Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quy trình
Nguyên tắc tiếp cận theo quy trình nêu rằng kết quả mong muốn đạt được hiệu quả hơn khi các hoạt động và nguồn lực liên quan được quản lý như một quy trình. Điều này bao gồm việc xác định và quản lý một hệ thống các quy trình được kết nối với nhau hoạt động cùng nhau để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Những lợi ích chính của việc áp dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình bao gồm:
- Tích hợp và sắp xếp các quy trình để cho phép chúng hoạt động trong một hệ thống thống nhất
- Hiểu cách các quy trình hoạt động tạo ra giá trị cho khách hàng
- Cải thiện hiệu suất và hiệu quả của quy trình thông qua giám sát và phân tích
- Quản lý các tương tác và sự phụ thuộc lẫn nhau của quy trình trong toàn tổ chức
Việc triển khai phương pháp tiếp cận theo quy trình bao gồm một số bước chính:
- Xác định quy trình – Xác định các quy trình cần thiết để đạt được kết quả và đầu ra mong muốn. Vạch ra trình tự và tương tác của các quy trình này.
- Kiểm soát quy trình – Thiết lập các tiêu chí và phương pháp để đảm bảo hoạt động và kiểm soát hiệu quả các quy trình . Điều này bao gồm giám sát, đo lường và các chỉ số hiệu suất liên quan.
- Quyền sở hữu quy trình – Chỉ định chủ sở hữu quy trình chịu trách nhiệm cho từng quy trình và hiệu suất của quy trình đó. Trao quyền cho họ để thực hiện các thay đổi và cải tiến.
- Tài liệu quy trình – Duy trì thông tin tài liệu cập nhật về các quy trình để đảm bảo hoạt động nhất quán và tạo điều kiện cải tiến.
- Đánh giá quy trình – Liên tục đánh giá và phân tích các quy trình dựa trên dữ liệu và thông tin. Xác định rủi ro, hạn chế và cơ hội để tối ưu hóa.
Nguyên tắc 5: Cải tiến
Cải tiến liên tục là điều cần thiết đối với bất kỳ tổ chức nào để nâng cao hiệu suất và tạo ra những cơ hội mới. Nguyên tắc quản lý chất lượng thứ năm tập trung vào việc cải thiện các hoạt động chung của tổ chức để đạt được kết quả tốt hơn.
Các tổ chức thành công luôn tập trung vào cải tiến . Họ liên tục phân tích dữ liệu và thông tin về hiệu suất để xác định nơi nào có thể cải thiện các hoạt động tạo ra giá trị và nơi nào có thể loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị.
Sự cải thiện có thể diễn ra dần dần thông qua những bước nhỏ liên tục hoặc đột phá thông qua đổi mới.
Một số khía cạnh chính của nguyên tắc cải tiến bao gồm:
Cải thiện Sản phẩm và Dịch vụ
Các tổ chức nên liên tục tìm cách cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình để đáp ứng hoặc vượt quá yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng. Điều này bao gồm việc thu thập phản hồi của khách hàng, phân tích số liệu hiệu suất và thực hiện các thay đổi để nâng cao chất lượng, chức năng và sự hài lòng của khách hàng.
Cải thiện quy trình
Quy trình là xương sống của bất kỳ tổ chức nào. Cải thiện quy trình thông qua các kỹ thuật như lập bản đồ quy trình , tinh gọn và Six Sigma có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm lãng phí và biến động , cải thiện hiệu quả và năng suất.
Nuôi dưỡng một nền văn hóa cải tiến
Văn hóa cải tiến khuyến khích mọi người ở mọi cấp độ chủ động tìm kiếm cơ hội cải tiến. Các công cụ như hệ thống gợi ý, sự kiện kaizen và vòng tròn chất lượng có thể thu hút nhân viên liên tục tìm ra cách làm việc tốt hơn.
Sử dụng công cụ chất lượng
Có nhiều công cụ và phương pháp chất lượng mà các tổ chức có thể sử dụng để cải tiến, chẳng hạn như phân tích nguyên nhân gốc rễ , kiểm soát quy trình thống kê , thiết kế thí nghiệm và triển khai chức năng chất lượng .
Thiết lập mục tiêu cải tiến
Mục tiêu và mục đích cải tiến rõ ràng tập trung vào các lĩnh vực chính như chất lượng, năng suất, chi phí và thời gian chu kỳ sẽ tạo động lực và định hướng cho các sáng kiến cải tiến.
Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng
Trong thế giới kinh doanh dựa trên dữ liệu ngày nay, các tổ chức cần đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng thực tế thay vì giả định hoặc phỏng đoán.
