Sự tồn tại trong môi trường kinh doanh ngày nay có nghĩa là luôn đi trước đối thủ một bước. Điều này không chỉ liên quan đến lĩnh vực chi phí và quảng cáo mà còn liên quan đến cách tổ chức của bạn hoạt động và tổ chức đó trông như thế nào trong mắt khách hàng.
Khách hàng ngày nay muốn cảm thấy quen thuộc với một cái tên để bất cứ khi nào họ tiếp xúc với nó, họ sẽ cảm thấy thoải mái khi biết được chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà họ mong đợi. Điều này đúng không chỉ ở các chuỗi thực phẩm như McDonalds mà còn đúng ở các tập đoàn sản xuất hoặc dịch vụ lớn như Ford hay Royal Bank.
Với nỗ lực hướng tới tiêu chuẩn hóa, tầm nhìn chung và tính phổ quát, các tổ chức ngày càng thành lập nhiều hơn các bộ phận chuyên trách để giúp mang lại sự đồng nhất giữa các bộ phận mà khách hàng mong đợi. Mở ra cánh cửa cho sự tăng trưởng liên tục, và chúng ta sẽ có nhiều chọn lựa hơn cho các định hướng chung.
Hình ảnh công ty cũ
Hầu hết các tập đoàn trước đây đều dựa trên cơ cấu quản lý chuyên quyền “ làm như tôi nói ”, trong đó con đường dẫn đến thành công nằm trong suy nghĩ của một người và thường có rất ít chỗ cho những đổi mới của người khác.
Khi thế kỷ 21 phát triển, quyền tự do của các bộ phận khác nhau cũng tăng theo, tuy nhiên cơ cấu các chức năng của công ty vẫn cố gắng giữ nguyên, dẫn đến kết quả là sự đa dạng ngày càng tăng lên. Trong trường hợp chất lượng, nhiều nhà quản lý phải báo cáo cho cả trưởng bộ phận của họ và phó chủ tịch chất lượng của công ty. Người lãnh đạo chuyên trách ngần ngại trước ảnh hưởng bên ngoài của cơ quan quản lý chất lượng của công ty và khuyến khích người quản lý chất lượng bỏ qua chúng.
Khi đó, người quản lý chất lượng sẽ phải chơi một trò chơi nguy hiểm là hoặc là công khai phản đối đối với chính sách nội bộ của công ty hoặc là im lặng phục tùng các nhu cầu từ bên ngoài. Kết quả thường là việc thực hiện nửa vời các báo cáo tiến độ hàng quý không có thật cho thấy nhiều sự rủi ro.
Hướng dẫn thay vì thúc ép
Hầu hết mọi người không muốn được yêu cầu phải làm gì và nếu bản thân người đó là người lãnh đạo, họ chắc chắn muốn có tiếng nói về tương lai của các chương trình sẽ đưa họ và bộ phận của họ đi đến đâu. Thật khó để đổ lỗi cho họ. Người quản lý chất lượng được thuê với trách nhiệm tạo ra kết quả; rủi ro thấp hơn, khách hàng hài lòng hơn, chi phí thấp hơn, sản phẩm tốt hơn.
Khi buộc phải đi theo con đường mà họ không tin tưởng, họ sẽ có những “giằng co, đấu tranh” tâm lý và kết quả là dẫn đến những hành động nửa vời. Khi người quản lý của họ nói không, họ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc đi theo sự dẫn dắt hoặc có thể phải đối mặt với việc bị giáng chức hoặc sa thải.
Một tổ chức tốt sẽ nhận ra những trở ngại này trong mối quan hệ và thay đổi các phương pháp mà họ sử dụng để hiện thực hóa các mục tiêu của các sáng kiến chất lượng hiệu quả hơn và các chương trình tiêu chuẩn hóa. Vị thế chất lượng của công ty phải thuyết phục các bộ phận rằng làm việc cùng nhau sẽ tốt hơn và sự tiến bộ đó có thể xảy ra với sự tham gia của họ ngay cả trong một môi trường được tiêu chuẩn hóa.
Bước 1 – Tổ chức cấp công ty
Mỗi nhóm lãnh đạo trong một tổ chức đều có những nhu cầu giống nhau. Họ có thể chịu trách nhiệm về những việc khác nhau ở các cấp độ khác nhau, nhưng những vấn đề như cơ cấu báo cáo, trách nhiệm, nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đều giống nhau bất kể bạn làm việc ở cấp công ty hay cấp bộ phận.
Cấp công ty cao nhất thường có một người lãnh đạo được gọi là Chủ tịch và Giám đốc điều hành. Báo cáo cho họ là các phó chủ tịch hoặc giám đốc của các bộ phận chức năng khác nhau như chất lượng, kỹ thuật, vận hành, nhân sự, bán hàng & tiếp thị, v.v.
Các chức năng này sẽ đáp ứng trên cơ sở đã được thiết lập sẵn (hoặc nếu không thì nên làm như vậy) để vạch ra các chiến lược cho tương lai và giám sát sự thành công của các hành động được thực hiện. Văn hóa cạnh tranh giữa các phòng ban trong công ty và các nhà lãnh đạo quyền lực của họ có thể dẫn đến sự đa dạng và mức độ thành công thất thường.
