Tin tức chung

09 YẾU TỐ CỐT LÕI CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Mọi doanh nghiệp đều biết rằng chất lượng là điều quan trọng nhất. Nhưng việc xác định chất lượng và điều chỉnh định nghĩa này cho phù hợp với các quy định đòi hỏi một cách tiếp cận có chủ ý được gọi là QMS . QMS là viết tắt của hệ thống quản lý chất lượng và là từ viết tắt dùng để mô tả hệ thống toàn diện mà một doanh nghiệp sử dụng để quản lý chất lượng trong suốt hoạt động của mình.

Trước khi đi sâu vào các phần chính của QMS, hãy xác định toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

 

Hệ thống quản lý chất lượng, hay gọi tắt là QMS, là một bộ tài liệu và quy trình giúp tổ chức đưa sản phẩm ra thị trường an toàn và hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu quy định và đáp ứng nhất quán mong đợi của khách hàng.

Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng là gì?

 

Mục đích của việc triển khai QMS là để đảm bảo chất lượng nhất quán của sản phẩm hoặc dịch vụ, đặc biệt khi tổ chức phát triển và phải xác minh rằng mọi người đều đáp ứng các tiêu chuẩn một cách nhất quán trong khi sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

Có QMS là chìa khóa đối với hầu hết các doanh nghiệp trong lĩnh vực nhất là đối với các doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất. Xây dựng một QMS hiệu quả có vẻ giống như rất nhiều thủ tục giấy tờ và tài liệu, có thể tốn thời gian và tốn kém, nhưng khi được triển khai hiệu quả, QMS có thể giúp tiết kiệm chi phí trong toàn doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:

 

Hệ thống quản lý chất lượng không phải là một quy mô phù hợp cho tất cả—mỗi tổ chức sẽ cần xây dựng hệ thống QMS của riêng mình để phù hợp với nhu cầu của họ.

Điểm khởi đầu chính để xây dựng QMS là tham khảo tiêu chuẩn ISO 9001 . ISO 9001: Hệ thống quản lý chất lượng là một tiêu chuẩn có thể áp dụng cho bất kỳ loại hình kinh doanh nào và cung cấp khuôn khổ để xây dựng QMS (nó đủ chung để áp dụng cho nhiều công ty cung cấp dịch vụ hoặc sản xuất sản phẩm.)

Tiêu chuẩn ISO 9001 có một số nội dung phụ dành riêng cho ngành. Một số doanh nghiệp đặc thù có những yêu cầu nghiêm ngặt hơn được điều chỉnh cho phù hợp với ngành cụ thể. ISO 9001 là nơi tuyệt vời để bắt đầu, sau đó hướng tới các tiêu chuẩn khác

Xây dựng QMS dựa trên rủi ro

Việc sử dụng các khuôn khổ quản lý để đảm bảo chất lượng nhất quán không phải là mới, nhưng các chi tiết cụ thể về những yếu tố tạo nên sự tuân thủ của hệ thống chất lượng vẫn tiếp tục phát triển.

Trong hơn 10 năm qua, người ta đã tăng cường tập trung vào việc thực hiện cách tiếp cận dựa trên rủi ro đối với chất lượng . Điều này có nghĩa là các tổ chức phải xây dựng một QMS có các nguyên tắc đánh giá rủi ro được tích hợp trong tất cả các chính sách QMS cốt lõi. Một phần của việc xây dựng văn hóa chất lượng hiện nay có nghĩa là văn hóa tư duy dựa trên rủi ro.

Các tổ chức có thể chọn tìm kiếm chứng nhận với các tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu như ISO 9001. Quá trình chứng nhận bao gồm việc yêu cầu nhà đăng ký thực hiện đánh giá chứng nhận ban đầu và sau đó đánh giá lại định kỳ để đảm bảo rằng QMS vẫn tuân thủ và được triển khai hiệu quả.

Từ quan điểm kinh doanh, mặc dù quy trình chứng nhận có thể tốn kém nhưng cuối cùng nó có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình đánh giá của khách hàng vì việc có chứng nhận đó sẽ mang lại mức độ đảm bảo khách hàng.

9 yếu tố cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng

 

Cấu trúc QMS giống như một kim tự tháp. Đỉnh cao xác định các mục tiêu của QMS một cách đơn giản và rõ ràng là chính sách chất lượng. Từ đó, nó sẽ được chuyển thành sổ tay chất lượng, mục tiêu chất lượng, quy trình, quy trình, hướng dẫn công việc, v.v.

