Kiểm toán chất lượng là một quy trình trong đó một nhóm kiểm toán viên, nội bộ hoặc bên ngoài, kiểm tra kỹ lưỡng một hệ thống chất lượng. Đây là một thành phần chính của tiêu chuẩn hệ thống chất lượng ISO 9001. Kiểm toán là cần thiết để xác định xem các quy trình, sản phẩm và hệ thống mới áp dụng hay hiện có có mang lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp hoặc tổ chức hay không. Đây là một tính năng quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng của bất kỳ tổ chức nào và được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp.
Trong thế giới sản xuất, kiểm toán chất lượng là một cách hiệu quả để kiểm tra xem hoạt động sản xuất của công ty bạn hoặc nhà cung cấp của bạn có đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm của bạn hay không. Nó cũng được sử dụng để kiểm tra sự tuân thủ các quy tắc và hướng dẫn của hệ thống chất lượng QMS đã xác định của bạn.
Nhìn chung, kiểm toán chất lượng tập trung vào việc đánh giá hiệu suất của hệ thống thông qua một quy trình khách quan, có hệ thống và được ghi chép lại. Kiểm toán viên đánh giá dữ liệu và đánh giá các phát hiện về mức độ hoạt động tốt của hệ thống hoặc quy trình đang được kiểm toán.
Ở đây chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết về kiểm toán chất lượng, xem xét chúng là gì, các loại hình, tầm quan trọng, các bước liên quan và cách thức hoạt động sản xuất hoặc tìm nguồn cung ứng của tổ chức bạn có thể được hưởng lợi từ chúng.
- Tại sao phải tiến hành kiểm toán chất lượng?
- Các loại kiểm toán chất lượng
- Các thành phần chính của một cuộc kiểm toán chất lượng
- Quy trình kiểm toán chất lượng
- Ai thực hiện kiểm toán chất lượng?
- Tại sao kiểm toán chất lượng lại quan trọng?
- Kiểm toán chất lượng có những lợi ích gì?
- Danh sách kiểm toán chất lượng là gì?
- Kiểm toán đảm bảo chất lượng và kiểm toán kiểm soát chất lượng
- Những lý do chính dẫn đến thất bại trong kiểm toán chất lượng
1. Tại sao phải tiến hành kiểm toán chất lượng?
Đối với các công ty có hoạt động sản xuất sản phẩm, kỹ thuật, chuỗi cung ứng hoặc tìm nguồn cung ứng, việc kiểm toán chất lượng là cần thiết vì những lý do sau:
- Đảm bảo tuân thủ: Kiểm toán xác nhận rằng công ty tuân thủ mọi chính sách, quy tắc nội bộ và tiêu chuẩn chất lượng hiện hành.
- Cải tiến liên tục: Giúp các tổ chức cải thiện hệ thống và quy trình bằng cách chỉ ra những lĩnh vực vẫn cần cải thiện.
- Giảm thiểu rủi ro: Kiểm toán hỗ trợ xác định và giảm thiểu rủi ro cũng như sai lệch so với các tiêu chuẩn chất lượng đã được công nhận.
Nếu bạn đang làm việc với các nhà cung cấp bên ngoài, đối tác sản xuất và nhà sản xuất theo hợp đồng, thì kiểm toán chất lượng là phương pháp quan trọng để đánh giá hiệu suất của họ so với QMS và các yêu cầu về chất lượng của bạn.
