Có sự khác biệt giữa việc đáp ứng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng và thúc đẩy văn hóa chất lượng trong công ty của bạn và bài viết này sẽ cho bạn sự tham khảo cơ bản dễ hiểu và áp dụng thực hành
Tinh chỉnh và cải thiện văn hóa chất lượng là mục tiêu mà mọi công ty nên có trong kế hoạch phát triển bền vững của mình, vì việc này sẽ mang lại nhiều lợi ích trong suốt vòng đời doanh nghiệp
Văn hóa chất lượng là gì?
Văn hóa chất lượng là môi trường mà các thành viên trong nhóm thực sự quan tâm đến chất lượng công việc của mình và đưa ra quyết định dựa trên việc đạt được mức chất lượng đó.
Bạn biết bạn có một văn hóa chất lượng khi mọi cấp trong công ty đều thừa nhận rằng chất lượng phải đạt được vì chính nó chứ không chỉ để đáp ứng sự chấp thuận của cơ quan quản lý.
Có rất nhiều công ty ngoài kia in chính sách chất lượng của họ trên tường văn phòng để mọi người đều có thể nhìn thấy. Nhân viên của họ có thể đọc thuộc lòng chính sách không? Chắc chắn, có thể.
Nhưng họ có quan tâm không? Họ có thực sự liên hệ được với nó không, hay họ chỉ ghi nhớ nó như một công việc vặt? Có một sự khác biệt lớn, và nó thể hiện rõ.
Tất nhiên, một nền văn hóa chất lượng thực sự là nền tảng để tạo ra một sản phẩm an toàn và hiệu quả nhằm phục vụ cho nhu cầu khách hàng. Nếu nhóm của bạn luôn nghĩ đến điều đó, khả năng là bạn đã có một nền văn hóa chất lượng tốt.
Nếu không, vấn đề không phải là công ty của bạn không quan tâm đến người dùng cuối – văn hóa chất lượng chỉ chưa được phát triển đầy đủ, tạo cho bạn cơ hội tuyệt vời để thực hiện những cải tiến sẽ lan tỏa đến mọi khía cạnh trong doanh nghiệp của bạn và nâng cao tiêu chuẩn trong mọi việc bạn làm.
7 Mẹo để tạo ra một nền văn hóa chất lượng
Dưới đây là 7 mẹo để tạo ra văn hóa chất lượng tốt nhất có thể trong công ty của bạn.
- Xác định và phác thảo các giá trị của công ty
Nếu bạn muốn nâng cao tiêu chuẩn văn hóa chất lượng của mình hoặc thiết lập một tiêu chuẩn mới, điều đầu tiên bạn cần làm là đảm bảo rằng các giá trị của công ty bạn được xác định rõ ràng. Hãy nghĩ về các giá trị mà công ty bạn đã có – chúng có liên quan đến chất lượng không? Những giá trị này có phải là những giá trị mà bạn muốn không? Có chỗ nào để cải thiện không?
Hãy lập chiến lược cẩn thận về cách thức thúc đẩy văn hóa chất lượng của bạn ngay bây giờ để làm gương cho nhóm của bạn, và sức mạnh tự nhiên đằng sau nó sẽ phát huy tác dụng.
Một cách hiệu quả để thực hiện điều này là khuyến khích nhân viên áp dụng tư duy rằng mọi sản phẩm họ làm việc, bất kể họ chạm vào giai đoạn nào, cuối cùng sẽ được sử dụng cho một thành viên trong gia đình. Cách tiếp cận này thiết lập bản chất toàn diện cho văn hóa chất lượng sẽ tác động đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp bạn – từ phát triển sản phẩm cho đến các hoạt động thương mại hóa.
Khi bạn tìm ra cách nuôi dưỡng văn hóa chất lượng của mình, hãy cùng nhóm của bạn sáng tạo về các mục tiêu bạn muốn đạt được với dự án của mình và bắt đầu từ đó.