Trước khi phát triển và triển khai QMS, tổ chức phải tìm ra phương hướng chất lượng của mình. QMS bắt đầu bằng chính sách chất lượng, chính sách này đóng vai trò là nguyên tắc hướng dẫn để xây dựng phần còn lại của hệ thống. Mặc dù chính sách chất lượng chỉ là một tuyên bố nhưng nó là ‘ngôi sao bắc đẩu’ của QMS và sẽ rất quan trọng để thiết lập văn hóa chất lượng.

1. Chính sách chất lượng

 

QMS được điều khiển bởi một số kiến thức cấp cao nhất hướng dẫn phát triển phần còn lại của QMS. Những kiến thức này sẽ đóng vai trò là điểm neo để đảm bảo tính nhất quán khi phần còn lại của QMS được phát triển. Các kiến thức cấp cao nhất cho bất kỳ QMS nào là chính sách chất lượng, sổ tay chất lượng và mục tiêu chất lượng. Khi bạn bắt đầu tạo hệ thống quản lý chất lượng, bước đầu tiên là soạn thảo chính sách chất lượng. 

Trước khi bạn có thể làm bất cứ điều gì có ý nghĩa với hệ thống quản lý chất lượng mới, trước tiên bạn cần xác định ý nghĩa của chất lượng trong công ty của mình bằng cách viết chính sách chất lượng.

Chính sách chất lượng cũng có thể là sứ mệnh, giá trị hoặc tuyên bố về nguyên tắc của công ty bạn. Sau khi thực hiện xong điều này, bạn có thể đặt ra những kỳ vọng trong toàn tổ chức, từ giám đốc điều hành và quản lý cấp cao đến người giám sát và nhân viên. Chính sách chất lượng là bước đầu tiên hướng tới việc xây dựng văn hóa chất lượng trong tổ chức của bạn.

Chính sách chất lượng phải là một tuyên bố đơn giản, thẳng thắn, làm rõ những ưu tiên của công ty. Chính sách chất lượng có thể được sửa đổi trong tương lai nếu cần thiết, nhưng vì đây là thành phần then chốt nên tốt nhất bạn nên dành chút thời gian để suy nghĩ kỹ và thực hiện đúng ngay lần đầu tiên.

Ví dụ về chính sách chất lượng

Chúng ta hãy xem đoạn trích sau đây làm ví dụ về chính sách chất lượng và đưa ra một số kết luận dựa trên chính sách đó:

Công ty Widget cam kết xây dựng các tiện ích tuân thủ, chất lượng để hỗ trợ khách hàng trong nỗ lực của họ. Cam kết này được thể hiện thông qua các quy trình chất lượng được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản để luôn mang lại kết quả nhất quán. Đội ngũ quản lý của chúng tôi luôn nỗ lực không ngừng cải tiến và đổi mới để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Dựa trên chính sách này, người ta giả định rằng Công ty Widget sẽ tập trung mạnh vào các quy trình vận hành tốt và nhân sự được đào tạo để biết cách thực hiện tốt công việc của họ. Nó cũng xác định rằng ban quản lý có trách nhiệm cải tiến và đổi mới liên tục. Chính sách này sau đó có thể được sử dụng để phát triển các mục tiêu chất lượng nhằm đảm bảo rằng các giá trị nêu trong chính sách được tuân thủ.

Một khi chính sách đã được thiết lập, điều quan trọng là phải phổ biến rộng rãi trong toàn công ty. Điều này phải được đăng công khai tại cơ sở và nhân viên ở tất cả các cấp phải nhận thức rõ về chính sách này.

Nếu đăng ký chứng nhận, kiểm toán viên ISO thậm chí có thể hỏi nhân viên để xem họ có biết chính sách này hay không, hoặc ít nhất là họ có biết tìm chính sách đó ở đâu không.

2. Sổ tay chất lượng

 

Sổ tay chất lượng là bản tổng quan về toàn bộ QMS có thể được cung cấp cho khách hàng hoặc đánh giá viên để giúp họ nhanh chóng hiểu cách cấu trúc QMS và lĩnh vực QMS nào, nếu có, tổ chức được miễn hoặc không áp dụng cho hệ thống của họ.

  • Mô tả phạm vi của QMS
  • Chi tiết các yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc khuôn khổ QMS
  • Liệt kê mọi thành phần của QMS bị loại trừ khỏi quá trình triển khai
  • Tham khảo các thủ tục chất lượng cụ thể được sử dụng trong tổ chức
  • Cung cấp tài liệu trực quan về các quy trình quan trọng thông qua sơ đồ
  • Giải thích các chính sách và mục tiêu chất lượng của tổ chức

Sổ tay chất lượng phải gần như ở dạng phác thảo và không được chứa thông tin chi tiết về các thủ tục hoặc quy trình. Lưu đồ, bảng biểu và các hình thức trình bày thông tin trực quan khác rất hữu ích và phù hợp với sổ tay. Sổ tay hướng dẫn cũng cần xác định thứ bậc của các tài liệu chất lượng. Ví dụ:

 3. Mục tiêu chất lượng

 

Các mục tiêu này được thiết kế để khuyến khích các tổ chức xác định mục tiêu chiến lược và mục đích cho QMS.

