Bạn muốn các mục tiêu quản lý chất lượng vừa có tác động, vừa thực tế. Vừa truyền cảm hứng, vừa có thể hành động. Làm thế nào để bạn đạt được sự cân bằng phù hợp để tạo ra các mục tiêu quản lý chất lượng có ý nghĩa thực sự có thể đạt được ?
Mục tiêu quản lý chất lượng SMART là gì?
SMART là một khuôn khổ để thiết lập mục tiêu và nó là viết tắt của Specific (Tính cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả năng thực hiện), Realistic (Tính thực tế), Time-bound (Khung thời gian).
Có rất nhiều mục tiêu bạn có thể theo đuổi, nhưng việc tuân theo khuôn khổ SMART sẽ giúp bạn có nhiều khả năng đạt được các mục tiêu bạn đặt ra.
Cách sử dụng khuôn khổ SMART để thiết lập mục tiêu quản lý chất lượng tốt hơn
Khung SMART hữu ích bất kể bạn đặt ra mục tiêu nào, nhưng đặc biệt hữu ích cho các nhóm Chất lượng. Thông thường, các phòng Chất lượng thiếu nguồn lực, hoạt động với các nhóm và ngân sách nhỏ. Rất dễ đặt ra các mục tiêu quá rộng hoặc quá tham vọng. Phương pháp SMART giúp các mục tiêu của bạn bám sát thực tế trong khi vẫn thúc đẩy tổ chức của bạn hướng tới sự cải thiện.
Sau đây là cách khuôn khổ mục tiêu SMART có thể định hình các mục tiêu quản lý chất lượng của bạn:
Cụ thể
“Sự mơ hồ là kẻ thù của sự cải thiện”
Bạn sẽ không bao giờ viết một SOP (Standard operating procedure – Quy trình thao tác chuẩn, là một hệ thống quy trình được tạo ra với mục đích hướng dẫn và duy trì chất lượng) chỉ đơn thuần nói rằng “bảo dưỡng tất cả các thiết bị”. Để có thể thực hiện được, SOP phải rõ ràng và cụ thể với các kỳ vọng và hướng dẫn.
Mục tiêu của bạn cũng tương tự như vậy.
Ví dụ, thay vì “làm cho quy trình chất lượng của chúng tôi hiệu quả hơn”, hãy thu hẹp vào các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả và nêu cụ thể những gì bạn sẽ cải thiện. Điều đó có thể có nghĩa là tập trung vào thời gian phê duyệt tài liệu, tổng số lỗi, thời gian tìm tài liệu, v.v.
Và bạn càng có nhiều thông tin về hiệu suất hoạt động chất lượng hiện tại của mình, bạn càng có thể cụ thể hơn. Có thể bạn biết có một nút thắt cổ chai phê duyệt trong một phần cụ thể của quy trình làm việc của mình. Đột nhiên, mục tiêu “giảm thời gian phê duyệt tài liệu” trở thành “giảm thời gian phê duyệt tài liệu giữa giai đoạn 2 và 3 của quy trình làm việc xuống 30%”.
Hãy lưu ý đến “30%” được thêm vào cuối. Đó là một thành phần quan trọng của một mục tiêu cụ thể . Nó cung cấp cho chúng ta một tham số rõ ràng để thành công.
Tính cụ thể không chỉ giúp mục tiêu của bạn không trở nên quá rộng và quá sức mà còn giúp bạn có thể thực hiện từng mục tiêu ngay lập tức.
Có thể đo lường được
“Xây dựng văn hóa chất lượng” là một sứ mệnh đáng ngưỡng mộ. Nhưng đó là một mục tiêu nghe có vẻ mơ hồ hoặc xa vời.
Làm sao bạn biết khi nào bạn đã xây dựng được nó? Mọi người có chia sẻ sự đồng thuận của bạn không? Nếu vào cuối năm, bạn thấy mình nói “Tôi nghĩ chúng ta đã đạt được mục tiêu”, thì có lẽ chúng không phải là SMART.
Đừng để thành công phụ thuộc vào sự diễn giải. Hãy đặt ra mục tiêu có thể đo lường được .
Bắt đầu bằng cách xem xét các số liệu chất lượng hoặc KPI mà bạn hiện đang theo dõi (hoặc có thể là những số liệu bạn muốn bắt đầu theo dõi). Đây có thể là các số liệu như:
- Tốc độ mà nhân viên có thể tìm thấy tài liệu họ cần
- Phải mất bao lâu để hoàn thành một cuộc kiểm tra chất lượng
- Phải mất bao lâu để một tài liệu chuyển từ bản thảo sang phê duyệt cuối cùng
- Số lượng các quan sát kiểm tra lớn và nhỏ mà công ty nhận được
- Phải mất bao lâu để giải quyết các phát hiện kiểm tra chất lượng
- Tỷ lệ tuân thủ đào tạo toàn công ty
- Thời gian thực hiện các hành động khắc phục
- Tỷ lệ tái phát của các vấn đề
- Tỷ lệ CAPA (CAPA là viết tắt của cụm từ Corrective Action Preventive Action, có nghĩa là hành động khắc phục và phòng ngừa) được coi là có hiệu quả
Hãy đảm bảo đưa ra giá trị chuẩn cho mục tiêu của bạn ngoài giá trị mục tiêu của chúng.