Bạn có thể cảm thấy rằng bạn không cần một nền văn hóa chất lượng được xác định cho đến khi đi xa hơn, nhưng đến giai đoạn đó, công ty của bạn sẽ hình thành một số quy trình và thói quen nhất định sẽ khó phá vỡ hơn.
Để áp dụng điều này theo nghĩa thực tế, hãy xem xét phân tích nguyên nhân gốc rễ – bạn muốn giải quyết một vấn đề tiềm ẩn trong giai đoạn đầu hay đợi cho đến khi nó trở thành một vấn đề mang tính hệ thống?
Việc đại tu tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn so với việc thực hiện đúng ngay từ đầu, do đó, điều bắt buộc là phải chú trọng đến chất lượng ngay từ đầu.
2. Đào tạo nhân viên về văn hóa chất lượng
Đào tạo là khoản đầu tư xứng đáng mang lại lợi nhuận trong suốt quá trình phát triển của công ty. Các đội ngũ giỏi được hình thành bằng cách tham gia vào nhiều khía cạnh khác nhau của đào tạo, bao gồm các hoạt động củng cố các giá trị của văn hóa chất lượng trong công ty của họ.
Mọi người có thể tham gia mọi khóa đào tạo trên thế giới, nhưng họ cần phải hiểu được chương trình đào tạo cá nhân sẽ có lợi như thế nào và thực sự mang lại giá trị gì cho cả họ với tư cách là một cá nhân và cho công ty.
Đào tạo thường được yêu cầu thông qua các yêu cầu theo quy định hoặc các khóa học kỷ luật sau khi kiểm toán hoặc thanh tra, nhưng không nên tuân thủ như một hoạt động đánh dấu. Đào tạo là cơ hội để các nhóm phát triển các kỹ năng mới có thể được sử dụng để cải thiện sản phẩm và quy trình.
Một vấn đề với đào tạo là không phải lúc nào cũng có cách rõ ràng để đo lường hiệu quả của nó – một người có thể nhận được một tờ giấy xác nhận chứng nhận, nhưng điều này không có ý nghĩa nhiều nếu người đó không ghi nhớ những thông tin cần thiết để hoạt động hiệu quả.
Cách để giải quyết vấn đề này ở đây là áp dụng tư duy chất lượng để cải thiện.
3. Theo đuổi chất lượng thay vì theo đuổi sự tuân thủ
Nhiều công ty thấy việc tuân thủ là một quá trình phiền toái, nhưng chất lượng thực sự và sự tuân thủ chỉ song hành với nhau.
Vấn đề là – chỉ vì bạn tuân thủ không có nghĩa là bạn đang sản xuất ra sản phẩm chất lượng. Việc xem xét nhu cầu của các bên liên quan bên trong và bên ngoài sẽ tạo ra chất lượng cao đến mức việc tuân thủ trở thành một sản phẩm phụ tự nhiên.
Nhiều công ty xây dựng hệ thống chất lượng chỉ đơn thuần là phương tiện để đáp ứng các yêu cầu theo quy định, nhưng đây lại là một cơ hội bị bỏ lỡ để xây dựng văn hóa chất lượng và gặt hái những thành quả lâu dài.
Các công ty chỉ tập trung vào việc tuân thủ có xu hướng coi văn hóa chất lượng là nhiệm vụ của phòng Chất lượng, nhưng phải tiếp cận như một nỗ lực của toàn công ty. Các nhóm chất lượng thường được coi là tách biệt với phần còn lại của tổ chức vì họ thường cho rằng mình có thẩm quyền kiểm tra công việc, yêu cầu làm lại và khi làm như vậy, họ tự cho rằng mình có trách nhiệm ngăn chặn đà tiến triển.