Ở đây, chức năng chất lượng của công ty có cơ hội (và trách nhiệm) tạo điều kiện thuận lợi cho văn hóa hợp tác cấp cao giữa các phòng ban thông qua việc tạo ra tầm nhìn chung và tư duy hệ thống thay vì tâm lý biệt lập.
Việc tập trung vào nhu cầu sản xuất mà không có sự hỗ trợ thích hợp từ chất lượng có thể khiến doanh số bán hàng tăng nhưng nhanh chóng dẫn đến mất thị phần trong nháy mắt.
Tương tự, nếu không tiếp thị đúng cách các sản phẩm và dịch vụ để tăng doanh thu, không chú ý đến việc tuyển dụng và phát triển nhân viên cũng như vô số chức năng khác tạo nên một tổ chức thành công và thịnh vượng, mọi thứ có thể nhanh chóng trượt dốc với tốc độ nhanh. Với tư cách là các cá nhân và nhóm, tất cả chúng ta đều liên kết với nhau và chỉ khi làm việc theo nhóm, chúng ta mới có thể hy vọng vào sự phát triển lâu dài và bền vững.
Trong cuốn sách nổi tiếng ‘Kỷ luật thứ năm: nghệ thuật và thực tiễn của tổ chức học tập’, Tác giả Peter Senge mô tả một nhóm tuyệt vời là “ một nhóm người hoạt động cùng nhau một cách phi thường – những người tin tưởng lẫn nhau, bổ sung cho nhau điểm mạnh và bù đắp cho những hạn chế của nhau, ai có mục tiêu chung lớn hơn mục tiêu cá nhân và ai tạo ra kết quả phi thường ”.
Chức năng chất lượng của doanh nghiệp có một số tầng trách nhiệm khác nhau (nhưng tương tự nhau) nhằm khuyến khích sự thành công của tổ chức. Bằng cách tạo điều kiện cho văn hóa hợp tác và lập kế hoạch chiến lược chung giữa các phòng ban trong cấp công ty, quản lý cấp cao có thể tạo ra tầm nhìn và thông điệp chung, được phát triển như một nỗ lực chung với các bộ phận, những người cuối cùng sẽ phải thực hiện phần lớn công việc.
Đồng thời, họ phải sử dụng cùng một mô hình cộng tác đó với các chức năng chất lượng ở cấp bộ phận, tạo ra các mục tiêu và chỉ tiêu chất lượng tổng thể hài hòa với tầm nhìn chung đó và với chiến lược của các bộ phận chức năng khác.
Sau khi được phê duyệt, chức năng chất lượng của công ty có trách nhiệm hỗ trợ các đối tác của họ trong các bộ phận đạt được thành công và nên khuyến khích văn hóa nhóm giữa các nhà lãnh đạo chất lượng của bộ phận, thay vì cạnh tranh để tất cả đều có thể thành công.
Bước 2 – Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cho doanh nghiệp
Bộ phận quản lý chất lượng của công ty hiện đã có ý tưởng về hướng đi mà công ty muốn thực hiện và do đó đưa ra các yêu cầu mà họ chịu trách nhiệm đưa ra. Trước khi đến các bộ phận, họ nên quyết định vai trò của mình cũng như các sản phẩm và dịch vụ mà họ sẽ cung cấp cho các bộ phận để giúp họ đáp ứng các mục tiêu và chỉ tiêu của công ty.
Một số mục có thể là bắt buộc (chẳng hạn như áp dụng các chính sách tổng thể hoặc chứng nhận cho một tiêu chuẩn quản lý chất lượng cụ thể trong một khung thời gian nhất định) và một số có thể là tự nguyện (các hội thảo đào tạo có thể áp dụng như giải quyết vấn đề, thống kê hoặc kiểm toán nội bộ). ).
Bộ phận chức năng của công ty phải phân biệt giữa hai điều này và biết khi nào nên đưa ra quyết định và khi nào nên đưa ra đề nghị.
Việc thu thập các sản phẩm và dịch vụ có thể rất giống nhau trong suốt nhiều năm và chỉ thay đổi do các dự án hoặc mục tiêu cụ thể trở nên rõ ràng trong quá trình lập kế hoạch. Ví dụ về các sản phẩm và dịch vụ của công ty này có thể là việc tạo điều kiện thuận lợi cho các buổi lập kế hoạch chất lượng hàng quý với các nhà quản lý bộ phận để thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu chung, chính sách của công ty, các hoạt động so sánh chuẩn, các chương trình trong tương lai, thiết lập các phương pháp báo cáo tiến độ đạt được các mục tiêu trên bộ phận và bộ phận. cấp công ty, các dịch vụ cho phép liên lạc giữa công ty và các bộ phận, và giữa chính các bộ phận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích nhu cầu đào tạo hàng năm hoặc lập kế hoạch dự án cho các nhà quản lý bộ phận.
