang chứng kiến nhiều cuộc xung đột, điều quan trọng là phải có sẵn phương án dự phòng để đối phó với mọi thách thức không lường trước được. Bằng cách phối hợp, kiểm tra, giám sát,… các nhà cung cấp, bạn giảm được nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng. Xác định kịp thời các vấn đề cho phép giải quyết chủ động.
Kiểm soát chi phí: Các vấn đề về chất lượng có thể tốn kém. Việc thu hồi sản phẩm làm tăng chi phí sản xuất và gây tổn hại đến danh tiếng. SQMS giúp ngăn ngừa lỗi, làm lại và yêu cầu bảo hành.
Lợi thế cạnh tranh: Chất lượng nhất quán nâng cao danh tiếng thương hiệu của bạn và sự hài lòng của khách hàng. Tuân thủ là không đủ để phân biệt bạn với đối thủ cạnh tranh. Sự phù hợp và vượt quá mong đợi của khách hàng là điều cần thiết để thiết lập giá trị thương hiệu của bạn.
- Các phương pháp thực hành tốt nhất để có một SQMS hiệu quả
Thu hút sự tham gia sâu sắc từ cấp lãnh đạo: Cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo là rất quan trọng đối với sự thành công của SQMS. Lãnh đạo nên tích cực thúc đẩy văn hóa chất lượng và đảm bảo phân bổ đủ nguồn lực cho các hoạt động quản lý chất lượng.
Sử dụng tính năng ra quyết định dựa trên dữ liệu: Việc thu thập và phân tích dữ liệu về hiệu suất của nhà cung cấp cho phép đưa ra quyết định sáng suốt và cải tiến có mục tiêu. Các số liệu như tỷ lệ sai sót, thời gian giao hàng và thời gian phản hồi vấn đề cung cấp những hiểu biết có giá trị.
Quản lý rủi ro: Việc xác định và quản lý rủi ro của nhà cung cấp giúp loại bỏ các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng đến chất lượng. Đánh giá rủi ro và kiểm tra nhà cung cấp là rất quan trọng đối với chiến lược quản lý rủi ro toàn diện.
Đảm bảo tuân thủ quy định: Luôn cập nhật thông tin và đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành liên quan là điều cần thiết. Điều này giúp tránh các vi phạm pháp lý và tăng chất lượng cũng như độ an toàn của sản phẩm.
Kích hoạt Văn hóa Chất lượng: Việc nuôi dưỡng một nền văn hóa coi trọng chất lượng trong toàn tổ chức và chuỗi cung ứng sẽ khuyến khích mọi người chịu trách nhiệm duy trì các tiêu chuẩn cao.
- Bây giờ chúng ta hãy thảo luận về các bước để tạo một SQMS hiệu quả:
- Xác định yêu cầu chất lượng
Bước đầu tiên trong việc thiết lập SQMS là xác định các yêu cầu về chất lượng cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ được mua từ nhà cung cấp.
Những yêu cầu này phải phản ánh kỳ vọng của khách hàng, tiêu chuẩn ngành và yêu cầu pháp lý. Việc truyền đạt những yêu cầu này một cách hiệu quả đến các nhà cung cấp của bạn là điều cần thiết, đảm bảo rằng họ hiểu và có thể đáp ứng mong đợi của bạn.
ISO 9001:2015 đưa ra khuôn khổ cho hệ thống quản lý chất lượng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập các tiêu chí rõ ràng để lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại nhà cung cấp.
- Chọn đúng nhà cung cấp
Không phải tất cả các nhà cung cấp đều như nhau. Quá trình lựa chọn phải bao gồm việc đánh giá nghiêm ngặt về năng lực của các nhà cung cấp tiềm năng, quy trình kiểm soát chất lượng và hồ sơ theo dõi độ tin cậy.
