Số 01/2023/VQAH-QC
TPHCM ngày 17 tháng 02 năm 2023
QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
– Căn cứ Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc Đảng, Mặt trận, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam và chức danh nhà nước.
– Căn cứ Điều lệ (sửa đổi và bổ sung) Hội Chất lượng thành phố Hồ Chí Minh ban hành kèm theo Quyết định số 868/QĐ-UBND ngày 02 tháng 3 năm 2017 của Chủ tịch UBND thành phố Hồ Chí Minh;
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi áp dụng
Quy chế này quy định về nguyên tắc, trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu tròn chính thức của Hội chất lượng TP Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là “Hội’) do cơ quan có thẩm quyền cấp (sau đâu gọi tắt là “con dấu”).
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với con dấu của Hội, con dấu giao cho Văn phòng Hội quản lý và sử dụng. Đây là loại dấu có giá trị pháp lý đại diện cho Hội, thể hiện tên Hội và thường được đóng lên các văn bản, giấy tờ chính thức của Hội.
Điều 2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
1. Tuân thủ Hiến pháp, Pháp luật;
2. Đảm bảo công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu
3. Việc quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định và tại Quy chế này.
Điều 3. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả;
2. Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu, sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;
3. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký;
4. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;
5. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu, đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền;
6. Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của Hội hoặc các hành vi khác theo quy định của Pháp luật.
CHƯƠNG II
YÊU CẦU, TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 4. Quản lý con dấu
1. Chủ tịch Hội:
Là người đại diện theo pháp luật của Hội, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Hội bao gồm việc ban hành quy định quản lý và sử dụng con dấu.
2. Tổng thư ký:
a. Tổng thư ký là người điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Hội, có trách
nhiệm tổ chức, quản lý, sử dụng con dấu theo quy chế này.
b. Tổng thư ký được Chủ tịch Hội ủy quyền để chọn lựa người phù hợp làm người giữ con dấu, tổ chức việc giao nhận, lập Biên bản và lưu trữ tại Văn phòng Hội.
3. Người giữ con dấu có trách nhiệm:
a. Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu Hội tại trụ sở Hội;
b. Chỉ giao con dấu của Hội cho người khác khi được phép bằng xác nhận của Tổng thư ký. Việc bàn giao con dấu Hội phải được lập thành Biên bản hoặc vào Sổ bàn giao.
c. Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản Hội ban hành và bản sao văn bản. d. Chỉ được đóng dấu, ghi số vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của Hội.
Điều 5. Quy định trong những trường hợp đặc biệt
1. Trong trường hợp bị mất con dấu
Trễ nhất là 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì Bộ phận quản lý con dấu phải báo cáo với Chủ tịch Hội. Tổng Thư Ký phải thông báo ngày bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, Phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu để xử lý kịp thời đồng thời thực hiện việc thông báo hủy con dấu bị mất theo
quy định của pháp luật.
2. Trường hợp con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự thay đổi của Hội
Bộ phận quản lý con dấu phải báo cáo cho Chủ tịch Hội. Tổng Thư ký chỉ đạo làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ cho cơ quan có thẩm quyền.
Điều 6. Những chức danh được đóng dấu lên chữ ký
1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Tổng thư ký;
2. Những cá nhân được Chủ tịch Hội ủy quyền bằng văn bản trong từng trường hợp cụ thể;
3. Ngoài các cá nhân có thẩm quyền nêu trên, người quản lý con dấu không được sử dụng con dấu để đóng lên các tài liệu, chứng từ của bất kỳ người nào khác.
Điều 7. Sử dụng con dấu
1. Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu đỏ theo quy định;
2. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
3. Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: được đóng dấu lên trang đầu, trùm 1 phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
4. Nội dung của các văn bản có đóng dấu của Hội cũng phải nằm trong quyền hạn và nhiệm vụ của Hội được quy định trong điều 6 và 7 của Điều lệ Hội;
5. Văn bản giấy được đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên phải là các Văn bản do Hội phát hành và phải có chữ ký xác nhận của các Ban trực thuộc Hội và các văn bản khác theo chỉ đạo của Chủ tịch Hội .
6. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa của mép phải của văn bản và phụ lục văn bản, trùm lên 1 phần của các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 07 tờ văn bản.
Điều 8. Xử lý vi phạm
Cá nhân nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật.
CHƯƠNG III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 9. Trách nhiệm của Chủ tịch Hội
Chủ tịch Hội có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của Hội theo đúng Quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng Hội
1. Tổng Thư ký:
Chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Chủ tịch Hội trong việc quản lý, sử dụng con dấu Hội
2. Người trực tiếp giữ con dấu: phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật, trước Chủ tịch Hội và Ban chấp hành về việc quản lý và sử dụng con dấu đã được giao.
CHƯƠNG IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 11. Thi hành
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc có vấn đề mới phát sinh, Tổng Thư Ký phản ánh kịp thời với Lãnh đạo Hội để xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