Dù là sản phẩm hay dịch vụ nào thì nó cũng phải được thiết kế để giúp bộ phận đó đáp ứng được các yêu cầu giúp họ thành công. Bằng cách này, thành công của họ trở thành thành công của tập đoàn.
Bước 3 – Tổ chức các cấp độ phân chia
Khi Chủ tịch và nhân viên công ty của họ (cùng) đã ra quyết định cho các bộ phận về kết quả được mong đợi ở họ, các bộ phận giờ đây không còn lựa chọn nào khác ngoài việc phải đáp ứng các mục tiêu khách quan hoặc lãnh đạo chuyên trách trực tiếp có thể phải đối mặt với những đánh giá không đạt yêu cầu.
Bởi vì những người quản lý bộ phận báo cáo với lãnh đạo địa điểm nên họ phải chịu áp lực thành công như nhau vì những lý do gần như giống nhau. Cánh cửa bây giờ đã được mở ra để được hướng dẫn và tạo điều kiện bởi bộ phận quản lý chất lượng của công ty.
Họ tham gia với tư cách là nhà cung cấp các dịch vụ miễn phí để giúp các đối tác có chất lượng trong bộ phận của họ thành công trong các mục tiêu và chỉ tiêu ở cấp bộ phận bằng cách cung cấp đào tạo, công cụ, chỉ đạo và phối hợp.
Giờ đây, có thể phát triển cơ cấu công ty để giúp các bộ phận đáp ứng nhu cầu của công ty thông qua các chương trình trọn gói và kế hoạch riêng của họ, đồng thời để các bộ phận trở thành một phần của cơ cấu lập kế hoạch. Khi điều này xảy ra, các nhà quản lý cấp bộ phận cũng trở thành đối tác chứ không phải là đối thủ, và các nhà lãnh đạo cấp bộ phận trở thành khách hàng của các sáng kiến chương trình chất lượng của công ty và bộ phận.
Bước 4 – Tiếp thị sự thành công của các bộ phận
Mọi người thích thành công, đặc biệt khi họ là một phần của nó. Khi thành công đó được các đồng nghiệp của họ biết đến, họ sẽ còn muốn nhiều hơn nữa. Bộ phận chức năng của công ty phải có trách nhiệm tiếp thị những thành công của các nhà quản lý chất lượng bộ phận, trên cơ sở cá nhân hoặc theo nhóm đã diễn ra thông qua các buổi lập kế hoạch chất lượng hàng quý.
Có thể lập giải thưởng để các đơn vị phấn đấu trên nhiều lĩnh vực. Những giải thưởng này sau đó sẽ được các nhà quản lý chất lượng của bộ phận mang về nhà để tất cả nhân viên của họ cùng chia sẻ. Bản thân các giải thưởng có thể được các nhà quản lý chất lượng của bộ phận thống nhất trong các buổi lập kế hoạch của họ và bạn có thể khá chắc chắn rằng các hành động sẽ diễn ra ngay khi họ quay lại để mang giải thưởng đó đến bộ phận của họ.
Một tiêu chí đo lường sẽ phải được thiết lập để tất cả mọi người đều đồng ý, nhằm đảm bảo rằng tính trung thực của các giải thưởng vượt trên sự thiên vị thông thường. Khi được thành lập, chương trình giải thưởng doanh nghiệp có thể mang lại niềm tự hào cho nơi làm việc và cảm giác về môi trường đồng đội cho mỗi bộ phận.
Bước 5 – Khảo sát khách hàng và lập kế hoạch cho tương lai
Điều quan trọng cần ghi nhớ là mọi người đều có khách hàng. Ngay cả các vị vua và hoàng hậu cũng phải tính đến ý chí và nhu cầu của người dân. Những người không làm vậy sẽ sớm bị mất việc. Vị trí của công ty là để làm cho tổ chức (bao gồm các bộ phận) hoạt động hiệu quả hơn. Nếu không có sự hỗ trợ của các bộ phận, tiến độ sẽ bị cản trở và trở ngại sẽ xuất hiện. Với sự hỗ trợ của các nhà quản lý bộ phận, chức năng chất lượng của công ty sẽ có thể đạt được những thành công tổng hợp giúp công việc của mọi người trở nên dễ dàng hơn và tạo ra các mối quan hệ tích cực giúp họ tiến bộ hơn nữa.
Vì vậy, bước cuối cùng của bất kỳ chương trình nâng cao chất lượng doanh nghiệp nào là khảo sát khách hàng nhiều lần trong năm. Điều này có thể được thực hiện như một phần của các phiên lập kế hoạch của công ty và bộ phận, nơi mà môi trường có thể được biến thành một trong những ý tưởng và thảo luận cởi mở, của sự hợp tác tích cực và sẽ cho phép bộ phận quản lý chất lượng của công ty lập kế hoạch cho các sản phẩm và sản phẩm được sửa đổi trong năm tới. dịch vụ mà họ sẽ cung cấp.
Bằng cách này, chức năng chất lượng của công ty đang dẫn đầu bằng cách làm gương chứ không phải bị ép buộc theo bầy đàn.