Ví dụ: “Vào năm 2024, tỷ lệ hoàn thành đào tạo đúng hạn của chúng tôi là 70%. Vào năm 2025, mục tiêu của chúng tôi là đạt tỷ lệ hoàn thành đào tạo đúng hạn là 85%”. Hoặc thậm chí, “Chúng tôi đang bắt đầu năm 2025 với 50 SOP cần được cập nhật. Đến cuối quý 2, chúng tôi đặt mục tiêu sửa đổi 50% trong số đó và sửa đổi 100% vào cuối quý 4”.
Hãy nhớ rằng, chìa khóa để đạt được các mục tiêu chất lượng có thể đo lường được của bạn là… thực sự có khả năng đo lường chúng.
Một eQMS cung cấp khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu cho việc quản lý tài liệu, quản lý đào tạo, kiểm soát thay đổi, vấn đề và kiểm toán sẽ giúp bạn đặt ra và theo dõi mục tiêu dễ dàng hơn rất nhiều.
Chức năng thông tin chi tiết của phần mềm QMS của bạn càng mạnh mẽ thì bạn càng có thể đo lường cụ thể hơn .
Có thể đạt được
Đặt mục tiêu quản lý chất lượng là sự cân bằng giữa suy nghĩ lớn và suy nghĩ thực tế. Đúng vậy, bạn muốn các mục tiêu thúc đẩy nhóm và tổ chức của mình cải thiện, nhưng bạn không muốn chúng quá cao đến mức không thể đạt được.
Chìa khóa là gì? Sử dụng dữ liệu chuẩn làm hướng dẫn để cải thiện hợp lý.
Giả sử việc hoàn thành kiểm toán đúng hạn của bạn tăng 5% vào năm ngoái so với năm trước, ngay cả khi không tập trung vào số liệu này. Với các quy trình và cập nhật quy trình có chủ đích hơn, có thể hợp lý khi đặt mục tiêu tăng 10% vào năm 2025.
Đừng quên cân nhắc các nguồn lực bạn có trước khi đặt mục tiêu của nhóm bạn thành bất di bất dịch. Bạn có đủ thành viên trong nhóm để thực hiện các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu của mình không? Bạn có các công cụ QMS phù hợp để hỗ trợ các nỗ lực cải tiến không?
Tính thực tế
Nửa đầu của công thức SMART giải thích cách làm cho mục tiêu của bạn mạnh mẽ hơn. Nhưng làm sao bạn biết được mục tiêu quản lý chất lượng nào cần đặt ra ngay từ đầu?
Trên hết, hãy ưu tiên các mục tiêu có liên quan nhất , tính thực tế nhất đến tổ chức của bạn và tạo ra tác động lớn nhất.
Bắt đầu bằng cách khám phá những lĩnh vực rõ ràng nhất cần cải thiện. Kiểm tra nhật ký vấn đề của bạn và ghi chú lại bất kỳ mẫu hoặc vấn đề nhất quán nào. Một số lĩnh vực vấn đề phổ biến có thể là:
- Một hành động cụ thể thường bị trì hoãn
- Kiểm soát truy cập không đúng
- Tài liệu mất quá nhiều thời gian để tìm trong quá trình kiểm tra chất lượng
- Các tài liệu lỗi thời
- Các hành động khắc phục mất quá nhiều thời gian để thực hiện
Hãy xem xét kỹ lưỡng bất kỳ bộ phận nào trong QMS của bạn có nguy cơ cao về lỗi của con người, cũng như các hoạt động chưa được mở rộng hoặc điều chỉnh khi tổ chức của bạn phát triển.
Các mục tiêu giải quyết những vấn đề này chắc chắn có liên quan và đáng theo đuổi.
Có giới hạn thời gian
Câu này khá đơn giản: Mục tiêu của bạn cần có thời hạn.
Vì bạn có thể đặt mục tiêu hàng năm của mình, nên thời hạn khá chuẩn sẽ là… cuối năm. Tuy nhiên, các cột mốc hàng quý rất tuyệt để thêm vào kế hoạch mục tiêu của bạn.
Điều này cho phép bạn kiểm tra tiến độ của nhóm và điều chỉnh hướng đi trước khi quá muộn. Có thể điều đó có nghĩa là quy trình mới không hoạt động theo kế hoạch hoặc kém hiệu quả hơn mong đợi. Hoặc có thể phần mềm quản lý chất lượng mà bạn đã định đầu tư vào năm sau sẽ được đưa lên danh sách ưu tiên
Mẹo nhỏ:
Phần mềm QMS giúp theo dõi mục tiêu dễ dàng hơn. Dữ liệu tốt rất quan trọng để đạt được mục tiêu tốt.
Cho dù bạn đang xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đặt ra chuẩn mực hay theo dõi tiến độ trong suốt cả năm, bạn đều cần có cái nhìn toàn diện về dữ liệu hoạt động chất lượng của mình.
Cách dễ nhất để có được dữ liệu này là gì? Hãy chọn một eQMS có tích hợp báo cáo dữ liệu chất lượng chuyên sâu.
