Chu trình Deming
Chu trình Deming là một phương pháp cải tiến liên tục. Nó được tạo ra bởi Tiến sĩ W. Edwards Deming, người tin rằng các tổ chức có thể cải thiện quy trình của mình nếu họ tập trung vào bốn bước chính: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động
Trong phạm vi bài viết này, chúng ta tham khảo chu trình Deming trong chất lượng
“Chu trình Deming”, thực chất là một quy trình tạo ra và bán một sản phẩm chất lượng bao gồm:
- Kế hoạch – tiến hành nghiên cứu người tiêu dùng và sử dụng nó để lập kế hoạch cho sản phẩm
- Làm – sản xuất sản phẩm
- Kiểm tra – kiểm tra sản phẩm để đảm bảo sản phẩm được sản xuất theo đúng kế hoạch
- Hành động – tiếp thị sản phẩm
- Phân tích – phân tích cách sản phẩm được tiếp nhận trên thị trường về mặt chất lượng, chi phí và dữ liệu khác
Việc sử dụng Chu trình Deming trong khi vẫn ghi nhớ một số nguyên tắc cơ bản của quản lý chất lượng toàn diện (TQM) có thể giúp bạn thiết kế, cung cấp, tinh chỉnh và duy trì một chương trình hoặc sáng kiến chất lượng hiệu quả.
- Kế hoạch
Tiến hành nghiên cứu người tiêu dùng và sử dụng để lập kế hoạch cho sản phẩm. “Sản phẩm” ở đây là chương trình thực tế mà bạn dự định tiến hành và “nghiên cứu người tiêu dùng” là việc xem xét nhu cầu thực tế của nhóm khách hàng mục tiêu, cộng đồng và những người khác sẽ bị ảnh hưởng.
Vì vậy, phần “Kế hoạch” của chu trình có thể bao gồm những nội dung sau:
- Tiến hành đánh giá nhu cầu, có sự tham gia của tất cả mọi người liên quan
- Quyết định kết quả mong muốn là gì, theo quan điểm của nhóm khách hnag2 mục tiêu, tổ chức và cộng đồng rộng lớn hơn
- Xác định các cách thức để đạt được những kết quả khả thi, phù hợp với các nguyên tắc chỉ đạo của tổ chức, bao gồm (tôn trọng tất cả mọi người và mang lại lợi ích cho càng nhiều người và nhóm người càng tốt) và phù hợp với nhu cầu và văn hóa của nhóm khách hàng mục tiêu.
- Phát triển các chỉ số để cho thấy khi nào bạn đạt được kết quả hoặc các điểm quan trọng trên con đường đạt được những kết quả đó
- Mời tất cả các bên liên quan tham gia vào việc phát triển kế hoạch
2. Làm
Sản xuất sản phẩm. Phần “sản xuất” của quy trình là thiết kế thực tế của chương trình, nỗ lực tiếp cận, chiến lược điều trị, v.v. sẽ đáp ứng nhu cầu được xác định trong phần “Kế hoạch” của chu kỳ. Phần lớn công việc thực tế ở đây không chỉ phụ thuộc vào các nguyên tắc TQM (làm việc nhóm, sự tham gia của nhân viên, phương pháp tiếp cận khoa học, sự ám ảnh về chất lượng và tập trung vào khách hàng), mà còn phụ thuộc vào các nguyên tắc chung và tổ chức.
Sau đây là những yếu tố quan trọng để thiết kế một chương trình hiệu quả:
- Tìm hiểu những gì đã được thử nghiệm trong cộng đồng và hiệu quả của chúng như thế nào
- Khám phá xem liệu có bất kỳ cảm giác tồi tệ nào còn sót lại gắn liền với một số phương pháp hoặc cách tiếp cận nhất định — hoặc con người — có thể tái diễn nếu chúng được đề xuất lại hay không
- Lấy ví dụ về các cộng đồng khác đã triển khai thành công các chương trình tương tự, đồng thời vẫn nhận thức rằng không phải mọi thứ hiệu quả ở nơi này đều hiệu quả ở nơi khác
- Tham khảo nghiên cứu để xem điều gì đã hiệu quả trong tình huống này
- Thu hút tất cả các bên liên quan vào việc phát triển chương trình hoặc sáng kiến, đặc biệt là những người sẽ thực hiện công việc thực tế
- Chăm sóc hậu cần: địa điểm hoạt động, thiết bị và vật tư, đội ngũ nhân viên …
3. Kiểm tra
Kiểm tra sản phẩm để đảm bảo sản phẩm được sản xuất theo đúng kế hoạch.
