Hội nghị ANQ 2013, Bangkok, Thái Lan
Phương tiện trình bày
Bạn có thể nộp bài thuyết trình bằng dĩa CD-ROM hoặc USB.
Không được phép sử dụng máy tính xách tay cá nhân để trình bày. Để đảm bảo rằng việc nộp bài trình bày đã hoàn tất hoặc để sửa đổi bài trình bày của bạn xin vui lòng đến “Phòng Kiểm tra của Báo cáo viên” ít nhất nửa ngày trước khi đến phiên trình bày của bạn để đổ bài cũng như kiểm tra lại bài trình bày của bạn trên hệ thống máy tính của BTC xem có trục trặc gì hay không.
Nếu bạn là một người dùng hệ điều hành MAC, hãy chắc chắn rằng bạn đã chuyển đổi các tập tin của bạn trên máy tính. Sẽ không thể sử dụng MAC của bạn trong phòng hội nghị. Xin lưu ý rằng báo cáo viên sẽ không được phép sử dụng máy tính xách tay của mình để kết nối với máy chiếu LCD trong phòng hội nghị. Chỉ chiếu file PowerPoint có sẵn. Không sử dụng bản phim (film) hay bản giấy để trình chiếu trên máy overhead.
Hướng dẫn làm thế nào để chuẩn bị trình diễn PowerPoint cho Thuyết Trình
• Phiên bản PowerPoint được chấp nhận từ version 2000 đến version 2010.
• Đổ bài thuyết trình PowerPoint của bạn từ một đĩa CD-ROM hoặc USB version 1.0/2.0 ít nhất nửa ngày trước khi bắt đầu phiên trình bày của bạn tại “Phòng Kiểm tra của Báo cáo viên”.
• Fonts sử dụng là các phông chữ của hệ điều hành Windows tiêu chuẩn. Nếu bạn sử dụng một phông chữ không chuẩn (ví dụ như các ký hiệu khoa học) trong bài trình bày của bạn, bạn nên cung cấp phông chữ không chuẩn này một cách riêng biệt với trình bày của bạn. Đối với một máy chiếu bình thường, cỡ chữ 24 là đủ.
• Sử dụng độ phân giải máy tính của 1920×1080 pixel (HD 1080i) nếu có thể.
• Định dạng trình bày của bạn trong tỷ lệ 16:9 – điều chỉnh menu ‘Page Setup “- trong PowerPoint phiên bản 2007/2010, chọn slide 16:09, hoặc trong PowerPoint phiên bản 2003 hoặc cũ hơn, vào một kích thước tùy chỉnh là 27,9 cm x 15,7 cm (11 inch x 6,1875 inch).
• Sử dụng các hình ảnh nhúng, KHÔNG sử dụng tập tin liên kết các tập tin khác. Tập tin liên kết sẽ không hiển thị trong trình bày của bạn!
Chấp nhận các định dạng file hình ảnh
• JPG
• GIF
• TIFF
• BMP
“Phòng Kiểm tra của Báo cáo viên” ở tầng 3. Giờ mở cửa như sau:
Thứ Ba 15 tháng 10, 2013 – 13:00-18:00 giờ.
Thứ Tư 16 tháng 10, 2013 – 7:30-17:00 giờ.
Thứ Năm 17 Tháng 10, 2013 – 7:30-16:00 giờ.
Trong phòng hội nghị, bạn nên mở bài trình bày của bạn bằng cách chọn thư mục có tên của bạn trên màn hình destop. Sử dụng con trỏ chuột nhúng vào trong các hệ thống trình bày và chúng tôi khuyên bạn sử dụng con chuột thay vì sử dụng con trỏ laser thông thường vì sẽ rất khó để nhìn thấy trên hầu hết các màn hình chiếu.
• Tất cả các máy tính trong phòng họp là tương thích với hệ điều hành Windows và các bài thuyết trình PowerPoint trên hệ điều hành Windows mới được chấp nhận. (sẽ không có máy overhead để trình chiếu các slide phim/giấy).
• Bài trình bày PowerPoint cần được chuẩn bị bằng tiếng Anh và tên tác giả/các tác giả, tên tổ chức/các tổ chức và các liên hệ cần lưu ý trong slide.
• Hãy trình bày ngắn gọn.
• Không vượt quá thời hạn 12 phút trình bày và 3 phút để thảo luận.
• Không sử dụng quá nhiều slide (tối đa 24 slide = 2 slide mỗi phút)
• Bài trình bày của bạn phải được cài tại “Phòng Kiểm tra của Báo cáo viên” ít nhất là nửa ngày trước phiên trình bày của bạn.
• Làm quen với các thiết bị có sẵn trước khi bài trình bày của bạn bắt đầu!