Rõ ràng, đây không phải là cách công bằng để xem xét các thành viên của đội ngũ nhân viên Chất lượng, và đó là một tư duy mà bạn nên cảnh giác để sửa chữa nếu bạn gặp phải trong chính công ty của mình. Toàn bộ tổ chức của bạn nên áp dụng tư duy chất lượng trong mọi việc bạn làm và mọi tương tác giữa các phòng ban.
Mọi người muốn cảm thấy rằng họ đang làm điều gì đó có ý nghĩa và nếu nhóm của bạn chịu trách nhiệm phát triển và sản xuất thì mọi người tham gia đều đang làm điều gì đó có ý nghĩa – bạn chỉ cần đảm bảo rằng họ hiểu vai trò của mình trong quy trình để họ có cảm nhận nhất định về nó.
Khi chất lượng thực sự được đề cao trong mọi khía cạnh của công ty, bạn sẽ có sản phẩm tốt hơn và ít gặp trở ngại hơn, đơn giản vậy thôi.
4. Triển khai Kiểm soát Tài liệu Ngay từ đầu
Kiểm soát tài liệu đề cập đến các chính sách và thủ tục cần có để đảm bảo tổ chức có trách nhiệm giải trình đối với hồ sơ và dữ liệu khác.
Kiểm soát tài liệu là nền tảng cho sự thành công. Nếu thực hiện đúng, điều này cho phép mở rộng quy mô và làm cho chất lượng có thể lặp lại. Theo nghĩa pháp lý, đây là cách bạn chứng minh rằng tài liệu của mình đang tuân thủ các yêu cầu cần thiết để tuân thủ.
Giống như văn hóa chất lượng, các công ty nên triển khai kiểm soát tài liệu càng sớm càng tốt.
Việc kiểm soát tài liệu sớm thường có thể phát hiện ra lỗi và sai sót để có thể sửa chữa ngay khi còn ở giai đoạn đầu, giúp theo dõi mọi việc dễ dàng hơn.
Ví dụ giả sử bạn đang trong giai đoạn nghiên cứu của dự án và bạn gửi đi các đầu ra thiết kế để sản xuất nguyên mẫu. Một lỗi tài liệu trong quá trình này sẽ làm chậm trễ dự án của bạn và có thể lãng phí đáng kể vốn… tiền mà bạn có thể sử dụng để lập ngân sách cho một quy trình chặt chẽ hơn hệ thống quản lý tài liệu.
Có một hệ thống quản lý chất lượng (QMS) tốt có thể giúp kiểm soát tài liệu dễ dàng hơn nhiều.
Mỗi tài liệu có thể được theo dõi trạng thái phê duyệt với khả năng truy xuất đầy đủ trên các phiên bản mới nhất để triển khai và quản lý dễ dàng khi bạn mở rộng quy mô.
5. Giao tiếp rõ ràng với các cơ quan quản lý
Điều quan trọng là phải liên kết với các cơ quan quản lý càng nhiều càng tốt. Nếu bạn không lập kế hoạch và xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn chất lượng, rủi ro không tuân thủ của bạn sẽ rất cao và cuối cùng sẽ bị phát hiện tại một thời điểm nào đó trong quá trình này.
Về cơ bản, các cơ quan quản lý sẽ có trách nhiệm kiểm tra các rủi ro trong hoạt động của bạn, đây là một trong nhiều lý do tại sao quản lý rủi ro và quản lý chất lượng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Khi làm việc cùng các viên chức quản lý trong quá trình kiểm toán hoặc thanh tra, bạn nên đảm bảo các chuyến thăm của họ diễn ra liền mạch nhất có thể. Điều này có thể được thực hành và hoàn thiện bằng các cuộc kiểm toán nội bộ giữa tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình này. Bạn nên luôn sẵn sàng bất cứ lúc nào để xuất trình bất kỳ bằng chứng nào về hồ sơ hoặc thủ tục.
