Lập kế hoạch chất lượng chiến lược là một quy trình thiết yếu đối với bất kỳ tổ chức nào, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Thông qua quy trình này, chúng ta xác định các mục tiêu rõ ràng cho năm tới, cũng như các hành động cụ thể để cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quy trình của công ty.
Một kế hoạch chiến lược được thực hiện tốt sẽ giúp điều chỉnh các nỗ lực, ưu tiên nguồn lực, xác định các cơ hội cải tiến và đảm bảo rằng chất lượng vẫn là trọng tâm của chiến lược tổ chức vào năm 2025. Kế hoạch này cũng giúp xem xét các chiến lược, đánh giá các chính sách và mục tiêu về chất lượng và đảm bảo rằng mọi thứ đều phù hợp với tầm nhìn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của ban quản lý.
Mặt khác, việc đánh giá thấp hoặc bỏ qua kế hoạch chiến lược có thể gây ra những vấn đề đáng kể cho tổ chức của bạn, chẳng hạn như thiếu tập trung, mất sự thống nhất giữa các nhân viên, tăng chi phí, không xác định được rủi ro, mất khả năng cạnh tranh và thậm chí mất chứng nhận ISO 9001. Tất cả những vấn đề này có thể dẫn đến nhiều thất bại về tài chính và ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính bền vững của công ty
Vì lý do này, trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu một số khía cạnh chính của một kế hoạch chất lượng chiến lược mạnh mẽ và chia sẻ các mẹo về cách thực hiện quy trình này một cách hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
1/ Hiểu bối cảnh của tổ chức
Trước hết, điều quan trọng là phải hiểu rõ tình hình hiện tại của công ty bạn, khách hàng của công ty và các chi tiết về hoạt động của công ty. Trong thế giới hệ thống quản lý, đây là một hoạt động phổ biến được gọi là phân tích bối cảnh. Do đó, trước khi bắt đầu lập kế hoạch tập trung vào chất lượng, bạn cần tiến hành phân tích bối cảnh chung toàn diện!
Để đạt được điều này, có một số phương pháp và công cụ có sẵn và bạn có thể chọn phương pháp phù hợp nhất với thực tế của công ty mình. Một phương pháp được khuyến nghị cao là phân tích PESTEL, bao gồm các yếu tố quan trọng nhất của một phân tích bối cảnh tốt và có thể cực kỳ hữu ích.
Từ phân tích bối cảnh chung ban đầu này, bạn không chỉ hiểu sâu hơn về nhu cầu của công ty mà còn thu thập được những thông tin đầu vào có giá trị cho kế hoạch chất lượng của mình!
2/ Kế hoạch chất lượng chiến lược dựa trên SWOT
Sau khi phân tích bối cảnh chung, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch cụ thể cho lĩnh vực chất lượng. Lập kế hoạch chiến lược hiệu quả đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện và có hệ thống phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Vì lý do này, nên sử dụng phân tích SWOT!
Công cụ này sẽ giúp chúng ta xác định các khía cạnh quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) bằng cách tập trung vào những gì thực sự quan trọng: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức của chúng ta. Từ phân tích này, chúng ta có thể phác thảo các hành động cho năm 2025. Hãy cùng xem xét từng yếu tố được phân tích trong SWOT.
a) Điểm mạnh
Chúng ta bắt đầu lập kế hoạch bằng cách xác định điểm mạnh của chất lượng—những yếu tố tạo thêm giá trị cho công ty và giúp đạt được kết quả tốt hơn. Ví dụ bao gồm:
- Chuẩn hóa quy trình;
- Giảm thiểu chất thải;
- Giữ lại kiến thức;
- Huấn luyện nhóm;
Bằng cách xác định đúng những điểm mạnh này, chúng ta có thể khám phá những cách để khuếch đại chúng vào năm 2025 hoặc tận dụng chúng để đạt được các mục tiêu chiến lược của công ty. Tương tự như vậy, chúng ta có thể củng cố và chuẩn hóa các hoạt động thực hành tốt nhất về chất lượng trong môi trường hệ thống của công ty. Để đạt được điều này, chúng ta tạo ra các hành động hoặc kế hoạch hành động sẽ được thực hiện vào năm 2025 nhằm tối đa hóa sức mạnh mà chất lượng mang lại!
b) Điểm yếu
Cho dù QMS của chúng ta có hiệu quả đến đâu, vẫn luôn có những điểm yếu có thể được giải quyết, giảm thiểu hoặc loại bỏ. Những điểm yếu này cũng có thể là trọng tâm cho năm mới. Ví dụ bao gồm:
- Cam kết lãnh đạo thấp;
- Ngân sách không đủ hoặc hạn chế;
- Nguồn nhân lực hạn chế (thiếu hụt kiến thức);
- Thiếu công nghệ để quản lý quy trình;
Thông qua SWOT, chúng ta có thể liệt kê một số yếu tố gây hại hoặc làm giảm kết quả hoạt động của mình. Điều này cho phép chúng ta lập kế hoạch hành động, phân bổ nguồn lực hoặc thực hiện các biện pháp để loại bỏ hoặc giảm thiểu những điểm yếu này.
