Trong quản lý dự án, điều quan trọng là triển khai các quy trình để giúp các nhóm cung cấp kết quả đáp ứng các yêu cầu và kỳ vọng của dự án. Đảm bảo chất lượng (QA) có thể giúp các nhà quản lý dự án tạo và thực hiện các quy trình để đảm bảo các nhóm tạo ra các sản phẩm chất lượng. Nếu bạn là một nhà quản lý dự án, bạn có thể muốn tìm hiểu thêm về QA để có thể giúp nhóm của mình cung cấp kết quả dự án thành công.
Đảm bảo chất lượng trong quản lý dự án là gì?
Đảm bảo chất lượng trong quản lý dự án là một loạt các hành động được thiết kế để đảm bảo kết quả cuối cùng của một dự án đáp ứng các yêu cầu mong đợi. Nó tập trung vào các quy trình mà các nhóm sử dụng để duy trì các tiêu chuẩn và tạo ra các sản phẩm chất lượng.
Ví dụ, QA trong quản lý dự án có thể bao gồm yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm nộp báo cáo tiến độ để xem xét mỗi tuần. Nhiều nhà quản lý dự án sử dụng các quy trình QA trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm CNTT, sản xuất và xây dựng. Bằng cách triển khai đảm bảo chất lượng trong suốt dự án, các nhóm sẽ thích ứng với một tập hợp các yêu cầu để đạt được kết quả chất lượng.
Lợi ích của QA trong quản lý dự án là gì?
Đảm bảo chất lượng có thể giúp các nhà quản lý dự án hiểu được các quy trình cần thiết để đạt được các sản phẩm chất lượng, có thể giúp họ lập kế hoạch dự án hiệu quả. Có nhiều lợi ích khác khi sử dụng QA trong quản lý dự án . Cụ thể, QA có thể giúp các nhà quản lý dự án:
- Tăng hiệu quả: Nhiều nhà quản lý dự án chọn triển khai các tiêu chuẩn QA trong suốt dự án, điều này có thể giúp các nhóm tăng hiệu quả vì họ hiểu các yêu cầu để tạo ra các sản phẩm chất lượng.
- Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng : Bằng cách sử dụng quy trình QA, các nhóm dự án tập trung vào việc cung cấp kết quả dự án mà không có lỗi hoặc khiếm khuyết, điều này có thể đảm bảo sự hài lòng của khách hàng khi sản phẩm hoặc dịch vụ ra thị trường.
- Nâng cao tinh thần đồng đội: Khi các thành viên trong nhóm hiểu được các tiêu chuẩn QA cho từng giai đoạn của dự án, họ sẽ cảm thấy có động lực để đạt được kết quả mong đợi, điều này có thể giúp tăng sự tự tin và nâng cao tinh thần đồng đội.
- Thực hiện cải tiến liên tục: Các phương pháp QA giúp các nhà quản lý dự án tập trung vào việc cải tiến liên tục các quy trình của mình để đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng.
Các loại QA trong quản lý dự án
Các loại đảm bảo chất lượng trong quản lý dự án có thể khác nhau tùy theo công ty, ngành hoặc mục tiêu của dự án. Thông thường, bạn có thể sử dụng một trong ba loại QA sau trong quản lý dự án:
1. Kiểm soát quy trình thống kê
Loại quy trình đảm bảo chất lượng này liên quan đến việc sử dụng các phương pháp thống kê để phát triển các tiêu chuẩn chất lượng. Trong phương pháp kiểm soát quy trình thống kê, người quản lý dự án thường thu thập và phân tích dữ liệu để xác định một tập hợp các quy trình nhằm đạt được kết quả mong muốn của dự án.
Trong suốt dự án, người quản lý dự án theo dõi tiến độ bằng cách so sánh kết quả với dữ liệu. Nó thường được sử dụng trong các công ty phát triển sản phẩm hoặc công nghệ hóa học. Ví dụ, người quản lý dự án có thể đánh giá đầu ra của một dây chuyền sản xuất mỗi ngày để theo dõi bất kỳ biến động nào về hiệu quả.