Mọi người có xu hướng lo lắng khi sắp có cuộc kiểm toán hoặc thanh tra, nhưng điều này phụ thuộc vào mức độ chuẩn bị của chính họ. Cơ quan quản lý không phải là kẻ thù – họ chỉ đơn giản là quan tâm đến phúc lợi của người dùng cuối của bạn . Trên thực tế, khuyến khích bạn liên hệ với các cơ quan quản lý khi bạn không chắc chắn về điều gì đó. Mặc dù các cơ quan quản lý không thể đóng vai trò là cố vấn cho các công ty nhưng đôi khi họ có thể cung cấp phản hồi có giá trị về những vấn đề như kiểm tra xác nhận chẳng hạn như lập kế hoạch hoặc chỉ cho bạn những nguồn tài nguyên hữu ích.
Tuân thủ thuật ngữ quy định ngay từ đầu và tạo thành thói quen – theo cách đó, nó sẽ trở thành bản năng, cả trong tổ chức của bạn và với các cơ quan quản lý, để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào trong quá trình kiểm toán hoặc thanh tra.
Bằng cách làm cho tất cả các quy trình của bạn được hiểu một cách phổ biến và dễ hiểu đối với các cơ quan quản lý, bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian để tập trung vào việc sản xuất sản phẩm chất lượng
6. Tìm kiếm phản hồi từ người dùng cuối
Chúng ta đã đề cập đến một điểm quan trọng trong văn hóa chất lượng của bạn liên quan đến việc đảm bảo ở mọi giai đoạn rằng sản phẩm của bạn sẽ có tác động tốt nhất có thể đến nhu cầu của người dung cuối
Một cách tuyệt vời để nâng cao văn hóa chất lượng của bạn, đồng thời đảm bảo sản phẩm của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, là bằng cách yêu cầu phản hồi từ người dùng cuối. Phản hồi này vô cùng có giá trị đối với quy trình của bạn và có thể giúp bạn phát hiện ra những lỗi mà ngay cả những kỹ sư quan trọng nhất của bạn cũng có thể bỏ sót. Mặc dù hầu hết các công ty đều tìm kiếm phản hồi này trong các giai đoạn sau của vòng đời dự án, nhưng vẫn có những lợi ích tiềm năng nếu thực hiện đúng cách trong các giai đoạn trước đó. Bạn có thể thu thập phản hồi thông qua các nhóm tập trung và khảo sát bất kỳ lúc nào trong hành trình vòng đời của mình và việc làm như vậy sẽ có tác động tích cực đến văn hóa chất lượng của bạn.
Khi thực hiện hiệu quả, bạn nên tìm kiếm phản hồi ở nhiều giai đoạn để có kết quả tốt nhất có thể. Lý tưởng nhất là bạn đã đặt các cơ chế tích hợp sẵn trong quá trình thiết kế, nghiên cứu, sản xuất và phát triển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này. Bạn cũng sẽ muốn thực hiện việc này ở nhiều khoảng thời gian khác nhau sau khi sản phẩm đã có mặt trên thị trường để theo dõi tiến trình liên tục của sản phẩm
Loại tiếp cận chủ động này được các cơ quan quản lý ưu tiên và các công ty thực hiện. Điều này có thể giảm các vấn đề về chất lượng và tạo cơ hội để chủ động, thay vì cảm thấy bị buộc phải thực hiện hành động phản ứng.
Bạn thường có nghĩa vụ theo dõi hiệu suất của sản phẩm trên thị trường vì không phải công ty nào cũng yêu cầu thử nghiệm và ngay cả khi có, bạn cũng không bao giờ có thể sao chép đầy đủ các điều kiện thị trường thực tế.
Theo dõi hiệu suất của sản phẩm và các quy trình xung quanh sản phẩm sẽ bảo vệ người dùng cuối và giúp đưa ra quyết định phát triển sản phẩm trong tương lai.
