Phòng ngừa cháy rừng luôn dễ hơn dập tắt nó. Tương tự như vậy, xây dựng chất lượng vào sản phẩm ngay từ đầu hiệu quả hơn là vá lỗi sau khi chúng gây ra thiệt hại.
Không giống như quản lý truyền thống, đó chính xác là cách Quản lý tinh gọn chủ động giải quyết vấn đề quản lý chất lượng bằng các công cụ cải tiến liên tục .
Quản lý chất lượng phản ứng so với chủ động
Để hiểu cách xây dựng chất lượng cho sản phẩm ngay từ đầu, chúng ta cần hiểu tại sao điều này không diễn ra một cách tự nhiên.
Cách phổ biến nhất để ngăn ngừa lỗi đến tay khách hàng là đưa nhiều cuộc kiểm tra và các KPIs hoặc số liệu vào quy trình.
Nếu chúng ta nghĩ trong bối cảnh của các luồng giá trị, thì cả kiểm tra lẫn số liệu đều không mang lại giá trị nào cho khách hàng. Vì chúng giúp bạn phát hiện và phản ứng với các khiếm khuyết đã tạo ra, bạn nhận được những gì bạn đo lường.
Bây giờ, đừng hiểu lầm, cả KPI và kiểm tra chắc chắn đều là những công cụ quản lý chất lượng hữu ích và cần thiết.
Vấn đề là chúng không thực sự ngăn chặn các lỗi chất lượng xảy ra, vì vậy chỉ dựa vào chúng để tạo ra chất lượng là không đủ.
Cuối cùng, quản lý chất lượng phản ứng khiến chúng ta tạo ra nhiều chi phí liên quan hơn và vẫn có nhiều lỗi trong mã hoặc khuyết điểm trong sản phẩm.
Như đã nói, làm thế nào chúng ta chuyển sang quản lý chất lượng chủ động ?
Thiết lập một nền văn hóa chất lượng
Cách quản lý tinh gọn xem xét vấn đề chất lượng là thông qua lăng kính giá trị và cải tiến liên tục.
Trên thực tế, chất lượng nội tại là kết quả tự nhiên của việc áp dụng thành công tư duy cải tiến liên tục và các nguyên tắc tinh gọn trên toàn công ty.
Tư duy Lean, cải tiến liên tục trở thành chất keo gắn kết mọi thứ lại với nhau. Mọi nguyên tắc quản lý Lean đều được chuyển thành hành động, ảnh hưởng đến cách chất lượng được nhận thức trong suốt quá trình phát triển sản phẩm .
- Tư duy lấy giá trị làm trung tâm có nghĩa là mọi thứ bạn làm đều cần mang lại giá trị cho khách hàng. Khách hàng của bạn là bất kỳ ai nhận được thành quả công việc của bạn.
- Tư duy có ý thức về tính dư thừa giúp loại bỏ bất cứ thứ gì không tạo thêm hoặc hỗ trợ giá trị. Điều này dẫn đến ít số liệu hoặc bước dư thừa hơn trong một quy trình.
- Luồng công việc liên tục khuyến khích làm việc theo từng đợt nhỏ hơn. Điều này làm giảm nguy cơ lỗi lớn hơn, giúp sửa chữa dễ dàng hơn và thiết lập luồng giao hàng trơn tru.
- Các nút thắt cổ chai được loại bỏ hoặc bảo vệ vì lợi ích của luồng. Nếu một giai đoạn làm việc tạo ra nhiều giá trị nhưng mất quá nhiều thời gian, chi phí chậm trễ cho phần còn lại của quy trình có thể vượt quá giá trị này.
- Loại bỏ có nghĩa là nỗ lực và nguồn lực không nên được đầu tư vào những thứ không liên quan đến các bên liên quan của bạn.
- Lãnh đạo cấp cao trao quyền cho người đang thực hiện công việc để giải quyết các vấn đề, cho phép bạn giải quyết tận gốc các vấn đề.
- Phân tích và cải tiến liên tục. Áp dụng các nguyên tắc Lean một lần sẽ không hiệu quả. Liên tục phân tích công việc, kết quả, sai lầm của bạn và phát triển dựa trên đó.
