8. Yêu cầu đạo đức có liên quan
Theo thành phần cập nhật này, công ty được yêu cầu chỉ định một cá nhân chịu trách nhiệm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về tính độc lập. Cá nhân này sẽ cần có kiến thức, kỹ năng, khả năng, năng lực và thẩm quyền phù hợp để giải quyết các vấn đề này — không chỉ là một người cấp cao trong công ty. Sau đây là các đề xuất các công ty cân nhắc những câu hỏi này khi họ khám phá cách điều chỉnh các quy trình hiện tại:
- Công ty đang xử lý các yêu cầu đạo đức có liên quan như thế nào và bạn có cần thực hiện thay đổi để tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý chất lượng không?
- Bạn có hệ thống nào để nhân viên báo cáo bất kỳ vi phạm nào không?
- Trong tổ chức của bạn có ai là chuyên gia về các quy tắc đạo đức và độc lập hiện hành và có thể đảm nhận vai trò này không?
- Có nên có hai vai trò riêng biệt trong chức năng quản lý chất lượng không – một là xây dựng chính sách và quy trình và một là giám sát việc tuân thủ các chính sách và quy trình đó?
- Công ty của bạn xác định sự tồn tại và tính đầy đủ của các mối quan hệ công ty (ví dụ: với nhà cung cấp) như thế nào?
9. Chấp nhận và tiếp tục khách hàng và các cam kết cụ thể
Một số công ty đã nói rằng họ không có bất kỳ rủi ro nào vì cơ sở khách hàng của họ không rủi ro. Hãy biến bình luận này thành một câu hỏi: Tại sao bạn nghĩ rằng khách hàng của bạn không rủi ro?
Một số câu trả lời tiềm năng cho câu hỏi này có thể là công ty của bạn chỉ chấp nhận khách hàng trong một ngành mà công ty có năng lực chuyên môn hóa, cấu trúc tổ chức hoặc mô hình kinh doanh của khách hàng không phức tạp hoặc khách hàng của bạn có uy tín kinh doanh tốt và các giá trị đạo đức. Đây là tất cả các ví dụ về tiêu chí chấp nhận và tiếp tục để đưa vào các chính sách và thủ tục của công ty bạn. Một số câu hỏi khác cần cân nhắc bao gồm:
- Việc phê duyệt hay chấp nhận và tiếp tục của công ty có phù hợp với đánh giá rủi ro không?
- Khách hàng có thể thay đổi điều gì từ quyết định chấp nhận hoặc tiếp tục trước đó sang quyết định của năm sau (có thể khó biết hơn trong thời kỳ kinh tế hỗn loạn)?
- Sẽ thế nào nếu thông tin được biết đến sau khi quyết định chấp nhận của công ty bạn được đưa ra và có thể ảnh hưởng đến quyết định đó nếu thông tin đó được biết vào thời điểm đó? Đó sẽ là loại thông tin gì?
10. Hiệu suất tương tác
Đây có thể là một thành phần tốt để bắt đầu vì công ty của bạn có thể hiểu rõ về các mục tiêu của thành phần hiệu suất hợp tác. Đánh giá các chính sách và quy trình hiệu suất hợp tác hiện tại của bạn và đánh giá những gì đang hoặc không hiệu quả đối với công ty của bạn. Có một số yêu cầu mới hoặc được cải tiến có thể giúp điều chỉnh các chính sách và quy trình của bạn.
Ví dụ, có một yêu cầu mới là các nhóm hợp tác phải hiểu và hoàn thành trách nhiệm nghề nghiệp của họ, bao gồm trách nhiệm chung của đối tác hợp tác trong việc quản lý và đạt được chất lượng và tham gia đầy đủ và phù hợp trong suốt quá trình hợp tác.
Việc tăng cường sự tham gia của đối tác trong suốt quá trình hợp tác đã được chứng minh là nâng cao chất lượng kiểm toán. Hãy xem xét cách công ty của bạn có thể cải thiện các chính sách giám sát và đánh giá hiện tại của mình để trở nên rõ ràng, súc tích và có thể thực hiện được.
11. Tài nguyên
Thành phần nguồn lực trong hệ thống quản lý chất lượng của một công ty hiện bao gồm các yêu cầu liên quan đến nguồn lực công nghệ và trí tuệ, ngoài các yêu cầu nâng cao về nguồn nhân lực.
