Sau khi khám phá những xu hướng chính sẽ định hướng cho quản lý chất lượng vào năm 2025, chúng ta cũng cần biết cách chọn những công cụ tốt nhất để đưa tất cả những điều này vào thực tế.
Tất nhiên, việc lựa chọn giải pháp nào đó sẽ phụ thuộc chủ yếu vào nhu cầu của bạn và cơ sở hạ tầng của công ty bạn, tuy nhiên, có những phương pháp hay giúp bạn chọn được công cụ hoàn thiện nhất trong hầu hết các tình huống.
Khả năng tương thích với các hệ thống khác, bảo mật dữ liệu, tính linh hoạt khi sử dụng và hỗ trợ người dùng là một số tính năng đáng để bạn quan tâm. Dưới đây, bạn có thể tìm thêm các mẹo để chọn công cụ quản lý chất lượng tốt nhất vào năm 2025!
1/ Xác định nhu cầu cụ thể của bạn
Bước đầu tiên để biết bạn cần những công cụ nào và cách sử dụng chúng là hiểu rõ nhu cầu, khó khăn và kỳ vọng của bạn.
Để thực hiện điều này, hãy xác định những điểm bạn muốn giải quyết và mục tiêu bạn muốn đạt được với công cụ/hệ thống bạn đang nghĩ đến việc sử dụng. Ví dụ, nếu nhu cầu của bạn là quản lý tài liệu theo cách tích hợp, tạo điều kiện kiểm soát truy cập và chia sẻ, thì bạn nên tìm giải pháp ECM hoạt động trên đám mây
2/ Đánh giá tính dễ sử dụng
Tuy nhiên, chỉ biết những gì bạn cần và xác định một công cụ quản lý chất lượng có đủ nguồn lực để đáp ứng nhu cầu này là chưa đủ. Điều quan trọng nữa là phải biết liệu trên thực tế, bạn (và những người còn lại trong nhóm của bạn) có thể sử dụng giải pháp dễ dàng hay không.
Công cụ này phải trực quan và dễ sử dụng đối với tất cả những ai cần. Do đó, hãy tiến hành thử nghiệm, nghiên cứu thị trường và cố gắng giải đáp mọi thắc mắc của bạn về việc sử dụng giải pháp hàng ngày trước khi thuê.
3/ Kiểm tra khả năng tương thích với các hệ thống hiện có
Ngoài ra, hãy chú ý đến tính linh hoạt khi sử dụng công cụ mà bạn đang nghĩ đến. Đảm bảo rằng nó có thể tích hợp với các hệ thống và quy trình đang được sử dụng trong công ty của bạn.
Điều này không chỉ tránh được các vấn đề về khả năng tương thích và làm lại mà còn có khả năng tối đa hóa lợi ích của giải pháp mới. Nghĩa là, bạn có thể bắt đầu sử dụng nhiều giải pháp theo cách kết nối, do đó có thể kết nối các tác vụ hoặc thậm chí tập trung mọi thứ trong một ứng dụng duy nhất.
4/ Xem xét khả năng mở rộng
Ngoài khả năng tương thích, hãy đánh giá xem công cụ này có thể phát triển cùng công ty của bạn hay không, hỗ trợ tăng khối lượng dữ liệu, người dùng và nhu cầu.
Bằng cách đó, bạn có thể yên tâm rằng giải pháp sẽ có thể hữu ích khi hoạt động của bạn phát triển về quy mô và độ phức tạp. Hãy nhớ rằng đây là một điểm quan trọng, đặc biệt là khi đánh giá các nhà cung cấp có chi phí thấp hơn và thời gian ngắn trên thị trường, những nhà cung cấp này có xu hướng không hỗ trợ khả năng mở rộng cần thiết này.
5/ Đánh giá các công cụ phân tích và báo cáo
Bạn đã thấy rằng Phân tích dữ liệu lớn là xu hướng mạnh mẽ trong năm 2025. Do đó, hãy ưu tiên các công cụ và phần mềm có khả năng phân tích và báo cáo dữ liệu mạnh mẽ.
Hãy nhớ rằng chỉ lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn là chưa đủ; điều quan trọng nữa là phải có những cách an toàn và dễ dàng để truy cập nội dung đó, cũng như các cơ chế giúp biến dữ liệu thành thông tin có giá trị . Điều này cho phép bạn đưa ra các quyết định chiến lược hơn bằng cách phân tích các báo cáo thực sự hữu ích.