2. Kiểm tra lỗi
Kiểm thử lỗi là phương pháp QA phổ biến đối với các nhóm tạo ra sản phẩm Phương pháp này bao gồm việc kiểm tra các thành phần của sản phẩm hoặc chương trình để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
Khi sử dụng kiểm thử lỗi cho các sản phẩm vật lý, các nhóm tiến hành nhiều tình huống khác nhau để đánh giá chất lượng sản phẩm.
3. Quản lý chất lượng toàn diện
Quy trình đảm bảo chất lượng loại này sử dụng các phương pháp định lượng để phát hiện và loại bỏ lỗi với mục tiêu cải thiện đầu ra. Quản lý chất lượng toàn diện tập trung vào việc đào tạo mọi thành viên trong nhóm dự án để đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng chung của kết quả dự án.
Người quản lý dự án có thể sử dụng dữ liệu, chẳng hạn như các chỉ số hiệu suất chính, để đảm bảo trách nhiệm giải trình giữa các thành viên trong nhóm.
Ví dụ, một người quản lý dự án trong xây dựng có thể sử dụng quản lý chất lượng toàn diện để hướng dẫn các đội thực hiện một số lần kiểm tra tại công trường nhất định mỗi tuần.
Đảm bảo chất lượng so với kiểm soát chất lượng trong quản lý dự án
Trong khi một số người có thể sử dụng các thuật ngữ đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng thay thế cho nhau, có những khác biệt chính giữa hai công cụ quản lý chất lượng này. Sau đây là một số điểm khác biệt giữa đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng:
Đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng (QC) có các định nghĩa khác nhau trong quản lý dự án.
Trong khi đảm bảo chất lượng đề cập đến các quy trình mà nhóm sử dụng để đảm bảo chất lượng sản phẩm, QC là hoạt động được sử dụng để kiểm tra và thử nghiệm các đầu ra cuối cùng của dự án. Kiểm tra QC đảm bảo các sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn của dự án.
Cả đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng đều là một phần của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.
Mục tiêu
Mục tiêu của QA là phát triển các quy trình để giảm hoặc loại bỏ lỗi hoặc khuyết tật trong kết quả cuối cùng của một dự án.
Đảm bảo chất lượng tập trung vào tất cả các giai đoạn của một dự án để giúp các nhóm cung cấp kết quả chất lượng.Ngược lại, mục tiêu của kiểm soát chất lượng có phạm vi hạn chế hơn.
Mục tiêu của QC là xác định bất kỳ lỗi hoặc khuyết điểm nào với sản phẩm hoàn thiện hoặc sản phẩm giao. Khi các nhóm sử dụng kiểm soát chất lượng, họ có thể khắc phục mọi vấn đề tiềm ẩn với sản phẩm giao cuối cùng trước khi phát hành công khai để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Dòng thời gian
Đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng có mốc thời gian khác nhau trong suốt một dự án. Các phương pháp đảm bảo chất lượng có thể diễn ra liên tục trong suốt mọi giai đoạn của dự án.
Đây là một quá trình chủ động, có nghĩa là các nhà quản lý dự án thường thiết lập các phương pháp QA trước khi các nhóm bắt đầu làm việc trên dự án. Khi các nhóm tuân thủ các phương pháp QA một cách nhất quán, họ có thể đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng để đảm bảo kết quả thành công.
Không giống như QA, kiểm soát chất lượng là một quá trình phản ứng. Các quy trình QC diễn ra sau khi nhóm dự án đã hoàn thành sản phẩm hoặc sản phẩm bàn giao nhưng trước khi phát hành công khai. Các nhóm thường hoàn thành các quy trình QC trong giai đoạn cuối của một dự án.
Nếu quy trình QC phát hiện ra lỗi với sản phẩm đã hoàn thành hoặc sản phẩm bàn giao, người quản lý dự án có thể sử dụng thông tin này để cải thiện các phương pháp QA cho các dự án trong tương lai.
