6. Tại sao kiểm toán chất lượng lại quan trọng?
Kiểm toán chất lượng có thể tăng đáng kể giá trị của công ty và giúp tạo ra văn hóa “chất lượng là trên hết” trong tổ chức, nhà cung cấp và chuỗi cung ứng của bạn.
Quá trình này có thể:
- Nâng cao chất lượng của cả hệ thống và sản phẩm;
- Đánh giá hiệu quả chi phí của hệ thống chất lượng;
- Định lượng hiệu quả của các chương trình chất lượng;
- Tăng năng suất bằng cách đảm bảo sản lượng sản phẩm đồng đều hơn, giảm thiểu lỗi, giảm lãng phí tài nguyên và lao động; và
- Cung cấp cho nhân viên một nền tảng để báo cáo những thiếu sót trong việc giải thích các yêu cầu chất lượng cơ bản nhất.
7. Kiểm toán chất lượng có những lợi ích gì?
Kiểm toán chất lượng thường xuyên trong tổ chức của bạn có rất nhiều lợi thế. Sau đây là cách chúng có thể giúp ích cho công ty của bạn. Kiểm toán chất lượng:
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt hơn
- Cho phép tổ chức loại bỏ tình trạng kém hiệu quả
- Cải thiện sự tập trung vào số liệu chất lượng
- Giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên
- Cung cấp các biện pháp khắc phục đối với các hành động không phù hợp
8. Danh sách kiểm toán chất lượng là gì?
Danh sách kiểm toán chất lượng là công cụ hỗ trợ kiểm toán viên, quản lý chất lượng, thanh tra viên hoặc người được chỉ định trong việc kiểm toán sản phẩm hoặc quy trình hoạt động. Công cụ này hỗ trợ đánh giá hiệu quả hoạt động của các quy trình kiểm soát chất lượng đã thiết lập và xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào cần được sửa chữa. Kiểm toán kiểm soát chất lượng thường xuyên có thể thúc đẩy các hoạt động quản lý chất lượng sản phẩm tốt, tăng hiệu quả kinh doanh và nâng cao chiến lược của công ty trong khi vẫn tuân thủ các yêu cầu hiện tại
Danh sách kiểm toán chất lượng được viết theo mục tiêu kiểm toán của công ty và có thể có các lĩnh vực kỹ thuật cụ thể cần được xem xét để thực hiện chất lượng. Tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 thường được sử dụng làm hướng dẫn cho các lĩnh vực chính mà danh sách kiểm tra chất lượng cần bao gồm.
a. Tài liệu và thủ tục
- Đảm bảo có các biện pháp kiểm soát chất lượng chính thức và được ghi chép lại.
- Đảm bảo rằng các thủ tục là hiện tại và nhân viên của tổ chức có thể truy cập chúng
- Xác minh rằng các nhân viên tuân thủ các quy trình đã chỉ định
- Tìm kiếm bất kỳ vi phạm giao thức nào được ghi nhận và cách khắc phục.
b. Kiểm soát chất lượng và thử nghiệm
- Xem xét tài liệu về quy trình kiểm tra và kiểm soát chất lượng
- Đảm bảo thiết bị thử nghiệm được bảo trì và hiệu chuẩn
- Đảm bảo tất cả các sản phẩm đều trải qua quá trình kiểm tra chất lượng và kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất
- Đánh giá cách xử lý và thải bỏ các sản phẩm không phù hợp
c. Quản lý chất lượng nhà cung cấp
- Xem xét quy trình lựa chọn và phê duyệt nhà cung cấp.
- Tìm kiếm tài liệu về kiểm toán và đánh giá của nhà cung cấp
- Xác minh rằng vật liệu đầu vào tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng
- Kiểm tra các thủ tục để giải quyết và quản lý các trường hợp không tuân thủ của nhà cung cấp cấp thấp hơn
d. Năng lực và đào tạo của nhân viên
- Kiểm tra để xác minh rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ về các hoạt động chất lượng.
- Đảm bảo theo dõi việc đào tạo nhân viên và đánh giá năng lực.
- Xác minh rằng các nhân viên nhận thức được trách nhiệm của họ trong việc đảm bảo chất lượng
e. Biện pháp khắc phục và phòng ngừa
- Xem xét các thủ tục hoặc tìm kiếm, báo cáo và giải quyết các trường hợp không tuân thủ.
- Kiểm tra tài liệu về các hoạt động khắc phục và phòng ngừa đã thực hiện.
- Đánh giá các phương pháp được sử dụng để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề về chất lượng hoặc sự không phù hợp.
- Hãy cẩn thận khi tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ đối với những vấn đề nghiêm trọng.
- Kiểm tra sự thành công của các biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
f. Kiểm toán và đánh giá nội bộ
- Xác minh rằng các biện pháp đã được thực hiện để khắc phục sự cố và các báo cáo kiểm toán đã được ghi lại.
- Xác minh rằng nhân viên có trình độ đang tiến hành kiểm toán.
- Xem xét sự thành công của các biện pháp khắc phục trước đó được thực hiện thông qua kiểm toán.
g. Đánh giá quản lý
- Kiểm tra tần suất và thông tin có trong đánh giá quản lý.
- Phân tích mức độ tham gia của ban quản lý cấp cao vào các hoạt động liên quan đến kiểm soát chất lượng.
- Xác minh rằng các quyết định cải tiến được đưa ra là kết quả của đánh giá quản lý.
9. Kiểm toán đảm bảo chất lượng và kiểm toán kiểm soát chất lượng
Cả kiểm toán QC và kiểm toán QA đều sử dụng cùng một quy trình kiểm toán được các kiểm toán viên sử dụng để xác định xem sản phẩm, quy trình sản xuất và hệ thống quản lý có tuân thủ các tiêu chí đã định trước hay không.
10.Những lý do chính dẫn đến thất bại trong kiểm toán chất lượng
- Đội ngũ kiểm toán viên không có trình độ
- Hiểu sai về khuôn khổ và yêu cầu kiểm toán
- Sự tham gia kém của bên được kiểm toán và việc cung cấp thông tin kém, ví dụ như người quản lý không có mặt để phỏng vấn kiểm toán, thiếu tài liệu để xem xét.
- Đánh giá kiểm toán chưa đủ nghiêm ngặt
- Không có mục tiêu kiểm toán rõ ràng
- Không đủ nguồn lực
Có thể ngăn ngừa thất bại kiểm toán chất lượng bằng cách có những kiểm toán viên chuyên nghiệp có kỹ năng điều tra mạnh mẽ, kiến thức kỹ thuật và kinh nghiệm trong việc tiến hành kiểm toán chất lượng trong bối cảnh sản xuất và kỹ thuật. Họ cũng nên có nền tảng kỹ thuật – điều quan trọng là phải kiểm tra cẩn thận vì nhiều kiểm toán viên chất lượng có thể có nền tảng tài chính hoặc kinh doanh nhiều hơn. Việc làm rõ các mục tiêu và yêu cầu kiểm toán, có danh sách kiểm tra kiểm toán tốt có thể giúp đảm bảo kiểm toán thành công.