Nguồn lực công nghệ về cơ bản là các ứng dụng CNTT mà công ty sử dụng để hỗ trợ hệ thống quản lý chất lượng và hiệu suất tham gia. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công ty, các quy trình có thể tương đối đơn giản và tập trung vào việc cấp quyền truy cập và xử lý các bản cập nhật cho ứng dụng CNTT.
Ở các công ty phức tạp hơn, các quy trình có thể bao gồm nhiều nguồn lực CNTT và các cân nhắc về lập trình.
Nguồn lực trí tuệ bao gồm các phương pháp luận, hướng dẫn kế toán và chính sách hoặc quy trình được viết của công ty.
Sau đây là một số câu hỏi để đánh giá xem công ty có đáp ứng các mục tiêu về nguồn lực hay không:
- Công ty đánh giá hiệu suất nhân sự như thế nào? Có bao gồm sự công nhận cho các hành động hoặc hành vi tích cực không?
- Công ty có yêu cầu sử dụng một số ứng dụng phần mềm nhất định khi thực hiện các cam kết không? Công ty lưu trữ các tệp cam kết như thế nào?
- Công ty đào tạo nhân viên sử dụng nguồn lực trí tuệ và công nghệ như thế nào?
- Công ty có chính sách và thủ tục nào để sắp xếp hồ sơ tham gia (ví dụ: quy ước đánh số) không?
- Công ty có sử dụng nhà cung cấp dịch vụ để hỗ trợ ứng dụng không?
12. Thông tin và truyền thông
Thành phần thông tin và truyền thông là thành phần mới theo các tiêu chuẩn quản lý chất lượng, nhưng công ty của bạn có thể đã có các quy trình truyền thông phù hợp?
Bạn cũng có thể thấy mình có các chính sách và quy trình trong các thành phần khác có thể phản ứng với các rủi ro trong thành phần này.
Ví dụ, như một phần của các yêu cầu đạo đức có liên quan, công ty của bạn nên có một chính sách hoặc quy trình mô tả cách hệ thống quản lý chất lượng của công ty bạn được ghi chép và truyền đạt trong toàn công ty.
Để phát triển các rủi ro và phản hồi về chất lượng liên quan đến thông tin và truyền thông, hãy xem xét các câu hỏi sau:
- Thông tin được chia sẻ trong công ty như thế nào?
- Nếu công ty có trang web, ai sẽ chịu trách nhiệm truyền tải thông tin và tần suất cập nhật thông tin là bao nhiêu?
- Công ty truyền đạt thông tin cho các nhóm thực hiện hợp đồng như thế nào để họ hiểu và thực hiện hợp đồng theo đúng các tiêu chuẩn chuyên môn hiện hành?
- Công ty theo dõi các hoạt động truyền thông bên ngoài cần thiết như thế nào?
- Nếu bạn sử dụng tài nguyên từ các nhà cung cấp dịch vụ, làm thế nào để bạn truyền đạt trách nhiệm của nhau? Ví dụ, công ty của bạn nhận được tài liệu kiểm soát chất lượng cập nhật thường xuyên như thế nào?
13. Quá trình giám sát và khắc phục
Hoạt động phản hồi và hoạt động giám sát phải được triển khai trước ngày 15 tháng 12 năm 2025. Sau đó, các công ty có thêm một năm để thực hiện đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.
Những thay đổi chính bao gồm tập trung vào việc giám sát toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng, khuôn khổ mới để đánh giá các phát hiện, xác định các thiếu sót và đánh giá các thiếu sót đã xác định và biện pháp khắc phục mạnh mẽ hơn.
Các hoạt động giám sát cho quy trình giám sát và khắc phục có thể khác nhau ở các công ty có mức độ phức tạp khác nhau. Ví dụ, các hoạt động giám sát của một chuyên gia hành nghề độc lập có thể đơn giản hơn vì chuyên gia hành nghề này thường xuyên tương tác với hệ thống quản lý chất lượng và thông tin có thể dễ dàng có sẵn hơn.
Mẹo : Một yêu cầu mới trong SQMS là lãnh đạo công ty phải đánh giá, ít nhất là hàng năm, liệu hệ thống quản lý chất lượng có cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng đang được đáp ứng hay không. Ngày có hiệu lực của đánh giá này là trong vòng một năm kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2025.