6/ Hỗ trợ nghiên cứu và đào tạo
Cho dù công cụ có tốt đến đâu và tích hợp tự nhiên vào hệ sinh thái của công ty bạn như thế nào thì vẫn sẽ xảy ra vấn đề. Đây là điều tự nhiên, vì vậy điều cần thiết là phải biết khả năng của công ty trong việc giúp bạn và nhóm của bạn giải quyết những vấn đề này.
Khi thuê một giải pháp, hãy nghiên cứu xem giải pháp đó có hỗ trợ khách hàng tốt không và thậm chí tốt hơn nữa là có tùy chọn đào tạo cho người dùng không. Một điểm khác biệt tích cực khác là có cách để thêm tài nguyên mới và đào tạo thêm
7/ Đảm bảo an toàn dữ liệu
Ngoài sự hỗ trợ trong quá trình sử dụng, một yếu tố thiết yếu khác khi nghiên cứu các lựa chọn công cụ chất lượng là tính bảo mật – cả của công cụ đó lẫn dữ liệu được lưu trữ trong đó .
Đảm bảo giải pháp bạn chọn có các biện pháp bảo mật đầy đủ để bảo vệ doanh nghiệp và khách hàng của bạn. Bảo vệ chống lại các cuộc tấn công, rò rỉ dữ liệu và truy cập không đúng cách là một số tính năng quan trọng.
8/ Chú ý tuân thủ pháp luật
Những người làm việc với chất lượng biết rằng tuân thủ là điều cần thiết như thế nào. Việc tuân thủ các quy tắc và luật lệ đa dạng nhất áp dụng cho một ngành không chỉ giúp tránh được các lệnh trừng phạt pháp lý mà còn giúp bảo vệ khách hàng và tạo dựng danh tiếng tích cực cho công ty.
Do đó, chỉ sử dụng công cụ quản lý chất lượng có thể tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu tuân thủ cụ thể của công ty bạn. Ví dụ, hãy đảm bảo rằng giải pháp tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định như ISO 9001 (sẽ được cập nhật vào năm 2026), LGPD, FDA 21 CFR Phần 11, ISO 27001 và nhiều tiêu chuẩn khác.
9/ Đọc đánh giá và yêu cầu bản demo
Cuối cùng, một mẹo áp dụng cho bất kỳ giao dịch mua nào: hãy lắng nghe những người đã sử dụng sản phẩm bạn đang định mua. Tham khảo đánh giá từ những người dùng khác , trao đổi với các chuyên gia khác trong lĩnh vực này và xin ý kiến của họ, đồng thời thực hiện các cuộc trình diễn để đánh giá công cụ khi sử dụng.
Bạn càng có nhiều thông tin và bối cảnh thì cơ hội đưa ra lựa chọn tốt càng cao.
Hệ thống quản lý chất lượng tốt nhất cho năm 2025 là gì?
Bây giờ bạn đã biết xu hướng quản lý chất lượng trong năm tới và biết những “mẹo vàng” để thuê được giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Tuy nhiên, nên chọn loại hệ thống nào khi có quá nhiều lựa chọn trên thị trường? Bí quyết ở đây, như bạn đã thấy, là xem xét các đặc điểm cụ thể của công ty bạn và lĩnh vực mà công ty hoạt động. Hãy xem xét điểm mạnh và điểm yếu của các hệ thống và chọn giải pháp lý tưởng cho công ty của bạn.
Phần kết luận
Khi chúng ta bước vào năm 2025, việc tích hợp các công nghệ mới nổi như trí tuệ nhân tạo, thực tế tăng cường và phân tích dữ liệu lớn sẽ tiếp tục chuyển đổi hoạt động quản lý chất lượng.
Những công cụ này không chỉ tăng hiệu quả và độ chính xác mà còn cho phép tiếp cận chủ động hơn và lấy khách hàng làm trung tâm. Các công ty áp dụng những công nghệ này sẽ chuẩn bị tốt hơn để dự đoán các vấn đề, tối ưu hóa quy trình và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ vượt quá mong đợi của khách hàng.