• Chúng tôi sẽ rất nghiêm ngặt với thời gian của bài thuyết trình (tổng cộng chỉ có 15 phút trong đó 12 phút trình bày và 3 phút Q&A).
Xin vui lòng có mặt trong phòng hội nghị 15 phút trước khi bắt đầu phiên hội nghị. Một bản tóm tắt lịch trình các báo cáo tại phiên hội nghị sẽ thể hiện lượt trình bày của bạn.
Hướng dẫn chuẩn bị cho bài trình bày treo tường (Poster)
Vị trí cho khu vực Poster là sãnh ở Tầng 3. Mỗi poster sẽ được treo 1 ngày từ 9:00-18:00 giờ . Bảng treo poster của bạn sẽ được đánh dấu bằng số thứ tự của số Poster được chỉ định.
Hướng dẫn thực hiện Poster
Xin lưu ý các thông tin sau để chuẩn bị cho poster của bạn:
• Kích thước Poster của ANQ 2013 là khổ tiêu chuẩn A0 (841 mm chiều rộng và 1.189 mm chiều cao ) . Mỗi poster phải bao gồm tên bài, tên của tác giả/các tác giả và tên đơn vị/các đơn vị. Chúng tôi đề nghị poster nên được chuẩn bị trên một tấm bìa cứng. Ngoài ra, các báo cáo viên có thể hiển thị các tài liệu của họ trên nhiều tờ nhỏ hơn.
• Phân bổ phần trên đầu của poster là tên bài và tên tác giả và tên đơn vị như trong bản tóm tắt đã nộp lúc trước.
• Các nội dung, hình ảnh/sơ đồ minh họa, …nên được in đậm, đủ để đọc được từ khoảng cách hai mét (sáu feet) .
• Các phương tiện để đính poster lên bảng sẽ được Ban tổ chức bố trí sẵn để cài đặt poster lên bảng.
• Xin vui lòng tham khảo Chương trình và cuốn Kỷ yếu Tóm tắt Hội nghị mà bạn sẽ nhận được khi đến Hội nghị để biết số thứ tự của bảng để treo poster của bạn cho đúng vị trí.
• Hãy sử dụng bảng cùng số thứ tự poster của bạn.
Lịch trình bày Poster
Ít nhất một trong các tác giả của bài poster phải có mặt tại bảng treo poster của mình trong mỗi đợt giải lao (Coffe break) để tiếp các đại biểu đến đọc bài của mình và sẵn sàng trả lời các câu hỏi của các đại biểu về bài poster của mình.
Poster có thể được treo lên vào buổi sáng ngày thứ tư 16/10 tháng mười trước khi Hội nghị bắt đầu (từ 08:00 giờ). Poster phải được tháo xuống vào cuối mỗi ngày. Khi bạn gỡ bỏ poster của bạn, hãy chắc chắn loại bỏ tất cả các vật liệu liên quan đến poster trên tấm bảng. Các nhân viên của BTC sẽ loại bỏ các áp phích không được tháo xuống đúng thời gian và BTC hội nghị không chịu bất kỳ trách nhiệm nào cho các poster của bạn kể từ lúc đó . Xin lưu ý rằng vào lúc 18:00 giờ, tất cả các poster còn treo trên bảng sẽ được BTC tháo gỡ xuống và bỏ đi.
Gợi ý cho phần chuẩn bị Poster : Cung cấp một đánh giá ngắn gọn và tổng quan về các vấn đề cơ bản của bài nghiên cứu của bạn. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chia bài trình bày của bạn thành nhiều đoạn nhưng mô tả rõ ràng các đoạn và các phần như phần Giới thiệu hoặc Mục tiêu của Nghiên cứu, tài liệu và phương pháp , Kết quả và Kết luận. Hãy nhớ rằng nó sẽ dễ dàng hơn khi người đọc một đoạn văn trong vòng sáu dòng và hầu hết mọi người tránh đọc một đoạn văn có đến 30 dòng! Chữ trong poster của bạn nên để size lớn để nó có thể đọc được ở khoảng cách khoảng một mét.
Bản vẽ , sơ đồ và hình ảnh sẽ cực kỳ hữu ích và cần thiết để hiển thị kết quả và kết luận. Hãy chắc chắn rằng hình ảnh minh họa của bạn là dễ hiểu, đừng để quá tải bất kỳ biểu đồ hoặc bản vẽ nào so với thông tin./.
Presentation Guidelines
Presentation Materials
You can submit your presentation by: CD-Rom or USB/Flash Drive.
Presentation from a personal laptop is not permitted. To ensure that the correct presentation has been submitted or to make amendments to your presentation please proceed to the Speakers’ Testing Room at least half a day prior to your presentation to check your slides.