Biến Nguyên tắc thành Thực hành
Quá trình cải tiến chất lượng chủ động bắt đầu phát huy tác dụng khi mọi người trong nhóm (bao gồm cả các nhà lãnh đạo) bắt đầu nghĩ về công việc của mình theo bối cảnh các giá trị Lean.
Văn hóa cải tiến liên tục cần phải bắt đầu tác động đến mọi quy trình làm việc, quyết định và chính sách hình thành nên quy trình làm việc và hệ thống kiểm soát chất lượng.
Sau đây là cách mà mô hình và nguyên tắc tinh thần này có thể được chuyển thành các chính sách quy trình làm việc thực tế giúp xây dựng chất lượng ở mọi giai đoạn công việc:
- Không chấp nhận/xây dựng/vận chuyển một khiếm khuyết – khiếm khuyết không được tạo ra một cách có ý thức, được phép tiến triển trong suốt quá trình hoặc được chuyển đến khách hàng. Mục tiêu là không có khiếm khuyết trong quá trình.
- Lỗi không thể thoát khỏi trạm/nhóm/cá nhân – mọi vấn đề về chất lượng đều được giải quyết ngay tại giai đoạn làm việc mà chúng được tạo ra/phát hiện.
- Các nhóm tự tổ chức chủ động hành động bất cứ khi nào cần khắc phục sự cố, phân phối lại công việc hoặc tài nguyên. Nếu cần, một nhóm hoặc cá nhân có thể nêu vấn đề và dừng quy trình vì mục đích giải quyết hiệu quả.
- Quy trình làm việc chuẩn hóa, chất lượng, chính sách rõ ràng đưa ra định nghĩa rõ ràng. Giá trị và chất lượng trở thành yêu cầu kinh doanh cơ bản được truyền đạt đúng cách và mong đợi ở mọi giai đoạn của quy trình làm việc.
- Ban lãnh đạo đánh giá cao những đề xuất cải tiến liên tục . Việc nêu vấn đề và đề xuất giải pháp được khuyến khích bất kể vị trí hoặc cấp bậc của bạn.
Áp dụng các nguyên tắc cải tiến chất lượng liên tục chủ động ở đây có nghĩa là mọi người trong nhóm phát triển bắt đầu suy nghĩ về giá trị ở cấp độ toàn bộ quy trình.
Mỗi khi một nhiệm vụ phải lặp lại chỉ vì sự cẩu thả – đó là một sự lãng phí.
Một số lãng phí là không thể tránh khỏi, nhưng khi bạn chủ động tìm kiếm cơ hội cải tiến, bạn sẽ cố gắng giảm thiểu lãng phí có thể phòng ngừa được.
Đó là cách các chính sách và văn hóa chất lượng chủ động tạo nên sự khác biệt khả thi. Các cuộc kiểm tra hoặc thử nghiệm không đạt giúp chỉ ra các vấn đề và cho thấy nơi nào cần cải thiện.
Tuy nhiên, cải tiến liên tục đặt ra cả điều kiện tiên quyết cho thành công và nguyên tắc hành động khi mọi việc không hiệu quả.
Lợi ích kinh doanh của việc cải tiến chất lượng liên tục
Ngay khi bạn để tư duy lấy giá trị làm trung tâm và các hoạt động cải tiến liên tục hướng dẫn các nỗ lực quản lý chất lượng, bạn sẽ khám phá ra nhiều lợi ích to lớn:
- Thực tế là không có vấn đề nào được chuyển xuống chuỗi nên sẽ tiết kiệm được thời gian lãng phí trong suốt quy trình làm việc để khắc phục các lỗi có thể phòng ngừa được.
- Thời gian lặp lại và kiểm tra công việc càng ít thì năng lực của toàn bộ quy trình sản xuất càng lớn.
- Kết hợp với các nhóm tự tổ chức, các nguyên tắc cải tiến chất lượng liên tục tích hợp sẵn giúp giảm nhu cầu thực hiện một số thử nghiệm và kiểm tra.
- Thời gian giao hàng nhanh hơn và chất lượng cao hơn dẫn đến tổng chi phí sản xuất thấp hơn và biên lợi nhuận cao hơn.
Chìa khóa là bản chất liên tục của sự cải tiến này. Các nguyên tắc và thực hành tinh gọn không phải là danh sách kiểm tra một lần mà là nỗ lực liên tục.