2. Các loại kiểm toán chất lượng
Những gì đang được kiểm toán sẽ quyết định loại kiểm toán. Mặc dù có nhiều loại kiểm toán chất lượng khác nhau, nhưng kiểm toán quy trình, kiểm toán sản phẩm và kiểm toán hệ thống chất lượng (QMS) là ba loại chính. Chúng ta sẽ đi sâu hơn vào các loại này.
a. Kiểm toán quy trình
Mục đích của cuộc kiểm toán này là xác định xem các quy trình của công ty có tuân thủ các quy định đã thiết lập (như FDA GMP) hay các tiêu chuẩn của ngành (như ISO) hay không. Bằng cách so sánh các quy trình, hướng dẫn công việc, nhật ký đào tạo, mô tả công việc, v.v. của công ty với các tiêu chuẩn đã thiết lập, kiểm toán viên sẽ đánh giá các biện pháp kiểm soát quy trình. Kiểm toán quy trình có thể được thực hiện trên tất cả các quy trình của hệ thống chất lượng hoặc chỉ một số quy trình.
b. Kiểm toán sản phẩm
Loại kiểm toán chất lượng cụ thể này xem xét liệu một hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định (phần cứng, hàng hóa đã qua chế biến hoặc phần mềm) có đáp ứng các tiêu chuẩn hiệu suất hoặc nhu cầu của khách hàng hay không. Để xác định xem sản phẩm có tuân thủ các yêu cầu sản phẩm mong muốn hay không, sản phẩm sẽ được đánh giá theo các tiêu chuẩn hiệu suất, thông số kỹ thuật sản phẩm và nhiều khả năng là các yêu cầu của khách hàng. Kiểm toán sản phẩm thường được thực hiện trong hoặc ngay sau quá trình sản xuất.
c. Kiểm toán hệ thống chất lượng
Loại kiểm toán chất lượng cụ thể này sẽ đảm bảo rằng tất cả các thành phần của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) đã được phát triển, đưa vào thực hành và được lập thành văn bản theo các thông số kỹ thuật cần thiết và thông lệ quốc tế tốt nhất theo định nghĩa của Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Bằng cách so sánh các thủ tục và chính sách, kiểm toán viên sẽ đánh giá hệ thống chất lượng của công ty để xác định mức độ tuân thủ. Các chuyên gia về chất lượng khuyến nghị rằng các cuộc kiểm toán hệ thống quản lý chất lượng (QMS) phải được thực hiện ít nhất một lần trong một năm.
3. Các thành phần chính của một cuộc kiểm toán chất lượng
Sau đây là những lĩnh vực chính của kiểm toán chất lượng:
a. Tiêu chí kiểm toán
Các tiêu chuẩn, luật lệ và các yêu cầu khác mà cuộc kiểm toán được thực hiện dựa theo.
b. Bằng chứng kiểm toán
Các sự kiện và thông tin thu thập được trong suốt quá trình kiểm toán để chứng minh kết luận.
c. Phát hiện kiểm toán
Các quan sát, điểm không phù hợp và các lĩnh vực cần cải thiện đều được đưa vào kết quả kiểm toán.
d. Hành động khắc phục
Các hành động mà tổ chức thực hiện để giải quyết các điểm không phù hợp được phát hiện và ngăn chặn chúng tái diễn được gọi là hành động khắc phục.
4. Quy trình kiểm toán chất lượng
Để hiểu rõ hơn về kiểm toán chất lượng, chúng ta hãy cùng xem xét quy trình kiểm toán chất lượng.
a. Khởi tạo kiểm toán
Bắt đầu kiểm toán chất lượng là bước đầu tiên trong quy trình kiểm toán. Để bắt đầu kiểm toán kiểm soát chất lượng, khách hàng, bên được kiểm toán và công ty kiểm toán hoặc kiểm toán viên trước tiên phải trao đổi với nhau để hiểu đầy đủ các mục tiêu kiểm toán. Điều này tạo thành điểm tham chiếu để thiết kế khuôn khổ và các thông số kiểm toán
b. Kế hoạch kiểm toán
Việc lập kế hoạch kiểm toán của công ty kiểm toán hoặc kiểm toán viên bao gồm một số hoạt động từ ba bên liên quan đến cuộc kiểm toán, chẳng hạn như lên lịch kiểm toán, ước tính lượng nguồn lực cần thiết cho cuộc kiểm toán và chuẩn bị bảng câu hỏi kiểm toán.