Ví dụ, để giải quyết điểm yếu “Thiếu công nghệ quản lý quy trình”, chúng ta có thể phát triển một dự án để mua và triển khai phần mềm quản lý chất lượng. Công cụ này không chỉ loại bỏ điểm yếu mà còn có thể biến nó thành điểm mạnh về chất lượng trong công ty bằng cách cung cấp khả năng tự động hóa quy trình đáng kể.
c) Cơ hội
Bây giờ chúng tôi bắt đầu khám phá môi trường bên ngoài, bắt đầu với các cơ hội. Chúng ta có thể tận dụng những cơ hội bên ngoài nào để nâng cao chất lượng và kết quả của công ty? Ví dụ bao gồm:
- Khả năng đạt được chứng chỉ quản lý mới (ví dụ: ISO 45001);
- Cải thiện đánh giá chuỗi cung ứng;
- Được thị trường công nhận rộng rãi hơn nhờ các chứng nhận;
- Các khía cạnh liên quan khác cụ thể theo bối cảnh của bạn.
Ở giai đoạn này, chúng ta có thể lập kế hoạch hành động để theo đuổi các cơ hội này, chẳng hạn như triển khai chứng nhận hệ thống quản lý mới, phát triển dự án lập bản đồ chuỗi giá trị hoặc lập kế hoạch tiếp thị để quảng bá các chứng nhận hiện có của công ty bạn.
d) Mối đe dọa – Mối đe dọa về chất lượng
Một số yếu tố có thể đe dọa chất lượng—và theo nghĩa rộng hơn là toàn bộ tổ chức—do đó, điều cần thiết là phải phân tích cẩn thận các mối đe dọa này. Ví dụ bao gồm:
- Mất chứng nhận ISO 9001;
- Không đủ ngân sách cho việc duy trì chất lượng;
- Chỉ có một chứng chỉ;
- Mất lòng tin của thị trường;
Mặc dù tất cả các yếu tố được thảo luận đều quan trọng, nhưng việc bỏ qua các mối đe dọa tiềm ẩn khỏi kế hoạch chất lượng chiến lược của bạn có thể là một sự giám sát nghiêm trọng.
Ví dụ, việc mất chứng nhận tiềm ẩn có thể khiến các khách hàng quan trọng ngừng mua hàng từ công ty của bạn và làm tổn hại đến danh tiếng của bạn trên thị trường. Tương tự như vậy, việc không đạt được một số chứng nhận nhất định có thể làm tăng rủi ro—ví dụ, ISO 14001 có thể giúp đảm bảo tuân thủ luật pháp và ngăn ngừa tiền phạt, lệnh trừng phạt và các vấn đề pháp lý.
Do đó, hãy đánh giá cẩn thận các mối đe dọa và lập kế hoạch để giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng!
Tạo Kế hoạch Hành động với 5W2H
Sau khi hoàn thành phân tích SWOT về chất lượng, bạn sẽ nhận ra rằng cần phải có nhiều hành động. Ví dụ, việc xác định nhu cầu tăng cường công nghệ của công ty hoặc hướng đến chứng nhận mới là vô nghĩa nếu không thực hiện bất kỳ hành động nào để đạt được mục tiêu đó.
Đây là nơi mà phương pháp 5W2H nổi tiếng trở nên hữu ích để phác thảo các cách giải quyết những gì đã được xác định. Một kế hoạch chiến lược tốt sẽ dẫn đến nhiều kế hoạch hành động. Điều quan trọng cần lưu ý là không phải lúc nào cũng có thể thực hiện các hành động cho mọi yếu tố đã xác định; bạn sẽ cần phân tích và ưu tiên những gì sẽ mang lại nhiều kết quả nhất cho QMS và công ty.
Lập kế hoạch chất lượng chiến lược: Tương lai bắt đầu từ bây giờ!
Lập kế hoạch chất lượng chiến lược không chỉ là một hoạt động mang tính tổ chức mà còn là cam kết cho tương lai của công ty bạn!
Nó đặt ra các ưu tiên, sắp xếp các nỗ lực và biến những thách thức thành cơ hội để phát triển. Việc bỏ qua nó cũng giống như việc định hướng mà không có bản đồ qua một biển bất định; mặt khác, tiếp cận nó một cách nghiêm túc đảm bảo rằng mọi bước đi đều dẫn đến đích mong muốn.
Vào năm 2025, chất lượng sẽ không còn chỉ là một yếu tố khác biệt nữa mà sẽ là một điều cần thiết cho tính bền vững và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tương lai bắt đầu ngay bây giờ và thành công sẽ thuộc về những ai lập kế hoạch, hành động và chuyển đổi!
