Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) đã nổi lên như một công cụ đảm bảo chất lượng thiết yếu giúp sản phẩm đạt chất lượng hoàn hảo và tuân thủ quy định trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.
Khi công nghệ thay đổi cách thức hoạt động của các công ty trong các ngành như thực phẩm và đồ uống, dược phẩm, thiết bị y tế và hàng không, việc tuân thủ và kiểm soát chất lượng trở nên số hóa và tự động hóa. Các công ty đưa sản phẩm ra thị trường có rủi ro cao cần công nghệ QMS để giúp họ cạnh tranh, duy trì sự tuân thủ, cho phép họ vận chuyển các sản phẩm an toàn và cho phép họ đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình
Trong bài viết này, chúng ta tham khảo các hệ thống quản lý chất lượng và các tính năng cốt lõi của chúng. Cho dù tổ chức của bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, chăm sóc sức khỏe hay bất kỳ lĩnh vực nào yêu cầu kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, việc hiểu được “sắc thái” của các hệ thống này là chìa khóa để tối ưu hóa Q/A, tuân thủ và phát triển hoạt động chung
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là gì?
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một nền tảng phần mềm giúp các tổ chức luôn theo dõi các hoạt động và chính sách chất lượng để phát triển sản phẩm và dịch vụ. Hệ thống quản lý chất lượng rất cần thiết cho vòng đời phát triển sản phẩm trong các ngành được quản lý như thực phẩm và đồ uống, chăm sóc sức khỏe và sản xuất.
Phần mềm QMS được sử dụng để hợp lý hóa các nhiệm vụ như:
- Quản lý quy trình kinh doanh
- Tạo và quản lý tài liệu quy trình và SOP
- Trách nhiệm quản lý như cộng tác nhóm, giao tiếp và đặt mục tiêu.
- Kiểm toán bên ngoài và kiểm toán nội bộ
- Đào tạo nhân viên, học tập liên tục và hỗ trợ thời gian thực.
- Phân tích và giám sát việc đảm bảo chất lượng liên quan đến việc tuân thủ.
- Cung cấp dịch vụ.
- Phản hồi của khách hàng .
- Cải tiến liên tục.
- Quản lý thay đổi .
- Báo cáo.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng phần mềm QMS để quản lý việc tạo, phê duyệt và theo dõi tất cả các tài liệu cần thiết cho các tiêu chuẩn ngành và yêu cầu tuân thủ. Nếu không có phần mềm QMS, các tổ chức dễ bị chậm lại do các tài liệu trên giấy, quy trình làm việc thủ công và thông tin bị “cô lập”
Các loại phần mềm QMS dành riêng cho ngành
Không phải tất cả phần mềm QMS đều có cùng tính năng và khả năng. Các nền tảng QMS khác nhau được thiết kế cho các cá nhân cụ thể trong ngành, giải quyết các thách thức riêng biệt đối với các hướng dẫn và quy định tuân thủ của từng ngành cụ thể.
Một số hệ thống QMS phổ biến được thiết kế cho các ngành và lĩnh vực cụ thể bao gồm:
- Hệ thống QMS chung : Có khả năng bao gồm các quy trình tập trung vào chất lượng chung có thể áp dụng trong nhiều ngành, như quản lý tài liệu, quản lý kiểm toán, quản lý nhà cung cấp và phân tích.
- Hệ thống QMS hàng không vũ trụ : Các tính năng được thiết kế riêng để giúp các tổ chức hàng không và vũ trụ tuân thủ các tiêu chuẩn thiết kế và sản xuất sản phẩm. Các hệ thống này thường tuân theo các tiêu chuẩn AS9100 được sử dụng trong ngành.
- Hệ thống QMS ô tô : Các tính năng được thiết kế riêng để giúp các nhà sản xuất và nhà cung cấp ô tô tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Ví dụ, các nhà sản xuất ô tô phải làm việc với các quy trình đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của Cục Quản lý An toàn Giao thông Đường bộ Quốc gia
- Hệ thống QMS thực phẩm và nông nghiệp : Phần mềm QMS phải giúp các tổ chức trong ngành này luôn tuân thủ các hướng dẫn theo quy định để duy trì an toàn thực phẩm khi thực phẩm được sản xuất, chế biến tại các cơ sở và phân phối đến tay người tiêu dùng. Điểm kiểm soát tới hạn phân tích mối nguy (HACCP) là các nguyên tắc do Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) xác định cho ngành này.
- Hệ thống QMS y tế và chăm sóc sức khỏe : Các tính năng trong phần mềm QMS này nhằm mục đích giúp các nhà sản xuất và nhà cung cấp tuân thủ các quy định chăm sóc sức khỏe phức tạp và nghiêm ngặt như ISO 13485, bao gồm các yêu cầu phải tuân thủ khi thiết kế, sản xuất, lưu trữ, phân phối và lắp đặt các thiết bị y tế.
- Hệ thống QMS CNTT : Phần mềm QMS CNTT cho phép các tổ chức quản lý hệ thống CNTT và bảo mật tài sản kỹ thuật số theo các tiêu chuẩn của ngành về bảo mật thông tin, chẳng hạn như ISO/IEC 27001.
- Hệ thống QMS dược phẩm : Khả năng của phần mềm QMS dược phẩm phải giúp các tổ chức luôn tuân thủ các hướng dẫn về chất lượng và an toàn — như FDA 21 CFR Phần 11 và ISO — được yêu cầu trong khi nghiên cứu, xác nhận và sản xuất dược phẩm.
