1/ Xác định các tiêu chuẩn rõ ràng và có thể đo lường được
Bước đầu tiên để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng là xác định chúng một cách rõ ràng và có thể đo lường được. Điều này có nghĩa là bạn phải chỉ rõ những kết quả và đầu ra nào bạn muốn đạt được, cách bạn sẽ đo lường chúng và các chuẩn mực hoặc mục tiêu nào bạn sẽ sử dụng để đánh giá chúng.
Bạn cũng nên truyền đạt các tiêu chuẩn này cho nhóm của mình, khách hàng và các bên liên quan, đồng thời đảm bảo rằng họ hiểu và đồng ý về chúng. Bằng cách xác định các tiêu chuẩn rõ ràng và có thể đo lường được, bạn có thể đặt ra các mục tiêu thực tế và có thể đạt được, theo dõi hiệu suất của mình và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
2/ Triển khai hệ thống quản lý chất lượng
Bước thứ hai để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng là triển khai hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System – QMS). QMS là một tập hợp các chính sách, thủ tục, quy trình và công cụ giúp bạn lập kế hoạch, kiểm soát và cải thiện chất lượng dịch vụ kinh doanh của mình.
QMS có thể giúp bạn điều chỉnh các hoạt động của mình theo các tiêu chuẩn, lập tài liệu về các hoạt động của mình, đảm bảo tuân thủ các quy định và thông lệ tốt nhất, đồng thời ngăn ngừa lỗi và khuyết điểm. Có nhiều loại QMS khác nhau, chẳng hạn như ISO 9001, Six Sigma hoặc Quản lý chất lượng toàn diện, mà bạn có thể áp dụng hoặc điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và bối cảnh của mình.
3/ Đào tạo và trao quyền cho nhân viên
Bước thứ ba để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng là đào tạo và trao quyền cho nhân viên của bạn. Nhân viên của bạn là những người cung cấp các dịch vụ kinh doanh của bạn và các kỹ năng, kiến thức, thái độ và động lực của họ có thể ảnh hưởng đến chất lượng kết quả của bạn.
Do đó, bạn nên đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển trang bị cho nhân viên của bạn các năng lực và sự tự tin mà họ cần để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Bạn cũng nên trao quyền cho nhân viên của mình bằng cách trao cho họ quyền tự chủ, trách nhiệm, phản hồi và sự công nhận, và bằng cách cho họ tham gia vào quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề.
Bằng cách đào tạo và trao quyền cho nhân viên của mình, bạn có thể nâng cao năng suất, sự sáng tạo và lòng trung thành của họ, đồng thời thúc đẩy văn hóa chất lượng.
4/ Theo dõi và đánh giá kết quả
Bước thứ tư để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng là theo dõi và đánh giá kết quả Điều này có nghĩa là bạn nên thu thập và phân tích dữ liệu và thông tin về chất lượng dịch vụ kinh doanh của mình, bằng cách sử dụng các biện pháp và chỉ số mà bạn đã xác định trong bước đầu tiên.
Bạn cũng nên yêu cầu phản hồi từ khách hàng, nhân viên và các bên liên quan của mình, đồng thời lắng nghe ý kiến và đề xuất của họ. Bằng cách theo dõi và đánh giá kết quả của mình, bạn có thể theo dõi tiến trình, xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình, đồng thời đo lường mức độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
5/ Thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa
Bước thứ năm để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng là thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa. Điều này có nghĩa là bạn nên hành động để giải quyết mọi vấn đề hoặc khoảng cách mà bạn đã xác định ở bước trước và ngăn chặn chúng tái diễn hoặc leo thang.
Bạn cũng nên hành động để cải thiện hoặc đổi mới các dịch vụ kinh doanh của mình và dự đoán hoặc thích ứng với nhu cầu và kỳ vọng thay đổi của khách hàng. Bằng cách thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa, bạn có thể nâng cao chất lượng dịch vụ kinh doanh của mình và đạt được sự cải tiến và xuất sắc liên tục.
6/ Xem xét và cập nhật tiêu chuẩn
Bước thứ sáu và cũng là bước cuối cùng để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng là xem xét và cập nhật các tiêu chuẩn . Điều này có nghĩa là bạn nên đánh giá định kỳ tính phù hợp và hiệu quả của các tiêu chuẩn của mình và thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc điều chỉnh cần thiết nào.
Bạn cũng nên xem xét tác động của các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như xu hướng thị trường, phát triển công nghệ hoặc thay đổi về quy định, đối với các tiêu chuẩn của mình và điều chỉnh cho phù hợp. Bằng cách xem xét và cập nhật các tiêu chuẩn của mình, bạn có thể đảm bảo rằng chúng phản ánh các mục tiêu hiện tại và tương lai của bạn và chúng vẫn phù hợp với nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.
