Người quản lý dự án phải chú ý nhiều đến các quy trình kiểm soát chất lượng và vì lý do này, điều quan trọng là phải hiểu được chi phí chất lượng. Chi phí chất lượng có thể thay đổi tùy theo khả năng tìm kiếm và ngăn chặn chất lượng kém đến tay khách hàng của một tổ chức. Người quản lý dự án cần có khả năng hiểu được toàn bộ phạm vi, bao gồm việc trì hoãn giao hàng để đổi lấy chỉ thị của cơ quan quản lý hoặc sửa chữa thứ gì đó không dễ dàng loại bỏ.
Việc không đầu tư vào chất lượng sẽ phải trả giá đắt và có thể ảnh hưởng đến các bên liên quan của dự án, các thành viên trong nhóm và người dùng cuối. Là người có trình độ PMP (Chứng chỉ PMP® – Project Management Professional, được cấp bởi viện quản lý dự án Hoa Kỳ – PMI nhằm công nhận những chuyên gia quản lý dự án có chuyên môn) bạn sẽ cần xem xét COQ (Cost of Quality) bao gồm chi phí tuân thủ và không tuân thủ. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mình đang chi đủ và đúng cho chất lượng.
Bạn hiểu thế nào về Chi phí chất lượng?
COQ đề cập đến chi phí liên quan đến việc có các sản phẩm chất lượng cao hoặc hậu quả xảy ra sau khi sản phẩm không hoàn hảo. Nói cách khác, nó đo lường tổng chi phí ngăn ngừa lỗi, xác định lỗi và xử lý lỗi.
Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Xác Định Chi Phí Chất Lượng
Khi nói đến bất kỳ dự án nào, chi phí chất lượng thường bị nhầm lẫn với chi phí vật liệu. Trên thực tế, nó liên quan nhiều hơn đến tất cả các chi phí liên quan đến chất lượng, bao gồm cả vật liệu chất lượng cao. Ví dụ, đầu tư vào vật liệu cao cấp và đảm bảo chúng không có khuyết điểm có thể giúp ngăn ngừa mọi vấn đề về chất lượng trong tương lai.
Ngoài COQ, còn có các chi phí khác liên quan đến mọi khâu của dự án, bao gồm mọi khâu từ khởi động đến dịch vụ khách hàng – không chỉ riêng giai đoạn kết thúc dự án.
Ý nghĩa của chi phí chất lượng
Bạn nên tính toán chi phí chất lượng (COQ) để giúp bạn duy trì sự cân bằng giữa chi phí ngắn hạn và chi phí dài hạn. Điều này bao gồm tính toán chi phí tuân thủ và chi phí không tuân thủ.
- Chi phí tuân thủ về cơ bản là mức độ mà bạn muốn cung cấp chất lượng bằng cách ngăn ngừa khuyết tật và phát sinh chi phí thẩm định.
- Chi phí không tuân thủ bao gồm chi phí cho các lỗi bên ngoài dự án – chẳng hạn như thu hồi sản phẩm – cũng như các lỗi bên trong dự án (lỗi nội bộ) ngăn cản chất lượng.
Khi cả hai được cộng lại với nhau, chúng tạo nên tổng COQ của bạn, mà những người nắm giữ PMP tiềm năng sẽ cần biết.
COQ = Chi phí tuân thủ + Chi phí không tuân thủ (hoặc chi phí thất bại). Nhận ra chi phí thực sự của chất lượng sẽ giúp bạn ước tính số tiền bạn nên chi để đảm bảo chất lượng trong và sau dự án của mình. Bạn sẽ cần thực hiện việc này để ước tính chi phí và lập ngân sách phù hợp. Hãy cùng xem xét kỹ hơn chi phí tuân thủ so với chi phí không tuân thủ.
Chi phí tuân thủ
Chi phí tuân thủ là bất kỳ khoản tiền nào bạn phải chi để ngăn ngừa lỗi và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của dự án.
Chi phí phòng ngừa là một loại chi phí tuân thủ liên quan đến đảm bảo chất lượng. Việc ngăn ngừa chất lượng kém xảy ra có thể bao gồm việc mua sắm và bảo trì thiết bị, lập kế hoạch và đào tạo nhân viên của bạn và lưu giữ hồ sơ tốt. Nó cũng có thể bao gồm việc có đúng nhóm hoặc những người nói chung, thực hiện nghiên cứu tốt, v.v.
Chi phí thẩm định phát sinh khi một dự án không đáp ứng các tiêu chuẩn hoặc thông số kỹ thuật tuân thủ. Nó có thể bao gồm việc phát hiện lỗi khi chúng xảy ra, ngăn chặn chúng xảy ra ngay từ đầu hoặc sửa bất kỳ lỗi nào có thể đã xảy ra. Chi phí thẩm định có thể phát sinh trong quá trình kiểm tra, hoạt động kiểm soát chất lượng và thử nghiệm thực địa.
Bản thân cái tên đã nói lên tất cả: tuân thủ theo thông số kỹ thuật đã thiết lập sẽ tốn kém. Tuy nhiên, thường rẻ hơn nhiều so với việc cố gắng sửa chúng sau đó.
Tỷ lệ ngăn ngừa sai lầm tốn kém thay vì chỉ xem xét chúng là điều mà người quản lý dự án nhấn mạnh. Ngăn ngừa thất bại ngay từ đầu có nghĩa là bạn sẽ phải chịu ít chi phí hơn để sửa chúng và bạn càng đầu tư nhiều vào phòng ngừa ngay từ đầu thì chi phí sẽ càng rẻ.
