Mặc dù việc duy trì chất lượng phần nào được đưa vào Chu trình Deming nhưng vẫn đòi hỏi một số cam kết và hành động cụ thể.
- Thể chế hóa sự năng động
Một tổ chức cần phải năng động , luôn chuyển động và luôn tìm kiếm sự cải tiến liên tục, đồng thời thể chế hóa tính năng động của mình.
Điều này có nghĩa là:
- Giả định về tính năng động cần phải là một phần của văn hóa tổ chức, với sự hiểu biết và chấp nhận của mọi người.
- Khuyến khích và hỗ trợ nhân viên, tình nguyện viên và người tham gia trong việc học tập.
- Hỗ trợ của tổ chức cho đào tạo bao gồm cung cấp hoặc phối hợp với tổ chức khác cung cấp các khóa học phát triển chuyên môn hoặc đại học, đào tạo, chứng nhận, v.v., giúp nhân viên và tình nguyện viên xây dựng kỹ năng của họ. Mọi người trong tổ chức, bao gồm cả quản trị viên và thành viên Hội đồng quản trị, nên được khuyến khích tận dụng các cơ hội học tập và làm gương về hành vi học tập.
2. Lắng nghe và đánh giá cẩn thận ý tưởng của mọi người.
Khuyến khích sự cởi mở để thay đổi và thử nghiệm những ý tưởng và chiến lược mới
Các thành viên từ quản lý đến lãnh đạo cần làm gương cho sự cởi mở như vậy bằng cách sẵn sàng xem xét lại và thay đổi các thủ tục, chính sách, v.v. khi cần thiết.
Nhân viên nên được trao không gian để thử nghiệm ngay cả những điều mà người khác có thể nghi ngờ, miễn là họ có thể bảo vệ cho nỗ lực đó (“Nó đã hiệu quả ở nơi khác” và “Tôi đã học về nó trong một khóa học” đều là những lý do hợp lý.).
Nếu một nỗ lực như vậy được thực hiện một cách trung thực, thì nó nên được coi là tích cực ngay cả khi nó thất bại: nó cung cấp thông tin mới và là một khối xây dựng khác trong việc xây dựng một chương trình chất lượng.
Không bao giờ tự mãn và luôn cởi mở với ý tưởng rằng công việc có thể được thực hiện theo cách khác — và tốt hơn.
Kết hợp đánh giá lại liên tục, bao gồm phản hồi và ý tưởng từ nhóm đối tượng mục tiêu.
Luôn nhận thức được sứ mệnh ban đầu, nhưng không sợ thay đổi. Mặc dù bản thân sứ mệnh có thể thay đổi theo hoàn cảnh, nhưng nó vẫn phải nhất quán với các nguyên tắc và triết lý mà tổ chức được thành lập.
3. Kế hoạch chiến lược dài hạn
Để duy trì chất lượng, một tổ chức cần phải liên tục xem xét chính mình trong dài hạn. Cần phải đặt ra một số câu hỏi về vai trò và tương lai của nó:
- Nó có đáp ứng nhu cầu đang diễn ra một cách hiệu quả không? Nếu không, nó cần phải làm gì để trở nên hiệu quả hơn?
- Nhu cầu của cộng đồng có thay đổi không? Có khả năng thay đổi không? Nếu có, tổ chức có thể tập hợp lại như thế nào để đáp ứng nhu cầu mới?
- Có nhiều hơn hoặc nhiều điều khác nhau mà nó nên làm không? Nó có cần mở rộng các hoạt động hiện tại để đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc dự kiến của cộng đồng không?
- Nó có cần thêm tài nguyên không, hay sẽ cần trong tương lai? Một số nguồn có khả năng là gì?
- Cấu trúc của tổ chức có phù hợp với những gì đang làm và có nhất quán với sứ mệnh và nguyên tắc chỉ đạo hay không? (Ví dụ, một tổ chức chuyên trao quyền có thể không nhất quán nếu cấu trúc nội bộ của tổ chức mang tính phân cấp và chuyên quyền.)
- Liệu mục tiêu, tầm nhìn và triết lý của tổ chức có còn phù hợp với thực tế của cộng đồng và theo đúng sứ mệnh cũng như các nguyên tắc chỉ đạo của tổ chức không?
4.Giữ vững nó
Điều quan trọng nhất cần hiểu về việc duy trì hiệu suất chất lượng — hay duy trì một tổ chức, trong vấn đề đó — là bạn không bao giờ có thể ngừng làm việc. Không có nỗ lực nào để duy trì chất lượng sẽ có hiệu quả lâu hơn thời gian áp dụng. Bất kể tính năng động được thể chế hóa như thế nào, bất kể quy trình lập kế hoạch của bạn tốt đến đâu, họ vẫn luôn chăm sóc liên tục.
14 điểm
Deming đã sử dụng các yếu tố chính được liệt kê ở trên trong “Các nguyên tắc cơ bản của TQM” để định nghĩa “14 điểm”, 14 điều mà ông cảm thấy các doanh nghiệp cần phải làm để đạt được hiệu suất chất lượng.
- Tạo ra sự kiên định trong mục đích cải tiến sản phẩm và dịch vụ để có khả năng cạnh tranh, duy trì hoạt động kinh doanh và tạo ra việc làm.
- Áp dụng triết lý mới. Ban quản lý phải hiểu rằng đây là thời đại kinh tế mới và thức tỉnh trước thách thức, hiểu trách nhiệm của mình và đảm nhận vai trò lãnh đạo để thay đổi.
- Đừng phụ thuộc vào việc kiểm tra để đạt được chất lượng. Hãy xây dựng chất lượng ngay từ đầu.
- Ngừng trao hợp đồng dựa trên giá thầu thấp.
- Không ngừng cải tiến hệ thống sản xuất và dịch vụ để nâng cao chất lượng và năng suất, từ đó liên tục giảm chi phí.
- Viện đào tạo tại nơi làm việc.
- Viện lãnh đạo. Mục đích của lãnh đạo là giúp mọi người và công nghệ hoạt động tốt hơn.
- Xua tan nỗi sợ hãi để mọi người có thể làm việc hiệu quả.
- Phá bỏ rào cản giữa các phòng ban để mọi người có thể làm việc theo nhóm.
- Loại bỏ các khẩu hiệu, lời kêu gọi và mục tiêu cho lực lượng lao động. Chúng tạo ra các mối quan hệ đối đầu.
- Loại bỏ hạn ngạch và quản lý theo mục tiêu. Thay thế bằng sự lãnh đạo.
- Xóa bỏ những rào cản khiến nhân viên mất đi lòng tự hào về tay nghề của mình.
- Thiết lập một chương trình giáo dục và tự hoàn thiện mạnh mẽ.
- Biến quá trình chuyển đổi thành công việc của mọi người và bắt mọi người cùng chung tay thực hiện.
Tóm tắt
Việc đạt được và duy trì hiệu suất chất lượng rất quan trọng đối với khách hàng mục tiêu, các nhà tài trợ. Việc sử dụng một số nguyên tắc của TQM và đặc biệt là Chu trình có thể hữu ích để đạt được chất lượng cao và tiếp tục cải tiến.