7. Sử dụng QMS có kích thước phù hợp
Văn hóa chất lượng của bạn phụ thuộc vào hiệu quả của hệ thống bạn sử dụng để quản lý chất lượng – điều cần thiết là phải có nền tảng, cơ sở hạ tầng và công cụ phù hợp để giám sát và duy trì văn hóa chất lượng đó, và cách bạn thiết lập và quản lý hoạt động đó vừa quan trọng vừa phù hợp.
Không có cách nào được thiết lập đểđiều chỉnh QMS của bạn cho phù hợp và thường có hai thái cực.
Một mặt, bạn có các công ty sử dụng QMS để bao quát mọi quy trình.
Thiết lập QMS thưa thớt có nghĩa là các thủ tục và tài liệu không rõ ràng, dẫn đến việc các nhiệm vụ thường xuyên được thực hiện theo những cách khác nhau bởi những người khác nhau.
Mặt khác, bạn có thể có QMS phức tạp hơn, làm chậm trễ các quy trình và tạo ra nhiều công việc hơn mức cần thiết cho loại công ty sử dụng nó. Các công ty khởi nghiệp thường bao gồm những người đến từ các công ty lớn hơn, những người cho rằng họ sẽ cần cùng một mức năng lực rộng lớn, trong khi thực tế không phải vậy.
Mặc dù tốt nhất là nên chuẩn bị sớm khi nói đến tài liệu, nhưng việc đi quá xa quá sớm có thể tạo ra chi phí và rào cản không cần thiết cho các công ty trên con đường tiếp cận thị trường. Chỉ vì bạn tuân thủ các tiêu chuẩn quy định không có nghĩa là bạn miễn nhiễm với mọi phát hiện kiểm toán tiềm ẩn. Các công ty có thể tránh được một cạm bẫy phổ biến bằng cách luôn tuân thủ các SOP và yêu cầu đã được ghi chép của họ.
Trọng tâm chính của các công ty giai đoạn đầu là đưa sản phẩm qua quy trình nộp đơn theo quy định. Để thiết lập giai đoạn đầu tiên của QMS, có một số quy trình thiết yếu phải được triển khai ngay từ đầu:
- Kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ
- Kiểm soát thiết kế
- Quản lý rủi ro
- Quản lý nhà cung cấp
Đó chỉ là những điều cơ bản.
QMS của bạn phải luôn “đang xây dựng”, phát triển khi công ty của bạn mở rộng quy mô. Đây là một quá trình tiến hóa – bạn muốn bắt đầu ở quy mô phù hợp và phát triển từ đó. Kiểm toán nội bộ có thể giúp xác định quy mô QMS ban đầu của bạn và chúng có lợi ích phụ là giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc kiểm toán và thanh tra theo quy định.
Bất kể bạn chọn hệ thống quản lý chất lượng nào, hãy đảm bảo bạn biết cách thức hoạt động của nó trước khi tích hợp – nếu đó là hệ thống kỹ thuật số, hãy yêu cầu bản demo, trao đổi với các nhà thiết kế, v.v
Tổng kết
Con đường xây dựng một nền văn hóa chất lượng thực sự không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng không có cách nào tốt hơn để tạo ra một sản phẩm vững chắc được tất cả các bên đánh giá cao.
Trên thực tế, khi các nhà đầu tư thấy một công ty khởi nghiệp đang lập kế hoạch tiếp cận chất lượng dài hạn,họ có xu hướng định giá cao hơnvề công ty đó.
Tại sao? Bởi vì nó mang lại cho họ ấn tượng rằng công ty của bạn có tiềm năng thành công và phát triển theo thời gian. Phần tốt nhất là, với một nền văn hóa chất lượng thực sự, ấn tượng đó có thể là chính xác.
Nuôi dưỡng một nền văn hóa chất lượng thực sự giúp bạn có được vị thế vững chắc với các cơ quan quản lý, đối tác, nhà đầu tư và người dùng cuối. Đây là một mục tiêu rất đáng theo đuổi đối với tất cả các công ty bất kể họ đang ở giai đoạn nào.