Chi phí không tuân thủ
Sửa chữa, viết lại hoặc hoàn lại tiền cho các sản phẩm lỗi là một hoạt động tốn kém. Một dự án có chất lượng kém sẽ khiến bạn mất thời gian của nhân viên và tiền bạc mà đáng lẽ ra nó có thể kiếm được. Khi bạn không tuân thủ các yêu cầu về chất lượng, chi phí không tuân thủ sẽ tăng vọt.
Hai loại chi phí không phù hợp là chi phí lỗi nội bộ và chi phí lỗi bên ngoài.
Lỗi có thể xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào trong quy trình của bạn và chúng sẽ tạo ra trở ngại trong tương lai. Lỗi nội bộ thường gặp nhất khi bạn phát hiện ra lỗi trước khi chúng đến tay khách hàng hoặc người dùng. Những lỗi này bao gồm những thứ như:
- Sửa chữa lỗi sản phẩm giao hàng
- Làm lại các thành phần hoặc sản phẩm giao
- Lãng phí tài nguyên như thời gian, tiền bạc, v.v.
- Hủy bỏ tất cả các sản phẩm và thành phần của chúng
Chi phí có thể được hiểu tốt nhất theo nghĩa là giao hàng đúng hạn.
Chi phí lỗi bên ngoài là chi phí sửa lỗi sau khi sản phẩm của bạn được giao cho khách hàng hoặc người dùng cuối. Thông thường, chính khách hàng hoặc người dùng cuối là người xác định những lỗi này, do một người nào đó bên ngoài nhóm dự án của bạn thực hiện. Một số ví dụ cần biết
- Xử lý hoàn tiền, cung cấp bảo hành và thu hồi sản phẩm
- Cung cấp hỗ trợ khách hàng và giải quyết khiếu nại
- Không đáp ứng các yêu cầu hoặc tuân thủ quy định
- Mất uy tín và tương lai kinh doanh
Chất lượng thấp không chỉ tốn thời gian và năng lượng của bạn mà chất lượng kém cũng sẽ làm tăng chi phí không tuân thủ. Các tiêu chuẩn không phù hợp có nghĩa là chi phí không tuân thủ thấp hơn. Đạt được các tiêu chuẩn đẳng cấp thế giới có thể giúp giảm chi phí này nhiều hơn nữa.
Quản lý dự án tốt bao gồm việc đánh giá chi phí tiềm ẩn của các lỗi chất lượng. Các lỗi bên ngoài đặc biệt khó dự đoán và chúng có xu hướng có tác động đáng kể nhất. Hiểu được rủi ro của bạn và ngăn ngừa các lỗi tốn kém là chìa khóa.
Chi phí phòng ngừa
Khi nói đến chất lượng sản phẩm, phòng bệnh hơn chữa bệnh. Phòng bệnh có thể bao gồm nhiều thứ khác nhau như các hoạt động được thiết kế riêng để hạn chế chất lượng kém trước khi nó có cơ hội xảy ra hoặc nỗ lực loại bỏ các yếu tố rủi ro có thể dẫn đến kết quả xấu.
Chi phí ngăn ngừa sự cố xảy ra ít hơn nhiều so với số tiền bạn phải trả để tìm ra và khắc phục sự cố khi có sự cố xảy ra.
Phòng ngừa là cần thiết cho các hoạt động có mục đích giảm số lượng lỗi. Các tổ chức sử dụng nhiều kỹ thuật để ngăn ngừa lỗi và sai sót, bao gồm kiểm soát quy trình thống kê, kỹ thuật chất lượng và đào tạo.
Chi phí thẩm định
Một số chi phí liên quan đến thẩm định bao gồm kiểm tra, thẩm định và thử nghiệm. Điều này có hiệu lực với các sản phẩm lỗi — nếu bạn kiểm tra chúng trước, các sản phẩm lỗi sẽ không đến tay khách hàng. Nhưng chỉ thực hiện các hoạt động này không đảm bảo sản phẩm không có lỗi. Các nhà quản lý hiện đại đã nhận ra rằng các cuộc thanh kiểm tra diễn ra trong suốt quá trình, không chỉ ở giai đoạn cuối.
Một cách hiệu quả hơn để cung cấp kiểm soát chất lượng là để nhân viên của bạn chịu trách nhiệm về chất lượng của chính họ, thiết kế sản phẩm trước khi sản xuất, để không có lỗi. Chiến lược này đảm bảo thiết kế chất lượng cao ngay từ đầu, mà không cần dựa vào kiểm tra để xác định bất kỳ khiếm khuyết nào.
Phần kết luận
Hiểu được giá trị của việc đầu tư vào phòng ngừa ngay từ đầu là điều quan trọng để tránh các khoản chi tiêu tốn kém, mất thời gian sau này.
- Hiểu được chi phí chất lượng và lý do tại sao nó lại quan trọng đối với dự án của bạn cũng rất hữu ích.
- Tính toán chi phí chất lượng là một cách để đảm bảo bạn tối ưu hóa toàn bộ ngân sách dự án của mình.
Tính toán COQ tương đối đơn giản. Bạn có thể thực hiện bằng cách cộng tất cả chi phí tuân thủ và tất cả chi phí không tuân thủ lại với nhau. Nó được tối ưu hóa khi tổng chi phí tuân thủ và không tuân thủ càng nhỏ càng tốt.