- So sánh các chi tiết và hình dạng tổng thể của chương trình hoặc sáng kiến với kế hoạch. Nó có phù hợp với đánh giá nhu cầu không?
- Nó có vẻ như sẽ giải quyết các kết quả mong muốn theo những cách mong muốn không? Mọi người có tham gia vào quá trình phát triển của nó không?
- Nó có khả thi không?
- Nó đã sẵn sàng để thực hiện chưa?
4. Hành động
Tiếp thị sản phẩm. “Tiếp thị sản phẩm” ở đây có nghĩa là thực sự chạy chương trình hoặc sáng kiến mà bạn đã lên kế hoạch.
Nếu muốn hoạt động tốt, cần áp dụng một số tiêu chuẩn không thuộc TQM:
- Mọi người tham gia nên hiểu quá trình dẫn đến chương trình này, cũng như triết lý, khái niệm và hoạt động của nó
- Mọi người tham gia nên cam kết nỗ lực hết mình để mang lại thành công. Một chương trình hoặc sáng kiến không bao giờ được thất bại vì mọi người không thực hiện hoặc không làm công việc của họ. (Điều này không có nghĩa là bạn không nên mong đợi sai lầm; mà có nghĩa là sai lầm không nên xảy ra chỉ vì mọi người không cố gắng hoặc chỉ vì họ không thèm làm điều mà họ biết là họ phải làm.)
Mọi kế hoạch trên thế giới đều vô ích nếu mọi người tham gia không tham gia trải nghiệm với kỳ vọng sẽ làm tốt nhất, và nếu không có những người giỏi thực hiện các chức năng của tổ chức.
5. Phân tích
Phân tích cách sản phẩm được tiếp nhận về mặt chất lượng, chi phí và dữ liệu khác.
Phân tích trong bối cảnh này – xem xét những gì bạn đang làm, đánh giá nó và cố gắng cải thiện nó – cần được tiến hành trên cơ sở kế hoạch ban đầu, với các cuộc thảo luận giữa những người tham gia, nhân viên và những người khác.
a)Coi như:
- Chương trình hoặc sáng kiến có thực sự giải quyết được các nhu cầu đã xác định không? Những nhu cầu này có giống như khi đánh giá ban đầu được thực hiện không?
- Chương trình hoặc sáng kiến có đạt được hoặc giúp người tham gia đạt được kết quả mong muốn không? Những kết quả đó có phải là mục tiêu đúng đắn hay cần phải thay đổi? (Xem xét các chỉ số bạn đã phát triển sẽ giúp bạn trả lời cả hai câu hỏi này.)
- Kế hoạch có thực sự khả thi không? Chương trình hoặc sáng kiến có thể được thực hiện với thời gian, nguồn lực và nhân sự có sẵn không? Người tham gia có thể tiếp cận được không? Nhân viên và tình nguyện viên có thể làm công việc của họ mà không phải làm việc đến kiệt sức hoặc vượt quá kỳ vọng hợp lý không? Chương trình hoặc sáng kiến có được cộng đồng và các tổ chức khác chấp nhận không?
- Chương trình hoặc sáng kiến có phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh, triết lý và nguyên tắc chỉ đạo của tổ chức (và những điều đó vẫn giống như khi kế hoạch được xây dựng) không? Những gì thực sự diễn ra trong chương trình hoặc sáng kiến – điều kiện làm việc, trao quyền, mối quan hệ giữa nhân viên, người tham gia, tình nguyện viên và cộng đồng — có phản ánh được tác động mong muốn của nó đối với cộng đồng và xã hội không?
- Chương trình hoặc sáng kiến này có bao gồm và tôn trọng đối tượng mục tiêu và cộng đồng không?
- Chương trình hoặc sáng kiến có đạo đức không? Bạn có đang vi phạm nguyên tắc của chính mình theo bất kỳ cách nào không? Bạn có đang bỏ qua các nguyên tắc cơ bản về sự công bằng, trung thực, lịch sự, dân chủ hoặc trách nhiệm đối với hành động của mình không?
b) Khởi động lại chu kỳ: Phân tích của bạn tự nhiên sẽ dẫn đến các buổi lập kế hoạch mới và khi cần thiết, sẽ dẫn đến việc xem xét lại và sửa đổi chương trình hoặc sáng kiến, hoặc thậm chí là nhiệm vụ của chính tổ chức.