Các công cụ như thẻ điểm nhà cung cấp, đánh giá nhà cung cấp dựa trên các số liệu hiệu suất khác nhau, có thể là công cụ hữu ích. Một bài báo của Harvard Business Review nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với các mục tiêu kinh doanh chiến lược, gợi ý rằng các nhà cung cấp phù hợp có thể trở thành đối tác quan trọng trong đổi mới và tăng trưởng.
- Phân khúc nhà cung cấp của bạn
Phân khúc là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc quản lý chất lượng nhà cung cấp. Nó liên quan đến việc tìm kiếm và tách biệt các nhà cung cấp quan trọng và phù hợp nhất.
Không phải tất cả các nhà cung cấp đều có tác động như nhau đến doanh nghiệp của bạn. Phân chia các nhà cung cấp của bạn dựa trên rủi ro, chi phí và tầm quan trọng để phân bổ nguồn lực một cách thận trọng và hiệu quả. Dưới đây là các phân khúc nhà cung cấp điển hình:
(a) Nhà cung cấp chính: Những đối tác này đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của bạn và có thể được phân loại là không thể thiếu đối với sự thành công của doanh nghiệp bạn.
Các sản phẩm và dịch vụ của họ rất quan trọng và bất kỳ sự gián đoạn nào cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bạn.
Thường xuyên đánh giá hiệu suất của họ và duy trì mối quan hệ chặt chẽ. Bạn phải duy trì liên lạc cởi mở với họ và thực hiện các biện pháp để giảm thiểu rủi ro cho công ty của bạn khỏi những gián đoạn vô hình.
(b) Nhà cung cấp không quan trọng: Họ không đóng vai trò trực tiếp trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của bạn. Những nhà cung cấp này sẽ không gây nguy hiểm cho doanh nghiệp của bạn nếu họ chùn bước. Sự thất bại hoặc chùn bước của họ có thể gây ra sự bất tiện nhưng không gây ra khủng hoảng. Theo thứ tự quan trọng, chúng chiếm bậc thứ hai.
(c) Nhà cung cấp đáng tin cậy: Bạn đã làm việc với những nhà cung cấp này trong một thời gian dài. Họ đã giành được sự tin tưởng của bạn bằng cách sát cánh cùng bạn trong mọi chặng đường kinh doanh, thậm chí là cùng nhau vượt qua khủng hoảng. Các bạn đã làm việc cùng nhau trong nhiều năm, hiểu rõ quy trình và kỳ vọng của nhau.
- Thực hiện giám sát và kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt
Khi các nhà cung cấp đã tham gia, việc thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và giám sát thường xuyên là rất quan trọng.
Điều này có thể liên quan đến việc kiểm tra tại chỗ, kiểm tra sản phẩm và thử nghiệm để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.
Tận dụng công nghệ, chẳng hạn như phần mềm quản lý chất lượng, hợp lý hóa các quy trình này. Công nghệ cập nhật cung cấp dữ liệu và phân tích theo thời gian thực để theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp.
- Xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp
Xây dựng mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp là điều không thể thiếu để quản lý chất lượng hiệu quả. Giao tiếp thường xuyên, minh bạch và giải quyết vấn đề hợp tác có thể nâng cao sự tham gia và cam kết của nhà cung cấp về chất lượng.
- Khuyến khích cải tiến liên tục
Một SQMS hiệu quả là một quá trình năng động đòi hỏi phải đánh giá và cải tiến liên tục. Khuyến khích các nhà cung cấp áp dụng tư duy cải tiến liên tục sẽ dẫn đến chất lượng sản phẩm, hiệu quả quy trình và sự đổi mới tốt hơn.
Kỹ thuật sản xuất tinh gọn có thể được sử dụng để xác định các lĩnh vực cần cải tiến và thúc đẩy những thay đổi mang tính hệ thống.
Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp hiệu quả là một nỗ lực phức tạp nhưng bổ ích. Bằng cách làm theo các phương pháp thực hành tốt nhất và các bước nêu trên để tạo ra một SQMS hiệu quả, các tổ chức có thể đạt được một SQMS mạnh mẽ nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, làm hài lòng khách hàng và thúc đẩy thành công trong kinh doanh.
Mặc dù hành trình này đòi hỏi phải đầu tư thời gian và nguồn lực nhưng lợi ích thu được từ việc giảm chi phí, nâng cao danh tiếng và lợi thế cạnh tranh là không thể phủ nhận. Khi bối cảnh kinh doanh tiếp tục phát triển, các chiến lược dành cho Hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp cũng vậy.
Tận dụng hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp để đạt được kết quả hiệu quả và tiết kiệm chi phí
Trước đó, các công ty đã giao cho các nhà quản lý chuyên trách giám sát mối quan hệ với các nhà cung cấp chính. Thậm chí ngày nay, sự tiếp xúc của con người vẫn rất cần thiết trong việc duy trì mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp quan trọng và đảm bảo quy trình không gặp rắc rối.
Tuy nhiên, SQMS có thể đảm nhiệm nhiều hoạt động lặp đi lặp lại và nhàm chán. Từ việc tạo cảnh báo đến duy trì tài liệu đến đảm bảo văn hóa giao tiếp cởi mở, SQMS đóng vai trò then chốt trong việc làm cho toàn bộ quy trình quản lý chất lượng nhà cung cấp trở nên hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
- Tạo Thẻ điểm Kỹ thuật số
Duy trì một thẻ điểm để đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhà cung cấp khác nhau là điều cần thiết. Triển khai hệ thống thẻ điểm kỹ thuật số để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp một cách khách quan. Bao gồm việc giao hàng đúng thời hạn, chất lượng sản phẩm, khả năng đáp ứng và các số liệu tuân thủ. Thẻ điểm minh bạch khuyến khích trách nhiệm giải trình và nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục.
- Tích hợp và tự động hóa
Tận dụng công nghệ để hợp lý hóa SQMS của bạn. Tích hợp dữ liệu nhà cung cấp với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của bạn. Tự động hóa loại bỏ các tác vụ thủ công, giảm thiểu lỗi và cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực.
Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp hiệu quả là một nỗ lực phức tạp nhưng bổ ích. Bằng cách làm theo các phương pháp và bước tốt nhất được đề cập ở trên để tạo ra Hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp hiệu quả, các tổ chức có thể đạt được SQMS mạnh mẽ nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, làm hài lòng khách hàng và thúc đẩy thành công trong kinh doanh.
Mặc dù hành trình này đòi hỏi phải đầu tư thời gian và nguồn lực nhưng lợi ích thu được từ việc giảm chi phí, nâng cao danh tiếng và lợi thế cạnh tranh là không thể phủ nhận.
Kết luận:
Theo các báo cáo gần đây được công bố trên các tạp chí chất lượng khác nhau, các tổ chức có SQMS mạnh mẽ sẽ gặp ít lỗi hơn 20% trong nguyên liệu được cung cấp. Khiếm khuyết dẫn đến phải làm lại hoặc thu hồi sản phẩm, làm tăng chi phí sản xuất và gây tổn hại đến danh tiếng.
Bằng cách giảm 20% sai sót trong nguyên liệu được cung cấp, SQMS giúp các công ty đáp ứng các yêu cầu quy định và vượt quá mong đợi của khách hàng.
Một ưu điểm khác của việc triển khai SQMS cập nhật là nó đảm bảo thời gian đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn 15% nhờ các quy trình được sắp xếp hợp lý. Sản phẩm tiếp cận thị trường càng nhanh thì cơ hội thành công càng cao.
Trong thời đại của chúng ta, một SQMS mạnh mẽ là điều không thể thiếu để vận hành kinh doanh thành công. Việc tạo ra một SQMS hoàn hảo đòi hỏi phải đầu tư thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, kết quả nó mang lại rất xứng đáng với công sức bỏ ra.
