Các công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán và kế toán vẫn còn thời gian để triển khai thành công các tiêu chuẩn quản lý chất lượng mới, nhưng họ phải bắt đầu ngay bây giờ để sẵn sàng khi các tiêu chuẩn có hiệu lực vào ngày 15 tháng 12 năm 2025. Hãy nhớ rằng các công ty có năm đánh giá ngang hàng kết thúc sau ngày này (nhiều đợt đánh giá sẽ được thực hiện bắt đầu từ năm 2026) sẽ phải đánh giá hệ thống của họ theo các tiêu chuẩn quản lý chất lượng mới — các công ty không tuân thủ có thể không vượt qua được đợt đánh giá ngang hàng của họ!
Bạn có thể cảm thấy choáng ngợp và không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu và làm thế nào để thu hẹp khoảng cách từ các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng dựa trên chính sách hiện tại sang các tiêu chuẩn quản lý chất lượng dựa trên rủi ro mới. Có rất nhiều việc phải làm và thời gian để thực hiện — bây giờ là lúc để bắt đầu. Vậy, làm thế nào để bạn thực hiện được nhiệm vụ quan trọng này? Bài viết này cung cấp lời khuyên về cách thực hiện điều đó
- Phát triển một cách tiếp cận để thực hiện
Không có câu trả lời đúng nào trong việc phát triển phương pháp tiếp cận để triển khai. Một số phương pháp thực tế bao gồm:
- Từng thành phần: Bắt đầu với một thành phần mà công ty bạn cảm thấy đã được thiết lập tốt và phát triển các mục tiêu chất lượng, rủi ro về chất lượng và phản hồi cho thành phần đó trước khi chuyển sang thành phần khác.
- Từng bước: Đầu tiên, hãy phát triển tất cả các mục tiêu chất lượng, đánh giá mọi rủi ro về chất lượng, sau đó thiết kế và triển khai các biện pháp ứng phó với rủi ro về chất lượng.
- Thận trọng : Một phản hồi có thể giải quyết nhiều rủi ro chất lượng trên nhiều thành phần khác nhau và một rủi ro chất lượng có thể yêu cầu nhiều hơn một phản hồi. Việc triển khai các tiêu chuẩn quản lý chất lượng sẽ mang tính lặp lại và có thể yêu cầu đánh giá lại đánh giá rủi ro, phân tích khoảng cách và phản hồi.
2. Xác định phương pháp tiếp cận tài liệu
Hình thức, nội dung và phạm vi của tài liệu có thể bị ảnh hưởng bởi tính phức tạp của công ty và bản chất cũng như hoàn cảnh của các lĩnh vực thực hành và tổ chức của công ty. Tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng của công ty phải:
- Hỗ trợ nhân viên hiểu nhất quán về hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm vai trò và trách nhiệm của họ khi thực hiện nhiệm vụ.
- Hỗ trợ việc thực hiện và vận hành các phản hồi một cách nhất quán.
- Cung cấp bằng chứng về thiết kế, triển khai và vận hành phản hồi để hỗ trợ hệ thống quản lý chất lượng của cá nhân có trách nhiệm.
3. Quy trình đánh giá rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro là một thành phần mới mà các công ty sẽ thiết kế và triển khai như một phần của hệ thống quản lý chất lượng của họ. Quy trình này bao gồm việc thiết lập các mục tiêu chất lượng, xác định và đánh giá các rủi ro về chất lượng có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu chất lượng và thiết kế và triển khai các phản ứng để giải quyết các rủi ro về chất lượng đã đánh giá.
4. Thiết lập mục tiêu chất lượng
Tuyên bố về Tiêu chuẩn quản lý chất lượng (SQMS) , Hệ thống quản lý chất lượng của một công ty , nêu rõ các mục tiêu chất lượng mà công ty phải thiết lập. Mục tiêu chất lượng là kết quả mong muốn liên quan đến các thành phần của hệ thống quản lý chất lượng mà công ty phải đạt được. Các công ty phải thiết lập các mục tiêu chất lượng cụ thể cho:
- Quản trị và lãnh đạo.
- Yêu cầu đạo đức có liên quan.
- Chấp nhận và tiếp tục mối quan hệ với khách hàng và các cam kết cụ thể.
- Hiệu suất tương tác.
- Tài nguyên.
- Thông tin và truyền thông.
Các mục tiêu chất lượng mà công ty cần thiết lập được coi là đủ toàn diện để công ty không cần thiết lập thêm các mục tiêu chất lượng khác. Một công ty có thể thiết lập các mục tiêu phụ để tăng cường khả năng nhận dạng và đánh giá rủi ro và phản ứng của công ty.