Các tính năng chính của phần mềm QMS
Mặc dù mỗi phần mềm QMS khác nhau, dành riêng cho từng ngành có các tính năng khác nhau tùy thuộc vào loại khách hàng mà họ phục vụ, nhưng vẫn có các tính năng QMS cốt lõi được tìm thấy trên tất cả các nền tảng QMS. Sau đây là danh sách các tính năng QMS cốt lõi:
- Quản lý và kiểm soát tài liệu : Tập trung quy trình làm việc để tạo, phê duyệt, phân phối và duy trì các tài liệu QMS được cập nhật.
- Thiết bị và tài sản : Theo dõi và quản lý việc sử dụng và bảo trì thiết bị và tài sản phát triển sản phẩm để đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và tuân thủ.
- Quản lý hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA) : Thu thập và xác định các vấn đề không phù hợp của sản phẩm để tổ chức có thể nhanh chóng giải quyết và thực hiện các chiến lược phòng ngừa.
- Quản lý kiểm toán nội bộ: Hợp lý hóa các quy trình lập kế hoạch kiểm toán, đáp ứng thời hạn và đạt được mục tiêu theo yêu cầu của ngành bằng cách sử dụng quản lý dự án có tổ chức và theo dõi tài liệu.
- Quản lý sự không phù hợp: Thực hiện hệ thống ghi chép và phân tích các sự kiện và khiếu nại nếu sản phẩm không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
- Đào tạo nhân viên và theo dõi trình độ: Triển khai các chương trình đào tạo nhân viên nhằm giáo dục hiệu quả các thành viên trong nhóm về quy trình quản lý chất lượng và cách thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác và nhất quán.
- Báo cáo và phân tích: Phân tích và đo lường hiệu quả của các nỗ lực quản lý chất lượng để các tổ chức có thể theo kịp các yêu cầu theo quy định, phát hiện kiểm toán, tỷ lệ không tuân thủ, khiếu nại của khách hàng, v.v.
Để giúp bạn trên hành trình mua QMS, chúng tôi tìm hiểu các nhà cung cấp QMS tốt nhất dựa trên các tính năng cốt lõi và nhận thức chung của họ trong không gian QMS, sau đây là 1 ví dụ đề cử:
Odoo Chất lượng là cách tốt nhất để giải quyết nguyên nhân gốc rễ của các lỗi nghiêm trọng và đảm bảo chất lượng xuyên suốt vòng đời sản phẩm
Kiểm soát chất lượng đơn giản
Mô-đun chất lượng Odoo chỉ là một trong nhiều ứng dụng kinh doanh mà Odoo được biết đến. Các dịch vụ Chất lượng Odoo của chúng tôi hỗ trợ bạn tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kiểm soát chất lượng để mọi khía cạnh của công ty bạn hoạt động theo tiêu chuẩn cao nhất.
Tuân thủ và khả năng truy xuất
Sản phẩm và quy trình của bạn có thể được truy xuất đầy đủ với app kiểm soát chất lượng Odoo. Giảm khả năng xảy ra sai sót và không tuân thủ bằng cách dễ dàng xác minh việc tuân thủ các tiêu chuẩn và luật của ngành. Xem xét cách cải thiện độ chính xác bằng cách sử dụng các điểm kiểm soát chất lượng odoo.
Thông tin tức thời
Với sự trợ giúp của các công cụ phân tích và báo cáo thân thiện với người dùng của Odoo, bạn có thể có được thông tin chi tiết theo thời gian thực về số liệu chất lượng của mình. Để liên tục cải thiện quy trình chất lượng của mình, hãy theo dõi các chỉ số hiệu suất chính, theo dõi xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt.
Tích hợp mượt mà
Odoo Quality dễ dàng được các chuyên gia tích hợp với các mô-đun Odoo khác và quy trình kinh doanh hiện tại của bạn. Sự tích hợp này đảm bảo quy trình làm việc thống nhất và cải thiện năng suất trong toàn công ty của bạn.
Bảo đảm tính nhất quán và chất lượng sản phẩm bằng cách cấu hình kiểm tra chất lượng định kỳ cho các lệnh sản xuất và tồn kho.
Tạo cảnh báo chất lượng để giải quyết lỗi sản phẩm, xác định nguyên nhân gốc rễ, cũng như đề xuất các biện pháp sửa chữa và phòng ngừa.
Những sản phẩm độc đáo đòi hỏi các cuộc kiểm tra chuyên biệt. Dễ dàng cấu hình nhiều loại hình kiểm tra chất lượng, từ đó đảm bảo mỗi sản phẩm được kiểm tra phát hiện lỗi một cách chính xác.
Tạo nhiều bộ phận liên quan chất lượng dành riêng cho các sản phẩm hoặc hoạt động cụ thể, sau đó giao nhiệm vụ kiểm tra chất lượng và cảnh báo cho họ để xem xét.
Tạo các bảng công tác mang tính tương tác để nhân viên điền khi tiến hành kiểm tra chất lượng.
· Báo cáo chất lượng: Xem thống kê chi tiết về kiểm tra chất lượng và cảnh báo để hiểu rõ hơn về thời gian diễn ra kiểm tra cũng như các loại lỗi phổ biến nhất.
- Mức độ ưu tiên cảnh báo chất lượng: Gán mức độ ưu tiên từ một đến ba sao cho cảnh báo để đảm bảo các vấn đề cấp bách được giải quyết trước.
· Kiểm tra chi tiết: Yêu cầu kiểm tra chất lượng cho cả lệnh sản xuất hoàn chỉnh hoặc một công đoạn cụ thể thuộc lệnh sản xuất đó.
· Tích hợp với sản xuất và tồn kho: Trực tiếp tiến hành kiểm tra chất lượng từ các lệnh sản xuất hoặc tồn kho, mà không cần mở ứng dụng Chất lượng.