If you are a mac-user, make sure that you have converted your files to be PC-ready as there will be NO facility on site to convert the mac files to PC-ready files. It will NOT be possible to use your mac in the meeting room. Please note that speakers will NOT be permitted to use their own laptops and to hook up to the LCD projector in the meeting room. Only PowerPoint projection is available. NO slides or overhead projection is possible.
Guidelines on how to prepare PowerPoint slide for Oral Presentation
• PowerPoint versions accepted are from 2000 to 2010
• Hand in your PowerPoint presentation on a CD-ROM or compact USB-Drive (USB-Stick) 1.0/2.0 at least half a day prior to the start of the session at the Speakers’ Testing Room.
• Accepted Fonts are Standard Windows fonts. If you use a non-standard (e.g. scientific symbols) font with your presentation, you should supply this non-standard font separately with your presentation. For a normal projection, the font size 24 is sufficient.
• Use computer resolution of 1920×1080 pixels (HD 1080i) if possible.
• Format your presentation in 16:9 ratio – adjust the ‘Page Setup’ menu – in PowerPoint 2007/2010, select the 16:9 slide preset, or in PowerPoint 2003 or earlier, enter a custom size of 27.9 cm by 15.7 cm (11 inches by 6.1875 inches).
• Use embedded pictures, DO NOT use files linked to other files. Linked files will not show up in your presentation!
Accepted picture file formats
• JPG
• GIF
• TIFF
• BMP
The Speakers’ Testing Room is located on the 3rd Floor. The opening hours are as follows:
Tuesday, 15 October 2013 – 13:00-18:00 hrs.
Wednesday, 16 October 2013 – 07:30-17:00 hrs.
Thursday, 17 October 2013 – 07:30-16:00 hrs.
In the meeting room, you should open your presentation by selecting the folder with your name on the screen. There is a mouse pointer embedded in the presentation system and we recommend using that instead of a conventional laser pointer which will be difficult to see on most projection screens.
• All computers in the meeting rooms are Windows compatible and only Windows based PowerPoint presentations are accepted. (there will be no slide projectors available)
• PowerPoint presentation should be prepared in English and the authors’ name, institution and contact should be noted in the slide.
• Keep your introduction short
• Do not exceed the time limit: 12 minutes for your presentation and 3 minutes for discussion.
• Do not use too many slides (max. 24 slides = 2 slides per minute)
• Hand in your presentation at least half day prior to the session at the Speakers’ Testing Room
• Familiarize yourself with the available equipment before your presentation starts!
• We will be very strict with the time of presentations (15 min for oral).
Please be present in the session room 15 minutes prior to the start of the session. An abstract presenter must attend the whole session in which he/she is scheduled.
Guidelines on how to prepare the Poster for Poster Presentation
The location for the Poster area is in Foyer (3rd Floor). Each poster will be displayed for
1 day between 09:00-18:00 hrs. Your poster board will be marked with the Poster Number as indicated.
Instructions for your Poster
Please note the following information for the preparation of your poster:
• The Poster size for ANQ 2013 is standard A0 Portrait (841 mm in width and 1189 mm in height). Each poster must include the title of the paper, the name(s) of the author(s) and their affiliation(s). It is recommended that the poster be prepared on one sheet of cardboard. Alternatively presenters may display their material on several smaller sheets.
• Allocate the top of the poster for the title and author(s) as stated on the submitted abstract.
• The text, illustrations, etc. should be bold enough to be read from a distance of two meters (six feet).
• Velcro will be available for the mounting of posters.
• Please refer to the Program and Abstract Book that you will receive upon arrival at the Congress for the poster board number assigned to you.
• Please use the board with the same number.
Poster Scheduling
At least one of the authors of each poster must be present by the poster board during every coffee break.
The Poster can be mounted Wednesday on 16 October morning before the Congress starts (from 08:00hrs.) The poster must be removed at the end of each day. When you remove your poster, please make sure to remove all poster-mounting materials from the board. The meeting staff will remove posters not taken down on time and the Congress Organisers cannot ensure any further responsibility for the material. Please note that at 18:00 hrs. all remaining posters will be thrown away.
Suggestion for Poster Preparation: Give a short and comprehensive review of the basic items of your study. This can be done by dividing your text into several but clearly delineated paragraphs and sections such as Introduction or Aim of Study, Materials and Methods, Results and Conclusions. Remember that it is easy to start reading a paragraph of six lines
and that most people avoid one with 30! Your poster text should be enlarged so that it can be read at a distance of about one meter.
Drawings, diagrams and photos are extremely helpful and often necessary to display results and conclusions. Make sure that your illustrations are easy to understand; do not overload any chart or drawing with information.