Mục tiêu biến tầm nhìn của tổ chức thành hiện thực bằng cách tạo ra mối liên kết giữa yêu cầu của khách hàng với các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được và có thể đạt được.

Các mục tiêu được viết tốt sẽ góp phần tạo nên sáng kiến ​​về hệ thống quản lý chất lượng và thiết lập văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm trong một tổ chức. Chúng cũng đóng vai trò là kim chỉ nam cho tổ chức biết điều gì đang hoạt động tốt và những lĩnh vực nào có thể cần được chú ý nhiều hơn.

Mục tiêu chất lượng phải thực tế; Đừng nhắm tới các vì sao nếu bạn chưa đặt chân lên mặt trăng.

Ví dụ: nếu sự không tuân thủ là một vấn đề mà bạn hiện đang giải quyết thông qua các mục tiêu chất lượng, thì đừng nhắm đến sự hoàn hảo ngay từ đầu. Các mục tiêu chất lượng nên được xem xét lại và sửa đổi định kỳ, vì vậy bạn có thể thực tế và sau đó thử thách bản thân khi mọi thứ đã được kiểm soát nhiều hơn. Một số mục tiêu chất lượng ví dụ bao gồm:

  • 100% đào tạo nhân viên mới hoàn thành trong vòng 30 ngày kể từ ngày tuyển dụng
    • Mục tiêu này phù hợp với chính sách chất lượng với trọng tâm là đào tạo nhân sự. Điều này có thể được đo lường bằng cách xem hồ sơ đào tạo cho nhân viên mới và xác minh rằng khóa đào tạo đã được hoàn thành trong vòng 30 ngày. Điều này cũng nhấn mạnh vào việc đào tạo vì ban quản lý sẽ xem đây là một phần của Đánh giá của Ban quản lý.
  • 85% báo cáo không phù hợp được đóng trong vòng 45 ngày
    • Mục tiêu này có ý nghĩa đối với một công ty đang phải vật lộn với sự không phù hợp, có thể do thay đổi lãnh đạo, thiếu nhân sự, v.v. Ngoài ra, 100% có thể không phải là mục tiêu thích hợp cho những thứ như báo cáo sự không phù hợp vì bạn thường dựa vào nhà cung cấp để thông tin và có thể cần phải sản xuất sản phẩm thay thế trước khi kết thúc báo cáo.

Mục tiêu chất lượng phải cung cấp tầm nhìn rõ ràng cho mọi thành viên trong tổ chức để hiểu mục đích của công ty và giá trị của QMS. Các mục tiêu phải cung cấp thước đo rõ ràng để đo lường tiến độ so với các mục tiêu chiến lược, bao gồm mốc thời gian đạt được thành tích và thông số cải thiện có thể đo lường được.

4. Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm

 

Các kiến thức cao cấp nhất cung cấp khuôn khổ cơ bản và điểm khởi đầu cho QMS, nhưng chúng không chứa đủ chi tiết để đảm bảo chất lượng. QMS cần có nhiều chính sách, thủ tục, quy trình, tài liệu và hồ sơ khác nhau để duy trì chất lượng nhất quán và ghi lại bằng chứng về chất lượng đó.

 

QMS phải bao gồm mô hình rõ ràng và hiện hành về cơ cấu tổ chức cũng như trách nhiệm của tất cả các cá nhân trong tổ chức. Điều này thường được thực hiện bằng sơ đồ tổ chức, thể hiện trực quan các vai trò và quy trình trách nhiệm.

Điều này có thể được đưa vào sổ tay chất lượng nhưng thường được quản lý dưới dạng tài liệu độc lập và được tham chiếu trong sổ tay chất lượng.

5. Kiểm soát và quản lý tài liệu, hồ sơ

 

Trong QMS, tất cả tài liệu phải được kiểm soát và tất cả hồ sơ phải được lưu giữ. Hãy coi tài liệu như các thủ tục, mẫu biểu mẫu, sổ tay chất lượng, hướng dẫn công việc, danh sách nhà cung cấp được phê duyệt và các tài liệu khác góp phần tạo ra sản phẩm theo bất kỳ cách nhỏ nào.