5. Rủi ro về chất lượng là gì?
Rủi ro chất lượng là rủi ro có khả năng hợp lý là: Xảy ra và riêng lẻ hoặc kết hợp với các rủi ro khác, ảnh hưởng xấu đến việc đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chất lượng .
Rủi ro chất lượng phải cụ thể đối với công ty của bạn; do đó, việc hiểu được các điều kiện, sự kiện, hoàn cảnh, hành động hoặc không hành động có thể ảnh hưởng xấu đến việc đạt được các mục tiêu chất lượng là điều bắt buộc.
Hãy cân nhắc tổ chức một buổi của công ty để bắt đầu lập tài liệu về các rủi ro đã xác định. Viết ra những gì công ty của bạn làm và những gì có thể xảy ra sai sót nếu không có các biện pháp kiểm soát. Nếu công ty của bạn là một công ty nhỏ với các khách hàng ít phức tạp hơn, đừng cho rằng bạn không có bất kỳ rủi ro nào. Hãy nghĩ về các quy trình bạn thực hiện trong quá trình chấp nhận và tiếp tục của khách hàng để giảm thiểu rủi ro, cách bạn luôn cập nhật các tiêu chuẩn chuyên môn, cách bạn bảo vệ bản thân khỏi các mối đe dọa tự đánh giá và cách bạn thể hiện sự đầu tư chuyên nghiệp cho phát triển bền vững.
6. Thiết kế và thực hiện phản hồi
Bản chất, thời gian và phạm vi phản hồi phải dựa trên lý do đánh giá rủi ro chất lượng.
Các chính sách và quy trình kiểm soát chất lượng hiện tại của công ty bạn là điểm khởi đầu tốt khi thiết kế và triển khai phản hồi.
Dựa trên các rủi ro chất lượng đã xác định, hãy lập bản đồ các biện pháp kiểm soát hiện tại của bạn hoặc theo cách gọi của SQMS là “phản hồi đối với rủi ro chất lượng”. Sửa đổi các chính sách và quy trình khi cần thiết để phản hồi phù hợp với các rủi ro chất lượng đã xác định.
Thực hiện phân tích khoảng cách để xác định các rủi ro chất lượng không có phản hồi phù hợp và phản hồi không có rủi ro chất lượng tương ứng. Sau đó, đánh giá xem tất cả các mục tiêu chất lượng có được giải quyết phù hợp hay không và xác định xem tất cả các phản hồi được chỉ định đã được đưa vào hay chưa. Dựa trên phân tích khoảng cách, hãy tạo các chính sách hoặc quy trình mới để giải quyết rủi ro chất lượng khi cần và xem xét loại bỏ bất kỳ chính sách hoặc quy trình nào không hiệu quả.
Hầu hết các thành phần cần thiết đều không mới đối với hệ thống kiểm soát chất lượng cơ bản công ty bạn sử dụng nhưng khi công ty chuyển sang hệ thống quản lý chất lượng, bạn sẽ cần cân nhắc các yêu cầu mới và chặt chẽ hơn trong quá trình triển khai.
7. Quản trị và lãnh đạo
Thành phần quản trị và lãnh đạo, thường được gọi là “giọng điệu ở cấp cao nhất”, không phải là yếu tố mới của kiểm soát chất lượng của công ty, nhưng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng mới có các yêu cầu chặt chẽ hơn. Có sự tập trung vào môi trường và văn hóa của công ty hỗ trợ chất lượng, bao gồm kỳ vọng rằng ban lãnh đạo sẽ thể hiện cam kết về chất lượng và công ty sẽ triển khai các nguồn lực phù hợp với cam kết về chất lượng của mình. Tương tác với nhân viên của công ty bạn và thảo luận về những điều sau:
- Công ty phân công cá nhân vào các nhóm thực hiện như thế nào?
- Công ty của bạn có cơ chế theo dõi để đảm bảo nhân viên, bao gồm cả đối tác, có đủ năng lực và khả năng, bao gồm cả thời gian, để hoàn thành vai trò được giao không?
- Khi đưa ra quyết định chiến lược, công ty tính đến chất lượng kiểm toán và kế toán như thế nào?
- Công ty của có thông báo rõ ràng cho toàn thể nhân viên về trách nhiệm của họ đối với hệ thống quản lý chất lượng không?
………..CÒN TIẾP PHẦN 2 …………