Nguyên tắc thứ sáu của quản lý chất lượng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ra quyết định dựa trên bằng chứng, bao gồm việc phân tích và đánh giá dữ liệu và thông tin để đưa ra những lựa chọn sáng suốt thúc đẩy cải tiến liên tục và đạt được kết quả mong muốn.
Quyết định dựa trên bằng chứng phụ thuộc vào việc thu thập và phân tích dữ liệu có liên quan từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như phản hồi của khách hàng, phép đo quy trình, nghiên cứu thị trường và số liệu hiệu suất.
Nguyên tắc này khuyến khích các tổ chức đưa ra quyết định dựa trên phân tích logic và khách quan về dữ liệu này, thay vì chỉ dựa vào trực giác, kinh nghiệm hoặc ý kiến chủ quan.
Bằng cách áp dụng phương pháp ra quyết định dựa trên bằng chứng, các tổ chức có thể:
- Xác định và hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ : Phân tích dữ liệu giúp các tổ chức xác định nguyên nhân cơ bản của các vấn đề hoặc tình trạng kém hiệu quả, cho phép họ giải quyết các vấn đề gốc rễ thay vì chỉ điều trị các triệu chứng.
- Giảm thiểu rủi ro : Các quyết định dựa trên dữ liệu làm giảm rủi ro liên quan đến việc đưa ra quyết định dựa trên giả định hoặc thông tin không đầy đủ, dẫn đến những lựa chọn sáng suốt và được tính toán kỹ lưỡng hơn.
- Cải thiện quy trình : Bằng cách phân tích dữ liệu quy trình, các tổ chức có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện, hợp lý hóa hoạt động và loại bỏ lãng phí , từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất.
- Thúc đẩy đổi mới : Việc ra quyết định dựa trên bằng chứng có thể tiết lộ những cơ hội, xu hướng hoặc hiểu biết mới truyền cảm hứng cho sự đổi mới và giúp các tổ chức luôn đi trước đối thủ cạnh tranh.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng : Bằng cách phân tích phản hồi và sở thích của khách hàng, các tổ chức có thể đưa ra quyết định phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng, dẫn đến sự hài lòng và lòng trung thành được cải thiện.
Để thực hiện hiệu quả việc ra quyết định dựa trên bằng chứng, các tổ chức nên thiết lập một nền văn hóa coi trọng dữ liệu và khuyến khích các quy trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Điều này có thể bao gồm đầu tư vào các công cụ thu thập và phân tích dữ liệu, đào tạo nhân viên về các kỹ thuật phân tích dữ liệu và thúc đẩy môi trường tôn trọng và khuyến khích các quyết định dựa trên dữ liệu.
Nguyên tắc 7: Quản lý quan hệ
Một tổ chức và các bên liên quan trong chuỗi cung ứng của tổ chức đó phụ thuộc lẫn nhau. Quản lý các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau này theo cách tạo ra giá trị cho tất cả các bên là điều quan trọng để thành công bền vững.
Quản lý mối quan hệ hiệu quả bao gồm:
- Thiết lập các chiến lược và mục tiêu cho mối quan hệ với nhà cung cấp phù hợp với các chính sách và mục tiêu của tổ chức
- Xác định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và vai trò trong mối quan hệ với nhà cung cấp
- Tiến hành đánh giá hiệu suất và thúc đẩy các sáng kiến cải tiến liên tục với các nhà cung cấp
- Chia sẻ thông tin, kế hoạch một cách cởi mở và thiết lập các kênh truyền thông rõ ràng
- Giải quyết vấn đề nhanh chóng thông qua đàm phán và thỏa hiệp
- Nhận ra thành công của nhà cung cấp và hiệu suất tốt
- Hợp tác trong các hoạt động phát triển và các dự án mới
Mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau, tôn trọng và tạo ra giá trị giúp tổ chức và nhà cung cấp thích ứng với các điều kiện và hạn chế thay đổi của thị trường.
Tập trung vào quản lý quan hệ giúp tối ưu hóa chi phí, chất lượng, giao hàng và khả năng phản hồi trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Bằng cách chủ động quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, một tổ chức có thể tận dụng năng lực, sáng kiến và ý tưởng của nhà cung cấp để tạo ra giá trị lớn hơn.
Quản lý quan hệ thành công cũng giúp giảm thiểu rủi ro, giảm khuyết tật và lãng phí, đồng thời tăng tính linh hoạt của toàn bộ chuỗi cung ứng.