c. Thực hiện kiểm toán
Sau khi lập kế hoạch kiểm toán chất lượng, kiểm toán viên bắt đầu một số nhiệm vụ, chẳng hạn như đánh giá các biện pháp kiểm soát hệ thống và quy trình, phỏng vấn các bên liên quan, xem xét các quy trình kỹ thuật và thực hiện đánh giá tài liệu. Các nhiệm vụ này được thực hiện theo các thông số kiểm toán.
d. Báo cáo kiểm toán và theo dõi
Kiểm toán viên lập báo cáo về các phát hiện kiểm toán. Báo cáo kiểm toán bao gồm các đánh giá hiệu suất theo tiêu chí kiểm toán và cung cấp thông tin chi tiết độc lập về cách công ty được kiểm toán giải quyết vấn đề quản lý chất lượng trong tổ chức của họ. Báo cáo này cho phép tổ chức theo dõi hiệu quả hiệu suất và chất lượng, xác định các lĩnh vực cần cải thiện thêm và nêu bật mọi thành công.
5. Ai thực hiện kiểm toán chất lượng?
Tùy thuộc vào người tiến hành kiểm toán và mục đích của việc kiểm toán mà sẽ có các loại kiểm toán khác nhau.
· Kiểm toán của bên thứ nhất
Kiểm toán của bên thứ nhất là kiểm toán chất lượng nội bộ vì không có bên ngoài nào tham gia; chúng được thực hiện bởi các kiểm toán viên làm việc cho công ty của bạn. Như đã nêu, để cuộc kiểm toán được công bằng, kiểm toán viên sẽ không có lợi ích cá nhân trong kết quả. Đây có thể là cuộc kiểm toán chính thức để đo lường các mục tiêu của công ty, phát hiện ra các lỗ hổng hoặc tìm ra khả năng cải thiện hoặc để xác định xem tổ chức đã sẵn sàng cho cuộc kiểm toán bên ngoài hay chưa. Cuộc kiểm toán có thể tập trung vào một quy trình duy nhất, toàn bộ hệ thống chất lượng, một tập hợp các quy trình cụ thể hoặc thậm chí là một hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Một ví dụ điển hình là người quản lý chất lượng của bạn kiểm tra hiệu quả của các quy trình chất lượng trong bộ phận mua hàng của bạn.
· Kiểm toán của bên thứ hai
Kiểm toán của bên thứ hai được gọi là kiểm toán chất lượng bên ngoài vì chúng được thực hiện bởi một người nào đó bên ngoài tổ chức của bạn, nhưng chúng thường được kết nối với bạn ở một số khả năng, chẳng hạn như nhà cung cấp dịch vụ. Kịch bản có thể bị đảo ngược, bạn là người đánh giá các nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp theo hợp đồng của mình để tìm hiểu thêm về đảm bảo chất lượng của họ. Do khả năng chúng có thể ảnh hưởng đến các lựa chọn kinh doanh trong tương lai, các cuộc kiểm toán này quan trọng hơn các cuộc kiểm toán chất lượng nội bộ. Một ví dụ điển hình là một khách hàng mới phân tích toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của bạn để xác định hiệu quả của nó và liệu họ có muốn làm việc với bạn hay không.
· Kiểm toán của bên thứ ba
Kiểm toán của bên thứ ba được thực hiện bởi một người bên ngoài tổ chức của bạn để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn áp dụng được đáp ứng, vì vậy chúng cũng được coi là kiểm toán chất lượng bên ngoài. Các kiểm toán viên là những người công bằng và không có lợi ích cá nhân hoặc tài chính nào trong công ty của bạn. Điều này rất quan trọng vì kết quả của các cuộc kiểm toán có thể dẫn đến việc cấp chứng nhận hoặc phê duyệt giấy phép, hoặc chúng có thể có tác dụng ngược lại và dẫn đến các lá thư cảnh cáo, hình phạt, tiền phạt hoặc lệnh cấm. Một ví dụ điển hình là một kiểm toán viên của cơ quan được thông báo đến thăm doanh nghiệp của bạn để tiến hành kiểm toán ISO, điều này sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp của bạn được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO.
